Folgende Beschreibung ist ein Auszug aus dem Pflichtenheft, das gerne auch zur Verfügung gestellt werden kann:
1.1 Ausgangslage:
Durch intensive Recherche wurde in Excel eine „Stiftungsdatenbank“ erstellt. Diese beinhaltet sowohl eine ausführliche Informationssammlung zu relevanten Stiftungen als auch Berichte und Dokumente für die Verarbeitung der gesammelten Daten beinhaltet.
Durch das hohe Datenvolumen und den zunehmend umfangreicher werdenden Workflows zur Datenverwertung besteht eine unübersichtliche Vielzahl an Excel-Listen, Formularen und Dokumenten in dieser Exceldatei.
Die Dokumentation der Bearbeitung, die Historisierung der Datenbankentwicklung sowie ein Controlling (z.B. von Anfragen und Ergebnissen) sind schwierig bzw. nur eingeschränkt möglich, ebenso die notwendige Übersicht (Verknüpfung / Koordination) von Elementen wie Förderer - Projekt -Verband - Mitarbeiter Fundraising.
Eine Erweiterung der bisherigen Daten und deren Bearbeitung von weiteren (externen) Standorten, sowie eine Anbindungen an Vorsysteme wird gewünscht, ist jedoch mit der Excelliste nicht möglich.
Die Struktur des bisherigen Systems stellt die Basisfunktionen neuen Systems dar. Das neue System wird jedoch um neue Funktionen (s.u.) erweitert.
1.2Datenbank
Die Datenbank ist der zentrale Informationspool. Hier werden in den Bereichen ‚Stiftungen’ und ‚Preise und Ausschreibungen’ (später ggf. weitere Bereiche) die recherchierten Informationen dokumentiert und aktualisiert.
Die Inhalte der Datenbank werden fortlaufend ergänzt und verändert. Dies geschieht von unterschiedlichen Standorten aus (teilweise parallel).
1.3Serviceantrag Projektplaner
Projektplaner, die Fördergeldern für ihr Projekt suchen, können über ein Antragsformular eine Projektbeschreibung einreichen.
Anhand der ausgewählten Filterkriterien (z.B. Zielgruppe, Förderbereiche,…) wurden die passgenauesten Stiftungen aus der Datenbank ausgewählt und in Form einer Übersichtsliste und jeweiligen Stiftungsprofilen zur Verfügung gestellt.
Der Antragssteller erhielt dann eine Übersichtsliste aller relevanten Stiftungen sowie zu jeder relevanten Stiftung deren ausführliches Profil.
Ein individuelles Anschreiben wurde erstellt und ggf. mit Kommentierungen zum Projekt versehen.
1.4Rückmeldung Erfahrungsbericht
Zusammen mit den Ergebnissen der Recherche wurde auch ein Rückmeldebogen (Anlage 4) dem Projektplaner zugesandt, dass dieser mit seinen individuellen Erfahrungen und Erkenntnissen zu den einzelnen Stiftungen an die Zentrale zurücksenden musste.
Diese Informationen und Rückmeldungen wurden dann wieder in die Stiftungen-Datenbank eingepflegt.
1.5 Ziele der neuen Software-Lösung