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PLATO XERI - Dokumentenlenkungssystem

Sichere und effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement Ihrer Organisation
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Ist Ihre Lösung leicht und zentral administrierbar und sorgt sie für Übersicht?
Ja, XERI™ ist Ihr persönlicher Assistent, denn es informiert, erinnert und – wenn es sein muss – eskaliert. Es verschafft Ihnen Transparenz über offene Aufgaben und den Status von Dokumenten. Mitgeltende Dokumente werden verknüpft und überwacht. Inkonsistenzen in der Dokumentenlandschaft werden erkannt. XERI™ entlastet Sie von formellen und administrativen Tätigkeiten.
Eignet sich Ihre Software zur Administration, übersichtlichen Strukturierung, Verwaltung und Veröffentlichung eines QM-Systems bzw -Handbuches für einen Ersatzteilhändler mit ca. 50 Mitarbeitern?
Ja, PLATO stellt eine umfassende Lösung für ein integriertes Managementsystem (IMS) zur Verfügung, mit der Sie nicht nur verschiedene Managementsysteme dokumentieren, organisieren und überwachen, sondern auch effizient zusammenführen und übergreifend harmonisieren können.
Ist eine Wiedervorlage- und Kenntnisnahmefunktion vorhanden?
Ja. Wiedervorlage kann über einen Intervall vorgegeben oder mit einem festen Datum. Es kann definiert werden, dass eine Kenntnisnahme des Dokumentes durch den Mailverteiler erfolgen soll. Die Kenntnisnahme erfolgt im System als elektronische Unterschrift.
Unterstützt Ihre Lösung die zentrale Dokumentenablage bzw. kann die Ablage automatisch für die einzelnen Werke verknüpft werden?
XERI ist ein zentrales System, alle Anwender greifen über Browser auf ein System zu. Standorte würden über den Browser auf den zentralen Datenbestand zugreifen. (Wenn dies nicht ausreicht, sollte der Anwendungsfall nochmal genauer geklärt werden.)
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
Es könnten Dokumente aus dem Filesystem ggf. mit einer Attributdatei importiert werden und auch wieder so exportiert werden. Des Weiteren können Dokumente und Daten mittels eines APIs an andere System übergetragen werden (z.B. über Webservices).
Ist Ihre Software mandanten- bzw. filialfähig?
"Mandantenfähigkeit" im klassischen Sinne ist nicht möglich, jedoch kann man über die Konfiguration von Dokumenttypen etwas vergleichbares abbilden, dabei müssen Bereiche der Administration gemeinsam bearbeitet werden.
Können Änderungen an Dokumenten (Wer, Wann, Was) nachvollzogen werden?
Jedes Dokument hat ein Audit-Trail in dem dokumentiert werden warum eine neue Version erzeugt wurde. Des weiteren gibt es eine Historie, die alle relevanten Änderungen (z.B. Freigabe oder Versionierung) festhält.
Kann die Software mit einem bestehenden CRM-System (cobra) kommunizieren?
XERI stellt ein API zur Anbindung andere Anwendung über Webservices zur Verfügung. Die genaue Anbindung des Systems muss im Projekt spezifiziert und umgesetzt werden.
Eignet sich Ihre Software zur Archivierung von Dokumenten (DMS) in einem großen Unternehmen der Luftfahrtindustrie?
Mit PLATO DMS Lösung XERI können Dokumente archiviert werden - branchenweit. Hierbei hat sich XERI vorallem auf die Lenkung von Dokumenten spezialisiert.
Ist Ihr Programm webbasiert, d.h. es funktioniert nur mit einem gängigen, bekannten Webbrowser beim autorisierten Unterschreibenden ohne Installation?
Ja. Offiziell freigegebene Browser sind Firefox und Internet Explorer. Der Einsatz von Edge und Chrome ist auch möglich, wurde jedoch nicht optimiert.
Ist Ihre Software mehrsprachig?
Die Oberfläche ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Weitere Sprachen können bei Bedarf bereitgestellt werden (via Übersetzungslisten).
Ist es möglich eine Benachrichtigung zu senden, wenn ein Dokument geändert wurde?
