Projektzeiterfassung, Projektcontrolling und Projektabrechnung gehören zusammen. Doch in vielen Dienstleistungsunternehmen werden diese Prozesse noch getrennt voneinander organisiert. Das kostet Zeit, erschwert die Kontrolle und kann dazu führen, dass abrechenbare Leistungen nicht vollständig auf der Rechnung landen.
Für Ingenieurbüros, technische Dienstleister, IT-Unternehmen, Beratungen und andere projektorientierte Dienstleister ist deshalb entscheidend, den Weg von der erbrachten Leistung bis zur Rechnung möglichst durchgängig zu gestalten.
Wenn zwischen Leistung und Rechnung zu viele Schritte liegen
Ein typischer Prozess sieht häufig so aus:
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten. Die Projektleitung kontrolliert die Stunden. Anschließend werden die Daten exportiert, in Excel übertragen oder anderweitig für die Abrechnung aufbereitet. Die Buchhaltung erstellt daraus die Rechnung.
Jeder einzelne Schritt erscheint zunächst nachvollziehbar. Problematisch wird es dort, wo Informationen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen übertragen werden müssen.
Dann entstehen Fragen wie:
Je mehr manuelle Arbeitsschritte notwendig sind, desto größer ist die Gefahr von Fehlern und vergessenen Leistungen.
Und genau hier kann bares Geld verloren gehen.
Jede nicht abgerechnete Stunde kostet Geld
Für einen Dienstleister ist Arbeitszeit eine wirtschaftliche Größe.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet zehn Stunden an einem Kundenprojekt. Der vereinbarte Stundensatz beträgt 100 Euro. Werden davon nur acht Stunden abgerechnet, fehlen 200 Euro Umsatz.
Bei einem einzelnen Vorgang mag das kaum auffallen. Über viele Mitarbeiter und Projekte hinweg können sich solche Differenzen jedoch erheblich summieren.
Besonders leicht gehen Leistungen verloren, die nicht als großer Arbeitsschritt wahrgenommen werden:
Deshalb sollte die Frage nicht nur lauten: „Haben unsere Mitarbeiter ihre Zeiten erfasst?“
Die wichtigere Frage lautet: „Sind alle erbrachten und abrechenbaren Leistungen auch tatsächlich im Abrechnungsprozess angekommen?“
Projektzeiterfassung ist mehr als ein Stundenzettel
Eine moderne Projektzeiterfassung sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden.
Die erfassten Zeiten bilden eine wichtige Grundlage für das Projektcontrolling und die Projektabrechnung. Genau diese Verbindung ist auch bei der Auswahl einer passenden Projektsoftware entscheidend.
Idealerweise entsteht ein durchgängiger Prozess:
Auftrag → Projekt → Leistung → Arbeitszeit → Kontrolle → Abrechnung
Die Informationen werden dabei möglichst nur einmal erfasst und anschließend an verschiedenen Stellen genutzt.
Das reduziert Verwaltungsaufwand und schafft gleichzeitig eine bessere Datenbasis für die Projektsteuerung.
Projektleiter brauchen mehr als die Summe der geleisteten Stunden
Für die Projektleitung sind erfasste Arbeitszeiten nicht nur für die spätere Rechnung interessant.
Sie zeigen auch, wie sich ein Projekt tatsächlich entwickelt.
Projektleiter sollten beispielsweise erkennen können:
Damit wird Projektzeiterfassung zu einem wichtigen Instrument des Projektcontrollings.
Eine integrierte Projektsoftware kann diese Informationen miteinander verknüpfen und dadurch den Blick auf das gesamte Projekt verbessern.
Einmal erfassen – mehrfach nutzen
Ein zentraler Grundsatz für effiziente digitale Prozesse lautet: Daten sollten möglichst nur einmal erfasst werden.
Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit einem Kundenprojekt und einer bestimmten Tätigkeit zuordnet, sollte diese Information anschließend möglichst automatisch für weitere Prozesse zur Verfügung stehen.
Zum Beispiel für:
Dadurch wird aus einer einzelnen Zeiterfassung ein Bestandteil des gesamten Projektprozesses.
Was eine Projektsoftware für Dienstleister leisten sollte
Bei der Auswahl einer Projektsoftware sollten Dienstleister deshalb nicht nur auf einzelne Funktionen achten.
