Sachverständigenbüro sucht mandantenfähige Archivmanagement- bzw. Inventursoftware

Wir sind auf der Suche nach einer Art Archivmanagement- bzw. Inventursoftware, wobei sich etwas andere Anforderungen ergeben.

Unser Sachverständigenbüro ist u.a. im wirtschaftsforensischen Bereich tätig. Wir begleiten Hausdurchsuchungen und übernehmen die sichergestellten Unterlagen zur weiteren Sichtung und Bearbeitung (dies teilweise auch bereits vor Ort). Zur Optimierung unserer Organisation beim Unterlagenmanagement benötigen wir nun eine Lösung zur einfachen und schnellen Dokumentation und Katalogisierung von sichergestellten Unterlagen.

Konkret soll das System Unterlagen erfassen, einem Projekt zuordnen und ggfs. fotografisch dokumentieren und eindeutig (z.B. mit einem Strichcode via eines Etikettendruckers) kennzeichnen. Zudem müsste es die Unterlagen gleichzeitig in eine Liste (einen Lagerstand) „einchecken“ können, um einen Überblick über die bei uns befindlichen Unterlagen zu geben. Später sollten wir die Unterlagen auch wieder auschecken können.

Die Anforderungen sind somit:

• Anlage von Projekten (z.B. "Strafsache XYZ + Geschäftszahl") und Erfassung der zu dokumentierenden und identifizierenden Gegenstände unter diesem Projekt
• Erfassen von Zusatzinformationen (z.B. "Sicherstellung Büro Ort, Datum" - also quasi eine Unterkategorie zum Projekt)
  Hier wäre es wichtig (da wir manchmal hunderte Objekte übernehmen), dass diese Infos nicht bei jedem Objekt einzeln eingegeben werden müssen.
• Textliches Erfassen der Beschreibung des zu katalogisierenden sichergestellten Gegenstandes (z.B. "Ordner Ausgangsrechnungen 2012")
• Möglichkeit zur einfachen fotografischen Dokumentation (z.B. über eine am Rechner angeschlossene USB-Kamera o.ä.)
• Ausdruck eines eindeutigen Aufklebers (mit Strichcode)
• "Inventurführung": Möglichkeit, Gegenstände ein- und auszuchecken (auch mehrmals)
• Möglichkeit, Listen zu exportieren

Die Lösung sollte auf einem oder mehreren Laptops zum Einsatz kommen und mobil sein (wünschenswert: auf PC und Mac lauffähig).

Hinweis von SoftGuide:

Aufgrund der vorliegenden Anforderungen bzw. des speziellen Einsatzgebiets schlagen wir vor, eine mandantenfähige Archivierung zu benutzen. Jedes Projekt wäre dann ein Mandant. Auf diese Weise können spezielle Anforderungen effizient durch Standardfunktionen abgedeckt werden.