In dieser Infografik zum Thema "e-Akten-Software" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Funktionen von e-Akten-Software zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.
Tipps für die Auswahl von
e-Akten-Software
Quick-Tipps für einen Vergleich
Gibt es eine Text- und Schlagwortsuche?
Stichwort: Texterkennung (OCR)
Für eine effiziente e-Aktenführung ist es wichtig, eine automatische Texterkennung und Schlagwortsuche für die Dokumente einzusetzen. Von entscheidender Bedeutung ist, dass die Texterkennung dann alle Dokumente (PDF, Textdokumente, Tabellen, E-Mails usw.) nach den entsprechenden Schlagworten oder Begriffen durchsuchen kann.
Achten Sie auf die Medien- und Formatunabhängigkeit der Software!
Stichwort: Dateiablage
Fragen Sie den Anbieter der e-Akten-Software, ob Sie Dateien in bestimmten Formaten abspeichern und später genau in diesem Format wieder aufrufen können. Ihre bevorzugten Dateiformate sollten von der Lösung berücksichtigt werden. Gibt es Einschränkungen der Software in Bezug auf die verwalteten Objekte? Können die Dateien in den abgespeicherten Formaten direkt aus der e-Akten-Software in Outlook als E-Mailanhang beigefügt werden?
Aktenpläne sind ein zentraler Bestandteil der e-Akte!
Können verschiedene Gliederungen abgebildet werden?
Der Aktenplan bildet die systematische Ordnung des kompletten Schriftgutes einer Organisation ab. Diese Systematik kann je nach Unternehmen bzw. Organisation unterschiedlich ausfallen. Prüfen Sie daher, ob die bisherige (analoge) Struktur von der e-Akten-Software abgebildet werden kann. Bei der Digitalisierung der Akten bietet es sich an, die vorhandene Struktur zu überprüfen und gegebenenfalls die Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wird der Nutzer durch grafische Benutzeroberflächen unterstützt?
Stichwort: Visualisierung
Achten Sie bei der Auswahl einer e-Akten-Software darauf, dass die Nutzer möglichst auch über eine grafisch gestaltete Oberfläche direkt und unkompliziert zu Akten bzw. Dokumenten, Dateien navigieren können. Ebenfalls äußerst hilfreich sind außerdem Vorschaufenster für die Dokumente. Über das Vorschaufenster kann der Nutzer schnell erkennen, ob die gewählte Datei tatsächlich die von ihm zur Bearbeitung gewünschte Datei ist.
Wie ist der Zugriff auf die e-Akten gestaltet?
Stichwort: Rechte- und Benutzersystem!
Prüfen Sie bei der Auswahl der e-Akten-Software, wie detailliert das Rollen-, Rechte- bzw. Benutzersystem gestaltet ist! Erlaubt die Software die gezielte Zuweisung von Lese- und Schreibrechten sowie das Ein- und Ausblenden von bestimmten Funktionen? Kann der Zugriff für einzelne Personen oder auch für bestimmte Gruppen geregelt werden?
e-Akten-Systeme
Die e-Akte (elektronische Akte) ist vergleichbar zur Papierakte die Sammelstelle für alle relevanten Daten (Dateien, Dokumente, Bilder, Notizen, E-Mails etc.) zu einem bestimmten Vorgang. Die Ablage der e-Akten folgt wie bei den Papierakten einem definierten Aktenplan. Dieser Aktenplan kann je nach Organisation variieren. E-Akten-Software kommt sowohl in Behörden als auch in Unternehmen, dem Gesundheitswesen und anderen Organisationen zum Einsatz.
Die e-Aktenführung bietet eine Reihe von Vorteilen. E-Akten sind in der Regel einfacher und schneller nach Stichworten zu durchsuchen. Sie nehmen weniger physischen Platz in Anspruch und ermöglichen den standortübergreifenden und kontinuierlichen Zugriff auf die vorliegenden Informationen. Insbesondere bei Verwaltungsvorgängen liefert der Einsatz einer e-Akten-Software eine verbesserte Transparenz, da die e-Akte einen einfachen und unkomplizierten Zugang ermöglicht und schnell durch den jeweiligen Bearbeiter erfasst werden kann, welchen Stand ein Vorgang hat.
Die e-Aktenführung bietet eine Reihe von Vorteilen. E-Akten sind in der Regel einfacher und schneller nach Stichworten zu durchsuchen. Sie nehmen weniger physischen Platz in Anspruch und ermöglichen den standortübergreifenden und kontinuierlichen Zugriff auf die vorliegenden Informationen. Insbesondere bei Verwaltungsvorgängen liefert der Einsatz einer e-Akten-Software eine verbesserte Transparenz, da die e-Akte einen einfachen und unkomplizierten Zugang ermöglicht und schnell durch den jeweiligen Bearbeiter erfasst werden kann, welchen Stand ein Vorgang hat.
Wichtige Bausteine und Funktionen
Vorlagenmanagement
Fristenüberwachung
Aufgabenmanagement
Elektronische Formulare
Workflow-Management
Metadaten
Indexing
Dokumentenmanagement
Aktenplan
Archivierung
Rechte- und Zugriffsmanagement
Schnittstellen
Software-Recherche
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Quelle: SoftGuide