Wir sind als globaler Industriedienstleister im Projektgeschäft tätig. In der Regel haben die Projekte lange Laufzeiten (mehrere Jahre). Wir suchen eine Kapazitätsplanung, um unsere bisherige Excel-Applikation abzulösen und eine Verbesserung in der Kapazitätsplanung zu erreichen.
- Aufgabenstellung:
Ersatz der heutigen Kapazitäts-Planung (Excel-Applikation) durch eine multiuser-geeignete Applikation. Als Basis (Mitarbeiterlisten, Kontierungsobjekte,..) wird die Architektur der Stundenrückmeldung verwendet.
- Zielsetzung der Kapazitäts-Planung:
Auslastungsprognose:
- Erkennen, ob „Überdeckung oder Unterdeckung“ des Personals erkennbar ist.
- Ermitteln: „Wie viele Auftragseingänge sind notwendig um Personal auszulasten?“
- Eigenschaften der Planung:
- Es werden immer 12 Monate betrachtet
- Im Vorfeld jedes zweiten Business-Review-Meetings (Rhythmus alle 2 Monate) wird das Zeitfenster der Planung um 2 Monate in die Zukunft verschoben und die Daten aktualisiert.
- Detaillierungstiefe der Planung:
- Zeitachse:
- Monat 1 - 3 wird wöchentlich geplant
- Monat 4 - 12 wird monatlich geplant
- Kontierungsobjekte
- Ist-Aufträge: diese werden von Abteilungsleitern geplant
- Anfragen: diese werden von Angebotsleitern geplant
- Innenaufträge: diese werden von Bereichsleitern geplant
- FE: diese werden von Projektleitern oder Abteilungsleitern Entwicklung geplant
- Personen, die geplant werden
- „Eigene Mitarbeiter“
- Nicht geplant werden: Freelancer, AÜ / Praktikanten, Diplomanten, Azubis
- Detaillierung der Planung
- Personen -> Kontierungsobjekte
- Abgleichen mit den IST-Zahlen aus der Stundenschreibung
- Es erfolgt kein Abgleich der Planung mit den „IST-Zahlen“. Ausnahme: „Erfahrungswerte“, mit denen die Planungen angepasst werden.
- Für die Projekte erfolgt der Abgleich zwischen Plan und Ist in der Projektverfolgung für die Projekte in Zusammenarbeit von kaufm. und techn. Projektleiter. Dies geschieht unabhängig von der Kapazitätsplanung.
- Dokumentation der Planungsergebnisse:
- Durch „das Generieren von PDF-Reports“ (inkl. Graphiken) werden die Planungsstände „dokumentiert“.
- Rollen:
- „Planer“ (Projektleiter, Vertriebler)
- Sekretariat sammelt Daten, pflegt in File ein, schreibt Standardwerte (z.B. Urlaubsplanung) fort
- Bereichsleitung prüft und ergänzt/korrigiert die Eingaben der Mitarbeiter.
- Berechtigungen:
- Es gibt keine Berechtigungen – alle sehen alles
- Erhoffte Verbesserungen durch das System:
- Multiuser-Zugriff (im Gegensatz zu Excel)
- Bessere und belastbarere Kapazitätsplanung
Es sind ca. 250 Software-Arbeitsplätze geplant.