Kreuztal, 30. September 2026. Wie weit ist die Maschine? Welche Komponenten fehlen noch? Was wurde bereits bestellt und welche Liefertermine könnten das Projekt gefährden? Was nach einfachen Fragen klingt, lässt sich im Sondermaschinenbau häufig nicht auf Anhieb beantworten. Nicht, weil die Informationen fehlen – sondern weil sie über Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, ERP-System, Excel-Listen und die Köpfe einzelner Mitarbeiter verteilt sind. Der aktuelle Projektstand muss dadurch immer wieder neu zusammengesucht werden.
Gerade im Sondermaschinenbau ist diese Situation typisch. Anders als in der Serienfertigung entsteht eine Maschine Schritt für Schritt. Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung und Fertigung arbeiten nicht nacheinander, sondern teilweise parallel.
Während die Konstruktion noch Baugruppen entwickelt und die Stückliste wächst, muss der Einkauf bereits aktiv werden. Langläufer und andere zeitkritische Komponenten können häufig nicht warten, bis die Konstruktion vollständig abgeschlossen ist. Gleichzeitig müssen Projektleitung und Geschäftsführung Termine, Material und Kosten im Blick behalten.
Die Konstruktion weiß, welche Baugruppen bereits bearbeitet oder freigegeben wurden. Der Einkauf kennt Bestellungen und bestätigte Liefertermine. Arbeitsvorbereitung und Fertigung kennen ihre offenen Vorgänge. Die Projektleitung verfolgt Termine und Kosten.
Jeder Bereich verfügt damit über einen Teil der notwendigen Informationen. Was häufig fehlt, ist die gemeinsame Sicht auf das Projekt.
Möchte die Geschäftsführung wissen, ob eine Maschine im Plan liegt, beginnt deshalb nicht selten eine Kette von Rückfragen: Wie weit ist die Konstruktion? Sind die kritischen Komponenten bestellt? Wann kommt das Material? Welche Teile fehlen noch? Gibt es Änderungen, die bereits bestellte Positionen betreffen?
Der Projektstatus wird nicht abgerufen – er wird jedes Mal neu zusammengesucht.
Das kostet nicht nur Zeit. Kritische Entwicklungen können dadurch auch später sichtbar werden, als es für eine rechtzeitige Reaktion sinnvoll wäre.
Um den Überblick zu behalten, entstehen in vielen Unternehmen zusätzliche Excel-Listen. Dort werden offene Positionen, Liefertermine, Aufgaben oder Projektstände zusammengetragen.
Das ist flexibel und zunächst praktisch. Gleichzeitig entsteht damit jedoch eine weitere Informationsebene.
Eine Bestellung wird im ERP-System erfasst, der Liefertermin zusätzlich in einer Projektliste gepflegt und eine Änderung möglicherweise per E-Mail weitergegeben. Mit jeder zusätzlichen Informationsquelle steigt der Aufwand, einen einheitlichen und aktuellen Stand sicherzustellen.
Excel ist dabei nicht zwangsläufig das Problem. Die zusätzliche Liste ist häufig vielmehr ein Symptom dafür, dass die benötigte Übersicht im bestehenden Prozess fehlt.
Besonders deutlich wird das im Sondermaschinenbau an der Stückliste. Sie steht zu Projektbeginn häufig noch nicht vollständig fest, sondern entwickelt sich parallel zur Konstruktion.
Neue Positionen kommen hinzu, Mengen ändern sich, Komponenten werden ersetzt und gleichzeitig sind andere Teile bereits angefragt, bestellt oder sogar geliefert.
Für einen belastbaren Projektstatus reicht deshalb die reine Stückliste nicht aus. Entscheidend ist der Zusammenhang: Welche Position ist konstruiert? Was ist bereits beschafft? Welche Liefertermine sind bestätigt? Was wurde geliefert? Wo gab es Änderungen? Und an welcher Stelle entsteht daraus Handlungsbedarf?
Genau diese Verbindung zwischen technischem und kaufmännischem Projektstand wird mit zunehmender Projektzahl wichtiger.
