TOPIX DMS

Das Dokumentenmanagementsystem TOPIX DMS ist komplett in das TOPIX ERP-System und dessen Abläufen eingebettet. Die Vorteile der vollen Integration können Sie sofort nutzen. Es ist keine weitere DMS-Software oder komplexe Schnittstellen nötig. Als sehr effizient hat sich die Verbindung der Dokumente mit den entsprechenden Vorgängen erwiesen. Lassen Sie Sie sich auch in anderen Anwendungen alle verbundenen Dokumente aus dem Archiv anzeigen.

Die zu archivierenden Dokumente werden gleich im PDF/A-Format gespeichert oder später in dieses Format transformiert. Aufgrund der PDF/A-Generierung können die Dokumente vollständig indexiert werden. Die einheitliche Indizierung ermöglicht eine ausgereifte Volltextsuche im Dokumentenarchiv. Auch können Sie über Datenbankfelder wie beispielsweise Angebotsnummer, Artikel- oder Kundennummer hinaus auch gezielt nach Formulierungen und Textstellen suchen.

TOPIX DMS ist revisionssicher und speichert ausgehende Belege GoBD-konform. Alle erzeugten Dokumente wie beispielsweise Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Angebote, Aufträge oder Lieferscheine werden umfassend archiviert.

Zusätzlich erfolgt die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten, die eingescannt wurden oder per E-Mail empfangen wurden. Diese Dokumente sind auch automatisch Bestandteil des ERP-Workflows. Dadurch können mit dem Dokumenteneingang auch verknüpfte Abläufe bzw. Prozesse angestoßen werden. Beispielsweise kann die Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung oder die Anlage einer Rechnung mit entsprechenden Rechnungspositionen automatisiert erfolgen. Die Verknüpfung solcher automatisierten Dokumente mit dem ERP-System kann selbstverständlich auch nachträglich angelegt und geändert werden.

KMUs

• Handelsbetriebe (Groß- und Einzelhandel aller Branchen, auch mit angeschlossenen Serviceabteilungen, Auktionshäuser)
• Dienstleistungsunternehmen (Beratungsunternehmen, Servicebetriebe aller Art, Produkt- und Software-Entwicklung)
• Agenturen und Mediendienstleister (Werbung, PR, Media, Event, Grafik, Druckvorstufe, Audio, Video, Internet-Provider, Messebau)

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