Für einen Kunden suchen wir nach einem geeigneten Programm zwecks Abbildung der Leistungserfassung, Rechnungsstellung und Funktionen eines Taxi-Unternehmen mit folgenden Anforderungen:
Pflege der Stammdaten / Rechnungskunden
- Stammdatenverwaltung
- Komplette Rechnungsanschriften inkl. Kostenstellen
- Verwaltung Ansprechpartner
- Verwaltung des Leistungskatalogs Gesamt und pro Kunde
- Festpreise
- Routen
- Rabatte
- Unterschiedliche MwSt.-Sätze
- Dispositionsnummer
- Rechtekonzept auf der Stammdatenverwaltung
- Rechnungsstellung gemäß erfasster Leistungen
- Einzelrechnungen / Sammelrechnungen
- Verschiedene Rechnungsintervalle
- Skonto-Gewährung
- Min. doppelter Belegedruck, Original an Kunde
Großkunden (> 50 Touren täglich)
- Tourenplan
- Benutzerfreundliche, performante Erfassung von Belegen
- Logikprüfung der Eingaben (gegen Leistungskatalog)
- Zuordnung von Leistungen zu Kostenstellen, da Sammelrechnungen pro Kostenstelle
- Zuordnung von Leistungen zu MwSt.-Sätzen
- Import von Leistungen
- Erzeugung von Vorlagen mit verschiedenen Leistungen, die als Verbund als Auftrag gebucht werden können
- Erfassung der transportierten Person
- Auswertung: Wer wurde wann mit welcher Leistung transportiert („Anwesenheitsliste“)
Geldeingang/Kontierung
- Import von Zahlungslisten und automatische Zuordnung Eingang zu Forderung, anschließend semi-automatische Zuordnung von Missmatches
Geldeingang sehr oft fehlerhaft (Krankenkassen /diverse Abzüge) oder durch Rabatte abweichend. Rechnungsnummern werden oft nicht angegeben.
- Druck eines Kontierungsprotokolls zur Kontrolle zu jeder Zeit und als Monatsabschluss - Namentlich und anonymisiert
- Rechnungsprotokolle - Namentlich und anonymisiert
- Prüfung Gewährtes % gezogenes Skonto mit Bestätigung (Dec (5,2))
- Auswertung nicht zugeordneter Zahlungseingänge
- Auswertung Zahlungen <> Forderungen
- Festlegung, ob Restbetrag gemahnt wird oder nicht
- Beispiel: die in unserem aktuellen Programm eingegebenen Krankenkassenrechnungen stimmen ja mit den übermittelten Rechnungen überein. Somit, wird der, um die Rabatte, verminderte, gezahlten Rechnungsbetrag der übermittelten Rechnungen eingegeben. Die Ursprungsrechnung muss daher storniert werden und mit dem errechneten Rabatt neu erstellt werden.
- Falls noch andere Beträge in Abzug gebracht worden sind und eventuell nachträglich kassiert werden etc. müssen die restlichen Einzelbeträge noch verbucht werden können.
Leistungserfassung Details
- Belege sortieren und erfassen
- mit Auftragsnummer => Zuordnung
- ohne Auftragsnummer => Zuordnung
- Personen und Botenfahrten
- Kontrolle der Fahrstrecke(Route)/Preis
- Bei mehreren Einzelrechnungen pro Kunde wird zusätzliche eine Gesamtübersicht der Rechnungen pro Kunde benötigt
- Einzelrechnungen manuell schreiben
- Mit Auftragsnummer
- Übersicht pro Kundennummer (GUI) notwendig
- Belege auf Vollständigkeit prüfen
- Kontrolle/Änderung
- von: Richtiger Kunde, Personen oder Botenfahrt
- Mehrwertsteuersatz (Inklusive oder Exklusiv)
- Kostenstelle, Route, Fahrstrecke, Besteller und Preis
- Leistungen und Rechnungen müssen physikalisch löschbar sein
Leistungen und Touren
- Bearbeitung spezieller Kunden: Export von Leistungen (alle Felder) und Rechnungsdaten notwendig umspezielle Auswertungen (Excel) zu erstellen
- Erstellung Tourenplan
- täglicher Plan der nummerierter, täglichen Touren (ca. 100) in Papierform
- Adressen, Namen, Zeiten, Besonderheiten, Preise für die zusammengestellten Touren oder Einzelfahrten
- Der Tourenplan erzeugt Leistungen, der Inhalt nicht vollständig klar ist, da vor Ort Änderungen der Belegung zu erwarten sind.
Rechnungs- und Leistungskontrolle Details
- Kontrolle der Belege per handschriftliche Listen (per Fax vom Auftraggeber)
- Kontrolle der Leistungen gegen die Bestellungen: Es wäre daher ein Erfassung von Bestellungen gegenüber der Erfassung durchgeführter Leistungen wünschenswert (Serienleistungen)
- Die Bestellungen vom Auftraggeber werden gesammelt, damit ich das kontrollieren kann und die Liste mit der Sammelrechnung mitschicke.
Umbuchungen/ Storno
- Leistungen müssen vor Rechnungsstellung umgebucht werden können
- Rechnungen (gestellt) müssen automatisch storniert und in eine neue Rechnung mit neuem Empfänger überführt werden können: Dies sollte auch mit Sammelrechnungen funktionieren
- Erzeugung Stornoliste mit Vermerk über Grund und weitere Vorgehensweise
- Storniert weil …
- Neu generiert als …
- Gutschriftenerstellung
- Gestellte Einzelrechnungen müssen zu nachträglich gewährten Gutschriften zugeordnet werden
Kostenzusicherung AMT
Bei Personen die eine Kostenzusicherung (vom Amt) inne haben, wird eine Sonderbehandlung benötigt:
- Kontrolle der Leistungszusage vor Leistungsbeginn
- Verwaltung der Ansprechpartnern seitens der Behörde
- Wenn möglich Gesprächsprotokolle
Mahnungen
- Monatliche Mahnphasen
- 3. Mahnungen
- Überführung alle offen Posten und Mahnungen in eine OPL
- Mahnprotokolllisten (Mahnphase, Inhalte, usw.)
- Erstellung und Druck der Mahnungen (2fach)
Krankenkassen / Abrechnung / elektronische Übermittlung
- Schnittstelle zu dakota/TARIS Krankenfahrten wünschenswert
- Erfassung von Quittungsbelegen mit Verordnung des Arztes nach Krankenkassen und Versicherten sortiert
- DAT 302
- Papierlose Erfassung (Scannen, DMS) wünschenswert
- Kopien sämtlicher Verordnungen, Genehmigungen etc. erstellen und Originalunterlagen per Post an die Krankenkasse!
- Protokolle und Reports über derartige Leistungen
- Geldeingang immer abweichend - Differenz als Skonto buchen
- Belege nach Kostenträger, Krankenhäuser sortieren, kopieren, Leistungen erfassen und Einzelrechnungen / Sammelrechnungen erstellen
Die Software soll auf ca. 5 Arbeitsplätzen laufen (Mehrplatzlösung 5 Plätze).