Entscheidend ist das Zusammenspiel.
Eine geeignete Lösung sollte beispielsweise folgende Fragen beantworten:
Projektorganisation
Wie lassen sich Kunden, Aufträge, Projekte und Leistungen strukturiert verwalten?
Projektzeiterfassung
Wie einfach können Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen und direkt einem Projekt zuordnen?
Projektcontrolling
Sind Plan- und Ist-Werte übersichtlich miteinander vergleichbar?
Projektabrechnung
Können erbrachte Leistungen direkt als Grundlage für die Abrechnung genutzt werden?
Auswertungen
Welche Informationen stehen Projektleitung und Geschäftsführung zur Verfügung?
Datenübergabe
Können abrechnungsrelevante Informationen ohne unnötige Mehrfacheingaben weiterverarbeitet werden?
Gerade kleine und mittlere Dienstleistungsunternehmen sollten dabei darauf achten, dass die Software nicht nur viele Funktionen bietet, sondern die eigenen Arbeitsabläufe tatsächlich vereinfacht.
Projektsoftware muss zum Geschäftsmodell passen
Nicht jeder Dienstleister arbeitet nach demselben Modell.
Ein Ingenieurbüro hat andere Anforderungen als ein IT-Dienstleister. Ein technischer Servicebetrieb arbeitet anders als eine Unternehmensberatung.
Gemeinsam ist vielen projektorientierten Unternehmen jedoch:
Leistungen werden über Projekte erbracht und müssen nachvollziehbar erfasst, gesteuert und häufig auch abgerechnet werden.
Deshalb sollte bei der Auswahl einer Projektsoftware nicht nur die Frage gestellt werden:
„Kann die Software Zeiten erfassen?“
Sondern:
„Was passiert mit diesen Zeiten anschließend?“
Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer reinen Zeiterfassung und einer integrierten Projektlösung.
Praxisbeispiel PROJEKTA
Ein Beispiel für einen solchen integrierten Ansatz ist PROJEKTA, die Projektsoftware der BBL-Software GmbH.
PROJEKTA verbindet unter anderem Projektorganisation, Termine, Aufgaben, Zeiterfassung, Abrechnung und Auswertungen in einer Lösung. Damit können Dienstleister den gesamten Ablauf von der Projektplanung über die Leistungserfassung bis zur Abrechnung digital unterstützen.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt am Projekt. Projektleiter erhalten Informationen über den Projektstatus und die geleisteten Stunden. Die erfassten Leistungen können anschließend für die Abrechnung genutzt werden.
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht in einer einzelnen Funktion, sondern in der Verbindung der Informationen.
Die Arbeitszeit wird nicht isoliert betrachtet, sondern als Bestandteil des gesamten Projektprozesses.
Fünf Fragen für Dienstleister
Wer seine Projektabrechnung verbessern möchte, kann zunächst die eigenen Prozesse überprüfen.
1. Erfassen wir tatsächlich alle abrechenbaren Leistungen?
2. Müssen Projektdaten zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen werden?
3. Können Projektleiter jederzeit erkennen, wie sich Aufwand und Budget entwickeln?
4. Lassen sich erbrachte Leistungen direkt für die Abrechnung verwenden?
5. Können wir nachvollziehen, welche Leistung zu welchem Projekt und Kunden gehört?
Wenn mehrere dieser Fragen nur mit Einschränkungen beantwortet werden können, lohnt sich eine Überprüfung der bestehenden Prozesse.
Fazit: Von der Zeiterfassung zur Wertschöpfung
Für projektorientierte Dienstleister ist die Arbeitszeit weit mehr als eine Zahl im Zeiterfassungssystem.
Sie ist Bestandteil der erbrachten Leistung und damit eine wichtige Grundlage für den Unternehmenserfolg.
Je direkter der Weg von der Leistungserfassung zur Projektabrechnung ist, desto weniger manuelle Arbeit entsteht und desto geringer wird das Risiko, dass abrechenbare Leistungen verloren gehen.
Eine integrierte Projektsoftware kann dabei helfen, Projektplanung, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung miteinander zu verbinden.
Denn letztlich gilt:
Was geleistet wurde, sollte sichtbar sein.
Was sichtbar ist, sollte kontrollierbar sein.
Und was abrechenbar ist, sollte auch auf der Rechnung landen.