Eine Änderung des Dokumentes ist nur über Versionierung möglich. Über den Mailverteilerkreis kann diese Änderung per Email kommuniziert werden.
Ist das Verfahren rechtlich so abgesichert, dass Rechtsgutachten bei externem Anzweifeln der Unterschriften möglich wären?
Die elektronische Unterschrift orientiert sich nach FDA 21 CFR Part 11 und wurde bereits von Unternehmen daraufhin validiert.
Bieten Sie bei Bedarf eine Unterstützungsdienstleistung bei Einführung Ihrer Software an?
PLATO unterstützt die Einführung mit Beratung, Schulungen, Customizing, technischem Support und Validierungsleistungen.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
XERI ist customizing-fähig. Es gibt Bereiche, die speziell für Customizing vorgesehen sind, wie z.B. Suchattribute.
Können Zugriffsrechte vergeben werden?
Ja, Sie können auf Systemebene Rechte definieren und diese auf Dokumenttypebene und ggf. im Dokument runterbrechen.
Unterstützt Ihr Produkt mobile Apple-Endgeräte und Windows-Clients mit Touchscreen?
Da wir nur Web-Standards einsetzen, ist das Lesen und Unterschreiben von Dokumenten über mobile Endgeräte möglich.
Ist ein Workflow-Management integriert?
XERI bietet Standard-Workflows für die Dokumentenlenkung an. Die Regeln und Vorgaben können konfiguriert werden.
Kann nach Dokumenten zu Kunden oder zu einer Artikel-Nr. gesucht werden?
Diese Suchattribute sind im Standard nicht vorgesehen. Dies wird in der Regel über Customizing abgebildet.
Können neben normalen Dokumenten auch Verträge und technische Dokumentationen archiviert werden?
Es können beliebige Dokument in XERI verwaltet werden. Für Verträge wird ein optionales Modul angeboten.
Besteht die Möglichkeit des Remote-Desktop?
Grundsätzlich ja, aber da XERI eine Web-Anwendung ist, erfolgt der Zugriff über den Webbrowser.
Wird der Schutz vertraulicher Akten und Dokumente durch eine Rechteverwaltung unterstützt?
Ja, der Administrator ist der Einzige der Zugriff auf vertrauliche Akten und Dokumente hat.
Können über Ihr Produkt zentral verwaltete Dokumentvorlagen bereitgestellt werden?
Ja, XERI bietet die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen zentral vorzugeben und zu managen.
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
XERI kann in bestehende Backup-Systeme bzw. Strukturen eingebunden werden.
Welche Kosten entstehen für 2-3 Arbeitsplätze mit Vollzugriff und für ca. 50 weitere nur mit Leseberechtigung?
Lizenzkosten: ca. 7.500,- €, Software-Schulung inkl. Einführung: 3.750,- €
Können die Dokumente rechts- und revisionssicher archiviert werden?
Dokumente können mit elektronischer Unterschrift archiviert werden.
Eignet sich Ihre Software für den Freigabeworkflow inklusive Dokumentenmanagement in einem europaweit agierenden Unternehmen der Papiererzeugung und -verarbeitung mit ca. 3.500 Mitarbeitern?
Ja, es gibt Systeme im Einsatz mit weit mehr Anwenderlizenzen.
Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?
Ja, aber zusätzlich wird auch eine Cloud-Lösung angeboten.
Besteht die Möglichkeit in allen Einträgen und Dokumenten zu suchen (Volltextsuche)?
Dokumente können mit Volltextsuche durchsucht werden.
Welche Kosten entstehen pro Arbeitsplatz?
Dies ist abhängig von Umfang und Art des Einsatzes.
Ist Ihre Lösung Mehrgeräte-fähig?
Ja.
Ist Ihre Software webbasiert bzw. bieten Sie die Software als SaaS-Lösung an?
Ja
Eignet sich Ihre Software als Dokumentenmanagementsystem für ca. 50 Clients in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft?
Ja
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Anbieter Kontaktdaten:
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Ansprechpartner
Frau Julia Meyer-Holderbaum
+49 451 930986-17
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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