Als Marktbetreiber suchen wir für unsere Verwaltung eine Software zur Abrechnung unserer Leistungen. Die vorhandene Software ist teils veraltet, teils unkomfortabel. In der Verwaltung sind 6 Mitarbeiter/innen mit Abrechnungen beschäftigt. Zu den untenstehenden Rechnungsarten werden jeweils zwischen 20 und 150 Rechnungen (regelmäßig wiederkehrend - monatlich, viertel- oder halbjährlich) bearbeitet .
Folgende Anforderungen sollte die Software erfüllen:
- Mietabrechnungen für Verkaufsflächen und Lagerflächen erstellen, monatlich.
- Stromrechnungen für Verkaufsräume und Lagerräume erstellen, halbjährlich wiederkehrend.
- Werbeabgabe fakturieren, monatlich wiederkehrend.
- Kühlkostenrechnungen: Es sind Umlageabrechnungen für die Energiekosten und die Bereitstellungskosten (Wartung, Reparatur, Afa). Mit Excel werden die Kosten vor dem Rechnungslauf aufbereitet und vom Programm in einem Dreisatzverfahren auf die Nutzer/Rechnungsempfänger umgelegt. Dabei müssen unterschiedliche Nutzerzeiträume berücksichtigt werden. Vierteljährlich wiederkehrend.
- KFZ-Platzrechnungen erstellen. Übersicht über freie und belegte Plätze erwünscht (bisher Excelliste), monatlich wiederkehrend.
- Anteilerechnungen: Hier geht es um die Anteile an der Genossenschaft. Basis ist die Anzahl gezeichneter Anteile, entspricht gemietete qm Verkaufsfläche. Anzahl Rechnungen und Gutschriften halten sich die Waage, Anzahl zwischen einer und 20 Rechnungen je Monat.
- Einzel-Rechnungen: Anzeigenschaltungen in der Kundenzeitschrift.
- Gutschriften: Zu allen Arten von Rechnungen.
- Vertrieb: Handel mit Blumen, Pflanzen und Zubehör. Zwischen Einkauf und Verkauf der Waren vergehen häufig nur wenige Stunden oder Tage, so dass die Funktion „Warenwirtschaft“ nicht verwendet wird. Lieferscheine müssen frei gestaltbar sein. Packzettel müssen in einer großen Schrift gedruckt werden, leicht lesbar. Auf einem Rechnungsblatt müssen zwei Steuersätze ausgewiesen werden können. Für Ladungsträger und Pfandpaletten muss eine Verwaltung vorhanden sein, damit der Bestand nachvollziehbar ist. Pfandgutschriften müssen erstellt werden können für Kunden und Lieferanten.
- Die Software muss mit eingeschränkten User-Rechten bedienbar sein.
- Tageskassierung: Erfassung von Flächennutzung, die nicht durch einen Dauermietvertrag abgedeckt ist. Die Leistungserfassung findet mittels eines Mobilgerätes statt, in dem während der Marktzeit laufende Meter erfasst werden und auf dem der Standmieter die Richtigkeit der Aufnahme durch digitale Unterschrift bestätigt. Diese Daten werden täglich in einen Arbeitsplatzrechner verschoben und zur monatlichen Fakturierung exportiert.
- Seriendruck bzw. Serien-E-Mail mit pdf-Anhang
- 2 Steuersätze auf einer Rechnung
- gesucht wird ein OnPremises-Lösung
Es werden sechs Software-Arbeitsplätze benötigt.