Ingenieurbüro sucht Multiprojektmanagement-Software mit AVA-Funktionen

Wir sind ein Ingenieurbüro im Bereich erneuerbar Energien und suchen eine Multiprojektmanagement-Software mit AVA-Funktionen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung). Unsere tägliche Arbeit der Ingenieure umfasst die Erstellung von Konzepten, die Ausschreibung der Gewerke, die Organisation der Projektrealisierung und die Abrechnungskontrolle der Gewerke. Das AVA-Management (z.B. Konzepterstellung und Kontaktmanagement), die Auswertungen von bzw. durch Kennzahlen und die Faktura von Ingenieurleistungen gehören zu unseren alltäglichen, gleichwohl wichtigen Tätigkeiten.
Die Abrechnung der Ingenieurdienstleistungen erfolgt nach Aufwand auf Nachweis 15 Minuten genau. Auswertungen und die Abrechnung von Ingenieurleistung erfolgt derzeit "händisch" mit Excel-Tabellen und einem Online-Faktura-Tool.
Durch die steigende Anzahl an Ingenieuren wird der Bedarf nach Unterstützung mittels Projektmanagementsoftware größer.

Die Software soll somit folgende Anforderungen erfüllen können:

Anforderungen Projektmanagement

• Anlegen, Bearbeiten, Verwalten von Projekten und Projektdaten
• Ressourcenmanagement (Mitarbeiter)
• Erstellung und Verwaltung von Projektvorlagen zur Unterstützung der Projekterfassung
• Projektzeiterfassung: Mitarbeiter erfassen geleistete Stunden je Projekt
• Projektcontrolling (Fertigstellungsgrade, Projektkennzahlen)
• ggf. Wissensmanagement 
• Verwalten und Archivieren von Projektdokumenten
• Multiprojektmanagement (mehrere Projekte können zeitgleich verwaltet werden)
• evtl. Mängelmanagement
• Schnittstelle zur AVA-Software bzw. zum GAEB-Datenaustausch
• Lead-Management
• ggf. Checklisten
• evtl. Wiedervorlagesystem
• möglicherweise Außendienstplanung
• Beratung und Unterstützung bei Softwareeinführung

Anforderungen AVA-Management

• umfängliches AVA-Management oder Schnittstelle zu California
• Anwenderzahlen, Anwenderstrukturen?
• Basisfunktionen
  • Ausschreibung
  • Vergabe
  • Abrechnung
  • Mengenermittlung
• Erweiterte Funktionalitäten
  • Aufmaß-
  • Auftrags-
  • Nachtragsmanagement-Funktionen
• Zusatzfunktionen
  • Kosten-
  • Budget-
  • Projekt-
  • Adress-
• Datenaustausch per GAEB (90, 2000-Format oder DA XML-Format)
• Datanorm (Standardverfahren für den Artikeldatenaustausch)
• digitale Datenanbindung an CAD-Software
• ggf. mobile Verfügbarkeit der AVA-Daten
• Datenexport MS Word, MS Excel, PDF
• benutzerfreundliche Arbeitsabläufe
• Datenübernahme aus California.pro, falls ein anderes AVA-Tool eingesetzt werden soll

Anforderungen Kontaktdaten

Aufgrund der projektorientierten Arbeit der Ingenieure ist ein intuitives Kontaktmanagement erforderlich. Die Mitarbeiter sind mehrmals pro Projekt im Außendienst tätig (mobiler Zugriff auf Kontaktdaten). Sie arbeiten an mehreren Projekten parallel und müssen sich gegenseitig vertreten. Deshalb ist ein umfassendes Kontaktmanagement notwendig.

• Kontaktdatenverwaltung, beteiligte Firmen, Ansprechpartner, Speicherung der Kommunikationsdaten in einem einzigen System
• wünschenswerterweise kann je Projekt der Ansprechpartner eines Unternehmens abweichen (z.B. anderer Motor, anderer Ansprechpartner), optimalerweise kann am Kontakt erkannt werden, zu welchen Projekten er oder sie zugeordnet ist (ggf. auch über ein Notizfeld)
• idealerweise mobile Verfügbarkeit von Kontaktdaten
• ggf. elektronische Ablage von erhaltenen Visitenkarten 

Anforderungen Faktura

• Rechnungserstellung ohne manuelle Berechnung bzw. Eintragung von Zeiten etc.
  • optimalerweise Erfassung der Ingenieurleistung bzw. aufgewendete Zeiten je Projekt durch die Ingenieure, anschließende Rechnungstellung in möglichst wenigen Schritten
• umfänglicher Faktura Prozess (Rechnungserstellung, Mahnwesen, offene Posten etc.)
• revisionssichere Archivierung

Kennzahlen

Die Software zur Unterstützung des Projektmanagements sollte insbesondere das Projektcontrolling umfassen. Um die Anforderungen an das Projektcontrolling zu spezifizieren folgt eine Aufstellung von notwendigen und gewünschten Kennzahlen. Die folgenden Kennzahlen zur strategischen Entscheidungsunterstützung müssen nicht zwingend tagesaktuell sein. 

• Projektgenehmigung vorhanden
• Finanzierung vorhanden
• Statik Wärmespeicher vorhanden
• Konzeptauftrag erteilt
• Projektauftrag erteilt
• Inbetriebnahme BHKW 
• Projektabschluss
• Investitionsvolumen
• Summe Förderung
• Summe Ing-Leistung vereinbart
• Summe Ing-Leistung geplant
• Honoraranteil
• Ing-Leistung abgerechnet - in Euro, als auch in Prozent
• Ing-Leistung offen
• Gewerke angerechnet
• Gewerke abgerechnet
• Gewerke offen
• Rechnungen offen
• Bücher voll (Datum)
• Länge Wärmenetz (m)
• Absatz Wärmenetz (MWh/ a)
• Flexible Leistung Zubau (MW)
• Flexible Leistung gesamt (in MW und MW/h)
• optimalerweise können Datumsbezogene Kennzahlen auf einem Zeitstrahl bzw. grafisch dargestellt werden

• Windows-kompatibel

Im Vordergrund steht die Optimierung (schneller und sicherer) der Abrechnung sowie die automatisierte Ausgabe und Auswertung der Kennzahlen (grafische Darstellung der historischen Entwicklung, Planwert- bzw. Sollwertvergleich). Die operativen Abläufe müssen so schlank wie möglich gehalten werden und stabil funktionieren. Die Ingenieure sollen so wenig wie möglich mit administrativen Aufgaben beschäftigt sein.

Wir planen derzeit mit 12 Software-Arbeitsplätzen, Tendenz steigend.

Ein Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.