Für beratende, kreative und produzierende Unternehmen ist Zeit eines Ihrer wertvollsten Güter. Ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand und eine lückenlose, schnelle und übersichtliche Darstellung aller Abläufe sind damit maßgeblich entscheidend für Rentabilität und somit für Ihren Erfolg. Dies gilt für Beratungsunternehmen genauso wie für Ingenieurbüros oder Handelsbetriebe mit angeschlossenen Service-Dienstleistungen. TOPIX fördert Ihre Effizienz durch eine sichere und rasche Abbildung von Akquisition, Kalkulation, Ablaufplanung, Teamkoordination, Qualitätsmanagement, Einkauf und Abrechnung sowie nicht zuletzt Controlling.
Für die speziellen Belange von Werbe-, PR- oder Eventagenturen, Grafik- und Medienbetrieben, Foto-, Video- und Tonstudios, Technischer Dokumentation, Verlagen und Druckvorstufenbetrieben hält die TOPIX Projektverwaltung zudem viele Sonderfunktionen parat. Dies gilt auch für Unternehmen im industriellen Bereich, die neben der Produktion auch Projekte abwickeln. Eine weitreichende Automatisierung der Abläufe ist der entscheidende Schlüssel für mehr Produktivität. TOPIX bietet hier unvergleichliche Möglichkeiten:
- Planung des Projektes bereits in der Angebotsphase: Kostenvoranschläge werden leicht durch vielfältigste Kalkulationshilfen, kombinierte Leistungs- und Material-Sets, sowie Mustervorlagen und Textbausteine erstellt.
- Dokumentenversand direkt aus dem System: Gefaxt, gedruckt oder per E-Mail – natürlich CI-konform und in professionell gestalteter Form
- Projekt- und Jobanlage ohne Doppeleingaben: Die Daten stammen meist direkt aus Kostenvoranschlag oder Auftragsbestätigung. TOPIX erstellt Jobvorschläge und kann dabei viele Standard-Vorgaben aus den Stammdaten auswerten. Interne und externe Projekt- und Jobbriefings sorgen für Klarheit im Workflow.
- Schnelle Leistungserfassung: Stets richtig protokolliert, auch in Ausnahmesituationen
- Klare Übersicht über abgerechnete Leistungen: Alle erledigten Arbeitsschritte sind auch nach Jahren noch
- Schneller Ausdruck von Projektberichten und Auswertungen: Alle Projektabläufe werden (auf Wunsch mit Etat/Budget-Überwachung) stets souverän kontrolliert
- Rasche Erstellung der Abrechnungen: Nach vereinbartem Festpreis oder "nach Aufwand": Auch "dicke" Rechnungen können in wenigen Minuten aus den erbrachten Leistungen eines Projektes erstellt werden
- Bei der automatisierten Einkaufsabwicklung: Mehrere Varianten zur Erfassung und Weiterberechnung von Fremdleistungen möglich (mit automatisierter Ermittlung aller Zuschläge und KSV).
- Lagerverwaltungsfunktionen: Unterstützen beim Einkauf von Material und Waren.
Die systematisch optimierte Benutzeroberfläche hilft Ihnen, trotz der beachtlichen Funktionsfülle den Überblick zu behalten.
- Informationsfluss: Alle Mitarbeiter lassen sich einfach einbinden. Die komplette Korrespondenz mit automatischer Ablage steht immer im jeweiligen Projekt
- Sammelmappenfunktion für Korrespondenz, Protokolle, Notizen, Aufträge, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen mitsamt der dazugehörigen Kommunikation
- Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten: Problemfreie Überleitung der Daten in die Finanzbuchhaltung
- Datenkonsistenz: Vom Controlling bis zur Kosten- und Leistungsrechnung
- Plattformunabhängigkeit: Durch Zugriff über Webclient können alle kundenrelevanten Informationen schnell und umfassend abgerufen werden
- Sicherheit: Durch die spezielle Zugriffssteuerung können Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter auf Projektebene gesteuert und Informationen eingeschränkt werden. Auch freie Mitarbeiter lassen sich so sicher in den Informationsfluss integrieren.
Kleine und mittelständische Unternehmen der Bereiche
- Dienstleistungsunternehmen
- Handel
- Agenturen
- Unternehmen im Bereich der Medienbranche
