Wir sind ein Dienstleistungs-Unternehmen im Laborbereich mit etwa 20 Mitarbeitern und suchen eine geeignete Software, über die wir unsere Kundenkontakte einfacher pflegen und uns unsere Rechnungserstellung erleichtern können.
Es werden bestimmte Leistungen erbracht, die aber nicht über die Zeit, sondern über verschiedene Leistungen abgerechnet werden. Es findet kein Warenverkehr, kein Onlinehandel und keine Warenverwaltung etc. statt.
Folgende Anforderungen sollte die Software erfüllen bzw. unterstützen:
Mindestens Daten aus Excel und Access importieren, besser bidirektional mit vorhandener Access-Datenbank verknüpfen (Kundendaten, Preisliste)
Kunden:
- Verwaltung der Kundendaten
- Vergabe Kundennummern (aber nicht für alle Kunden)
- Einbindung von internen Auftragsnummern
- Unterscheidung zwischen Firmen- und Privatkunde
- Unterscheidung zwischen Rechnungs- und Lieferadresse
Dienstleistungen:
- Buchstabenkürzel für Dienstleistungsart (keine Nummer)
- Zusammenfassung verschiedener Dienstleistungen in Dienstleistungsgruppen
Rechnungen:
- Rechnungen in Word und als pdf
- Vergabe von Rechnungsnummern (am besten nach dem Muster 2015-xxx)
- Rechnungen mit und ohne MwSt.
- Zwischensummen bilden
- Einzelrechnung, Sammelrechnung
- Rabatte (sehr wichtig):
- kundenbezogene Rabatte (bestimmte Kunden bekommen automatisch einen Rabatt)
- automatisiert verschiedene Rabatte beim Erreichen verschiedener Auftragsvolumina (z.B. ab 500 € 2 % Rabatt)
- automatisiert verschiedene Jahresrabatte beim Erreichen eines bestimmten Auftragsvolumens
- Zuschläge (sehr wichtig):
- bestimmte prozentuale Zuschläge für bestimmte Leistungen (z.B. so etwas wie prozentuale Eilzuschläge)
- Gutschriften
- mehrstufiges "automatisiertes" Mahnwesen (Erinnerungsfunktion)
- ggf. automatische Erfassung der Anzahl der Aufträge und des Auftragsvolumens pro Kunde pro Jahr
Statistische Auswertungen nach Wahl:
- Umsätze pro Kunde
- offene Rechnungen
- Ermittlung der Jahresrabatte pro Kunde
- etc.
Sonstiges:
- Online-Banking nicht nötig
- Verknüpfung mit Outlook wäre gut
- ggf. individuelle Anpassungen der Software durch den Anbieter
Die Anwendung ist für ca. 1-3 Software-Arbeitsplätze geplant.