Wir sind ein kleines produzierendes Unternehmen und wollen erstmalig eine ERP-Lösung einführen, die die bisherigen Teillösungen (CRM, WaWi, etc.) ablöst. Das Budget für das Gesamtprojekt inkl. Softwarekosten, Beratung und Schulung beträgt 30.000,00 €.
Das System würde zunächst von acht Nutzern genutzt:
2 Nutzer mit Vollzugriff, intern
1 Nutzer mit Zugriff auf WaWi für unseren Fulfilment Dienstleister, extern
5 Nutzern mit Zugriff auf CRM für unsere Handelsagenten, extern
Die Mindestanforderungen an die Software sind:
Allgemeine Anforderungen an das System
- nativer Windows- und MAC-Client
- mobiler Zugriff über iPhone
- eigene Datenbank auf eigenem Server / dediziertes System
- Multi-Site: externen Zugriff an verschiedenen Standorten
- Zugriffsrechteverwaltung: Nutzer mit eingeschränktem Zugriff auf bestimmte Module und Funktionen (z.B. Fulfillment Dienstleister, Handelsagenten)
- Stapelverarbeitung (Belege können gesammelt bearbeitet werden. Z.B. Umwandlung aller bezahlten Vorkasse-Aufträge in Rechnungen)
- mehrsprachig: Systemsprache für jeden Benutzer individuell einstellbar (Deutsch, Englisch, Französisch)
Benötigte Funktionen / Module
- Kontakte / CRM (es wird kein komplettes CRM-System benötigt, aber folgende Bereiche sollten abgedeckt sein: detaillierte Adressinformation, komplette Kundenhistorie, individuelles Reporting, einfache Kundenstatistik, schnelle Auftragsinformation, eMail-Versand an bestimmte Gruppen oder Export der Kontaktdaten bestimmter Gruppen an ein eMail-Versand-Tool)
- Warenwirtschaft & Faktura
- Disposition / Produktionsplanung (es wird kein komplettes PPS-System benötigt, aber folgende Bereich sollten abgedeckt sein: Absatzplanung, Materialbedarfsplanung, Stücklisten, Fremdfertigungsaufträge mit Materialbeistellung)
- Materialwirtschaft (mehrere Materiallager)
- Finanzen (Es wird keine komplette FiBu benötigt, aber folgende Bereiche sollten abgedeckt sein: automatisches Mahnwesen, Eingangsrechnungsprüfung und -bearbeitung, Liquiditätsplanung, DATEV-Schnittstelle zur Übergabe an den Steuerberater)
- Termin- / Aufgabenverwaltung / Projekte (es wird kein komplettes Projektmanagement benötigt: "Projekte" bündeln Informationen für komplexere und langwierige Aufgaben indem Kontakte, Termine, eMail, etc. diesem "Projekt" zugeordnet werden und so immer eine Übersicht über alle Informationen, die mit diesem "Projekt" zusammenhängen vorhanden ist)
- Reporting / Analysen
Kontakte / CRM spezielle Anforderungen
- Zuordnung von Kontakten zu bestimmten Nutzern: begrenzter Zugang dieser Nutzer zu ihren zugeordneten Kontakten
- flexible Kategorisierung und Markierung der Kontakte (z.B. Kundenkategorien)
- Kontakt-Informationsmanagement: die gesamte Kommunikation mit Kunden, wie Telefonate, Kundennotizen, etc. kann erfasst werden.
- eMail-Integration: automatische Erfassung und Zuordnung von eMails
- Telefon- und Faxintegration: automatische Erkennung von Anrufern aus der Kontaktdatenbank, automatische Zuordnung von Faxen zu Kontakten)
Warenwirtschaft & Faktura spezielle Anforderungen
- Set-Artikel (für Fertigware. D.h. verschiedene Artikel werden dem Kunden als Bündel zu einem festen Preis angeboten. Z.B. Set-Artikel 1 besteht aus 1 x Artikel 5, 2 x Artikel 3 und 7 x Artikel 8 und hat Preis XY)
- Faktura inkl. automatisiertem Mahnwesen
- xml- / oder .csv Schnittstellen (hierüber muss die Kommissionierungs- und Frankierungssoftware unseres Fulfilment Dienstleisters angeschlossen werden. Das ERP-System übergibt alle Aufträge die versandt werden sollen (Auftragsnummer, Lieferadresse, Artikel). Nach der Kommissionierung übergibt die Software unseres Fulfilment-Dienstleisters die Paket-/Trackingnummer (Auftragsnummer, Paketnummer(n))
- Anbindung an externen Shop (Wir betreiben unter ww.feuerwear.de einen Onlineshop auf Basis von Magento. Dieser muss an das ERP-System angebunden werden. Dabei sollen die Bestellungen aus dem Onlineshop automatisch als Aufträge an das ERP-System übergeben werden und vom ERP-System die verfügbaren Artikel und dazugehörigen Informationen an den Online-Shop)
- Bankanbindung (Zahlungseingänge, Lastschriften, Überweisungen)