Workflow für Archiv.Net

Workflow für Archiv.Net - vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe!

Die Software unterstützt Sie bei der Optimierung und Vereinheitlichung von Arbeitsprozessen sowie der terminlichen Überwachung der einzelnen Bearbeitungsschritte. So können beispielsweise über einen Workflow Termine und Fristen wie Skontofristen etc. sicher eingehalten werden. Die parallele Bearbeitung mehrerer Arbeitsschritte wird von der Workflow Software für Archiv.Net ebenso abgebildet wie frei definierbare Vertretungsregelungen. Sorgen Sie einfach und effektiv mithilfe der Software dafür, dass der entsprechende Bearbeiter automatisch die aktuellen Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, Angebote, etc.) vorliegenden hat und ohne Zeitverzögerung bearbeiten kann. Die jeweiligen Entscheidungswege, Freigabeerfordernisse etc. können dabei berücksichtigt werden.

Vorteile

• leistungsstarkes und flexibles Workflow-System
• leicht und ohne großen Aufwand zu installieren
• vorkonfigurierte Elemente für die Einrichtung und Definition von Arbeitsabläufen (Workflows)

Die Software Workflow für Archiv.Net unterstützt Sie dabei, den Überblick über die im Unternehmen im Umlauf befindlichen Dokumente zu behalten. Das digitale Workflow-System kann z. B. sicherstellen, dass alle geforderten Arbeitsschritte innerhalb eines Vorgangs auch tatsächlich eingehalten werden. Das führt in der Regel zu einer Reduktion von Fehlern. Eingangsrechnungen, Kundenbestellungen, Angebote werden den im System hinterlegten Bearbeitern oder deren Vertretern zugeordnet.

Nachdem eingehende Belege (wie z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc.) gescannt sind, werden sie ausgewertet. Zunächst wird der Lieferant ermittelt, dann die Artikelzeilen und schließlich die Belegsummen (sofern vorhanden). Zeilen-Quersummen und Beleg-Endsummen werden rechnerisch überprüft und der ausgelesene Beleginhalt auf dem Bildschirm dargestellt. Dabei werden Unstimmigkeiten farbig markiert und können manuell korrigiert werden. Anschließend wird der Beleg workflowgesteuert dem nächsten Bearbeitungsschritt zugeführt.

Workflow Client

• Administration mit umfassenden Rechtesystem
• Definition von Workflow-Vorgangsarten und Masken
• Definition von beliebig vielen belegorientierten Arbeitsabläufen
• Verwendung von Makros
• Workflows in beliebig vielen Stufen
• Übersicht aktiver Workflow-Vorgänge
• Anlage benutzerdefinierter Felder
• externer Workflowdesigner
• Grafische Darstellung der Workflows zur einfachen Übersicht
• automatische Reaktion des Workflows auf Archiv.Net Daten
• Eskalationsfeature
• Vertretungsregelung
• Benutzeroberfläche zur Erledigung eingehender Workflow-Vorgänge mit Anzeige des betreffenden Dokumentes
• Rückfrage zu Vorgängen
• Workflow-Historie

Zusatzmodule

Belegerkennung für Auftragsbestätigungen

• Analyse der Inhalte von Auftragsbestätigungen aus dem Scanverzeichnis
• Ermittlung von Lieferanten und Stammdaten
• Abgleich von Artikelnummern, Mengen und Preisen mit vorausgegangener Bestellung
• Farbige Markierung von Abweichungen
• Möglichkeit der Erzeugung einer Bestellung zum Abgleich, falls keine vorliegt
• Ergänzende Angaben in frei anzulegenden Feldern möglich
• Ergänzungs/-korrekturmöglichkeit der nicht bzw. falsch durch die OCR-Erkennung ermittelten Beleg-Inhalte
• Möglichkeit der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht automatisch erkannte Eingangsbelege
• Automatische Archivierung in Archiv.Net
• u.v.m.

Belegerkennung für Eingangsrechnungen (Auftragsbestätigung Features plus):

• Summenanalyse-Ermittlung der Rechnungszeileninhalte mit automatischer Querrechnung-Kontrolle der Rechnungssumme durch Aufaddieren der durch OCR erkannten Werte
• Ergänzungs- bzw. Korrekturmöglichkeit der ermittelten Beleg-Inhalte
• Prüfung auf Einhaltung der Rechnungsformalitäten gem.§ 14 UStG
• Option der Lieferanten-individuellen Belegdefinition
• Erstellung einer Buchungsdatei

Belegerkennung für Lieferscheine (Auftragsbestätigung Features plus):

• Ergänzungs/Korrekturmöglichkeit der Beleg-Inhalte
• Möglichkeit der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht automatisch erkannte Eingangsbelege
• ohne die Möglichkeit der Erzeugung einer Bestellung
• Benachrichtigung des Lieferanten bei Auffälligkeiten (via Mail) inkl. Anlage des Lieferscheins möglich