„Unternehmen haben häufig bereits sehr viele der Informationen, die sie für einen besseren Projektüberblick benötigen. Die Herausforderung besteht darin, diese Informationen miteinander zu verbinden“, sagt Maximilian Dietz, Geschäftsführer Vertrieb der all4cad GmbH. „Wenn der Projektstatus erst in Besprechungen aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden muss, fehlt nicht unbedingt die Information – sondern die gemeinsame Sicht darauf.“
Aus Sicht des Kreuztaler Software-Systemhauses sollte ein aktueller Projektstand deshalb möglichst aus den täglichen Arbeitsprozessen entstehen.
Wird eine Position bestellt, ändert sich ihr Beschaffungsstatus. Wird ein Liefertermin bestätigt oder Ware geliefert, entstehen weitere Informationen. Gleichzeitig entwickelt die Konstruktion die Maschine weiter.
Werden diese Daten miteinander verknüpft, muss der Projektstatus nicht in einer zusätzlichen Liste nachgebaut werden.
Damit verändert sich auch die Aufgabe von Projektleitung und Geschäftsführung.
Statt Zeit darauf zu verwenden, den aktuellen Stand zusammenzutragen, können sie sich stärker mit den Abweichungen beschäftigen: Welche Komponente gefährdet einen Termin? Wo fehlt eine Bestellung? Welche Änderung hat Auswirkungen auf bereits laufende Prozesse? Wo entwickeln sich Kosten anders als geplant?
Projekttransparenz bedeutet damit nicht, dass jeder Mitarbeiter jederzeit sämtliche Informationen sehen muss. Entscheidend ist, dass die jeweils relevanten Informationen aus Konstruktion, Stückliste, Beschaffung und Projektabwicklung im Zusammenhang betrachtet werden können.
Ein Dashboard allein löst diese Aufgabe nicht. Es kann Informationen zwar übersichtlich darstellen, benötigt dafür aber eine verlässliche Datenbasis. Werden die zugrunde liegenden Informationen weiterhin getrennt gepflegt, bleibt auch die grafische Darstellung von diesen Datenständen abhängig.
Für ERP-Systeme ergibt sich daraus eine besondere Anforderung: Sie müssen die Realität der Projektfertigung abbilden können.
Im Sondermaschinenbau kann die kaufmännische Abwicklung nicht immer darauf warten, dass Konstruktion und Stückliste vollständig abgeschlossen sind. Beschaffung und Projektplanung müssen bereits mit den Informationen arbeiten können, die zu diesem Zeitpunkt vorliegen.
Die all4cad GmbH hat ihre ERP-Lösung erp4cad auf solche projektorientierten Abläufe ausgerichtet. Ein Schwerpunkt liegt auf der Verbindung von Stückliste, Beschaffung und Projektinformationen. Auch wachsende Stücklisten können dabei bereits für nachgelagerte Prozesse genutzt werden, während die Konstruktion weiterarbeitet.
Ziel ist eine gemeinsame Informationsbasis, auf der unterschiedliche Unternehmensbereiche mit demselben Projekt arbeiten können.
Wie transparent die eigenen Prozesse tatsächlich sind, zeigt sich für Unternehmen oft an einer alltäglichen Situation:
Fragt die Geschäftsführung morgens nach dem Stand eines laufenden Maschinenprojektes – wie viele Personen müssen kontaktiert und wie viele Systeme oder Listen geöffnet werden, bevor eine belastbare Antwort vorliegt?
Je aufwendiger diese Antwort zusammengetragen werden muss, desto größer ist das Potenzial, vorhandene Informationen besser miteinander zu verbinden.
Denn mit zunehmender Zahl paralleler Projekte wird der persönliche Austausch nicht weniger wichtig. Er sollte nur nicht dafür benötigt werden, grundlegende Statusinformationen immer wieder neu zusammenzutragen.
Der Projektstatus sollte die Grundlage für Entscheidungen sein – und nicht selbst zum Rechercheprojekt werden.
Die all4cad GmbH mit Sitz in Kreuztal entwickelt Softwarelösungen für die technische und kaufmännische Projektabwicklung mittelständischer Unternehmen. Mit erp4cad und pdm4cad unterstützt das Software-Systemhaus insbesondere projektorientierte Unternehmen aus dem Sondermaschinen- und Anlagenbau dabei, Konstruktion, Stücklisten, Beschaffung und weitere Unternehmensprozesse miteinander zu verbinden.