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Download Infografik - Tipps für die Auswahl von Signatursoftware

Pressemitteilung vom 15.02.2021
Tipps für die Auswahl von
Signatursoftware
Quick-Tipps für einen Vergleich
Signatur ist nicht gleich Signatur!
Überlegen Sie, welche Signaturform (EES, FES, QES) Sie benötigen.
Reicht eine einfache (EES) oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus oder benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)? Unternehmensinterne Vorgänge können in der Regel mit einer EES signiert werden. Für die meisten Verträge reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur, für bestimmte Vertragsarten (z.B. Arbeitnehmerüberlassung) ist aber eine QES erforderlich.
Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?
Können Sie aus Ihren bevorzugten Anwendungen heraus einfach signieren?
Ist es allen Benutzern möglich, Dokumente einfach aus den gewohnten Anwendungen heraus zu signieren? E-Signatur-Software sollte sich problemlos in die vorhandenen Office-Lösungen einfügen.
Passt die Signaturlösung zu Ihren Workflows?
Werden automatisierte Dokumentenworkflows unterstützt?
Können Dokumente direkt aus der Lösung geteilt werden? Ermöglicht die Lösung das Unterschreiben mit mehreren Signaturen? Durch den Einsatz von Mehrfachsignaturen können Sie z.B. sicherstellen, dass mehrere Mitarbeiter verschiedene Dokumentabschnitte zur Kenntnis genommen oder bearbeitet haben.
Achten Sie auf Protokollierung der Vorgänge!
Bietet die Software einen Prüfpfad?
Umfasst die Signatursoftware einen Prüfpfad, der aufzeichnet, wer wann welche Dokumente gesehen und signiert hat. Werden dabei auch Datum, Zeitstempel und Ortsangabe, die Reihenfolge der Signaturen usw. berücksichtigt? Wo wird dann dieses Protokoll gespeichert?
Wie wird die E-Signatur-Lösung eingebunden?
Welche Schnittstellen gibt es?
Bietet die Signatur-Lösung Schnittstellen wie z.B. eine REST-API? Stehen evtl. eine Sammlung von Programmierwerkzeugen und Programmbibliotheken (SDK) zur Verfügung? Ist z.B. eine Befüllung von Formularfeldern aus Ihrem CRM möglich und gibt es eine Rückgabe-Datei, die dem CRM den Status des Signierens meldet.
Signatursoftware
Elektronische Unterschrift - digitale Signatur

Die Bezeichnung “elektronische Signatur” umfasst die rechtlichen Festlegungen aus Gesetzen wie z.B. der eIDAS Verordnung. Der Begriff “digitale Signatur” wird meist nur für die kryptografischen Verfahren, also das technische Prozedere, verwendet. Die Signatursoftware wird dazu eingesetzt, Signaturen zu erstellen und zu prüfen und beispielsweise Dokumente mit Signaturen zu versehen. Diese elektronischen Unterschriften sollen (je nach Anforderung) rechtskräftig und nachvollziehbar sein. Die unterschriebenen Dokumente sollen manipulationssicher sein. Die Authentizität der Signatur muss gewährleistet sein.


Typische Features der Signatur Software


  • E-Signaturen Erstellen und Prüfen

  • Zentrale Verwaltung aller Signaturen

  • Audit-Funktion für Signaturverläufe

  • Compliance

  • Authentifizierung

  • mobiles Signieren

  • eIDAS-Konformität

  • Statusprüfung von Dokumenten

  • Ver- und Entschlüsselung von Dokumenten

  • Integration in DMS, E-Mailsystem etc.

  • Unterstützung von Signatur- und Siegelkarten

  • Beliebige Dokumentenformate signierbar

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Download Infografik Tipps für die Auswahl von Digitaler Signatur
Quelle: SoftGuide