Folgende Anforderungen werden an die Software gestellt:
1. Buchhaltungsmodul
- Onlinebanking
- Abholen von Kontoauszügen und direkte Zuordnung zu Konten
- SEPA-Lastschriftverfahren-Einzugsverfahren für Mitgliedsbeiträge (Sammeleinzugsfunktion)
- Überweisungen
- Erstellung von Einkommensteuerunterlagen (Gewinn und Verlustrechnung für die vier Bereiche eines Vereines)
- Ausstellen von Spendenbescheinigungen
- Rechnungswesen mit Mahnwesen / Überwachungsfunktion offene Postenliste mit autom. Mahnverfahren
- Schnittstelle zu DATEV
- Vereinskontenrahmen (ggf. Anpassung auf eigene Bedürfnisse - gewünscht)
- Spendenbescheinigungsausstellung
2. Vereinsführung
2.1. Allgemeines
- Schnittstellen Datenim- und export (Formate?)
- Netzwerkfähig / Cloudsystem
- Mehrfachnutzer mit verschiedenen Rechten (gleichzeitig nutzbar - gewünscht)
- Datensicherung und -wiederherstellung
- einfache Administrierung (gewünscht)
- einfache updates, Wartung (gewünscht)
- Sicherstellung der Gesetzeskonformität z.B. Änderung von Spendebescheinigungsformularen, FA, etc.
- Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
- Hilfe und Support (Wie, Preis)
2.2 Stammdatenverwaltung (Datenbank)
- Vereinsdaten (Steuernummer, …)
- Kontaktverwaltung (Mitglieder, Fördermitglieder, Spender, div. Kontakte)
- Leistungsdaten (Angebote)
- Beitragssatzverwaltung (mehrere verschiedene Beiträge)
2.3 Berichtswesen und Auswertungen
- GuV bzw. EÜR FA-konform
- Kassenbericht FA-konform
- Kosten-Erlösarten und Konten, jeweils Eingabe verschiedener Kriterien
- Mitglieder und Kontakte mit Selektionsmöglichkeit
- Umsätze pro Helfer (Warnung wenn über Freigrenze - gewünscht)
2.4 Kommunikation
- Schnittstelle zu Word
- Schnittstelle zu Outlook
- Serienbrief, -email
- Textbausteine und Vorlagenerstellung Dokumentverwaltung
- Historienfunktion für Datensätze (Aufzeichnung über die Kommunikation) - gewünscht
- Brieflayout hinterlegen mit Logo - gewünscht