In dieser Infografik zum Thema "Projektmanagement" haben wir Ihnen ausgesuchte Tipps für die Software-Auswahl sowie wichtige Module und Schnittstellen
von Projektmanagement Software zusammengestellt. Diese Tipps und Funktionen stellen nur einen Auszug aus den umfangreicheren
Informationen unserer "Software-Tipps zur Auswahl betrieblicher Software" dar.
Tipps für die Auswahl von Software für das
Projektmanagement
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt definiert sich als zeitlich begrenzte und einmalige Aufgabe mit klarem Anfangs- und Endpunkt. Es ist in seiner Gesamtheit durch die Einmaligkeit der Bedingungen geprägt.
Die Bandbreite von Projekten kann erheblich variieren, sowohl in Bezug auf Umfang als auch Komplexität. Ein Bauprojekt kann beispielsweise zahlreiche Gewerke und Projektbeteiligte umfassen, während die Entwicklung einer Software-App möglicherweise mit nur wenigen Programmierern in vergleichsweise kurzer Zeit bewältigt werden kann.
Die Bandbreite von Projekten kann erheblich variieren, sowohl in Bezug auf Umfang als auch Komplexität. Ein Bauprojekt kann beispielsweise zahlreiche Gewerke und Projektbeteiligte umfassen, während die Entwicklung einer Software-App möglicherweise mit nur wenigen Programmierern in vergleichsweise kurzer Zeit bewältigt werden kann.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die strukturierte Planung, effektive Steuerung und erfolgreiche Durchführung eines Projekts. In der Regel wird dies von einem Projektverantwortlichen (z.B. Projektmanager oder Projektleiter) sowie den Projektmitarbeitern koordiniert.
Die Hauptaufgabe der Projektverwaltung besteht darin, das definierte Ziel des Projektes zu erreichen und dabei den zeitlichen Rahmen, das Budget und die gewünschte Qualität einzuhalten.
Die Hauptaufgabe der Projektverwaltung besteht darin, das definierte Ziel des Projektes zu erreichen und dabei den zeitlichen Rahmen, das Budget und die gewünschte Qualität einzuhalten.
Vorteile durch den Einsatz von Projektmanagementsoftware
Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware sorgt für zahlreiche Vorteile. Unternehmen werden durch die Software bei der effizienten Planung, Verwaltung und Umsetzung von Projekten unterstützt. Sie stellt eine zentrale Plattform bereit, auf der alle Projektinformationen und -aktivitäten zusammenlaufen und trägt dazu bei, Projekte termingerecht und im Budget abzuschließen und die Effizienz im Unternehmen zu steigern.
Typische Funktionen der Software für Projektmanagement
Projektakquisition
Projektkalkulation
Projektplanung und Projektstrukturplanung
Verwaltung von Projekten und Projektdaten
Aufgabenmanagement
Termin- und Zeitplanung
Gantt-Diagramme
Milestones
Kostenmanagement
Ressourcenmanagement für z.B. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Räume, Maschinen
Erstellung und Verwaltung von Projektvorlagen
Projektzeiterfassung
Kontaktverwaltung
Kollaboration
Berichterstattung und Analyse
Stichwort: Zeitmanagement
Ist die Anpassung an verschiedene Zeitmanagementmethoden möglich?
Zeit ist oft der kritischste Faktor in Projekten. Achten Sie darauf, dass die Software Zeitmanagementfunktionen umfasst, die es Ihnen ermöglichen, Termine, Meilensteine und Zeitpläne effektiv zu verwalten. Die Anpassung an verschiedene Zeitmanagementmethoden sollte möglich sein.
Stichwort: Projektmethode
Passt die Software zu Ihren Projekten?
Es ist wichtig, die Anforderungen Ihres Projekts und die bevorzugte Projektmanagementmethode zu berücksichtigen, wenn Sie nach Projektmanagement-Software suchen. Stellen Sie sicher, dass die Software die benötigten Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten bietet, um Ihre gewählte Methode effektiv zu unterstützen.
Stichwort: Internationale Teams
Ist die Software in unterschiedlichen Sprachen erhältlich?
Arbeiten Sie oft in unterschiedlichen Teams, kann es von Vorteil sein, wenn die Software in mehreren Sprachenvarianten verfügbar ist.
Stichwort: Ressourcen
Welche Tools zum Ressourcenmanagement gibt es?
Denken Sie an die Projektressourcen, wenn Sie Projektmanagement-Software auswählen. Die Software sollte in der Lage sein, die Ressourcenplanung und die Ressourcenzuweisung nach Ihren Anforderungen zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ressourcen effizient nutzen können.
Stichwort: Sicherheit und Verschlüsselung
Achten Sie auf die Sicherheitsmaßnahmen der Software!
Die Überprüfung der angebotenen Sicherheitsmaßnahmen der Software ist bei der Auswahl des Projektmanagement von großer Bedeutung, um unautorisierten Zugriff und den Verlust von Daten zu verhindern. Als Beispiel sollten hochentwickelte Verschlüsselungstechnologien wie AES-256 oder RSA in Betracht gezogen werden.
Stichwort: Hosting
Datenschutz ist für Projektmanagement äußerst wichtig!
Achten Sie darauf, dass die Projektdaten sicher und auf Servern innerhalb der EU und möglichst in zertifizierten, sicheren Rechenzentren gespeichert werden. Die Standorte der Server können einen Einfluss auf den Datenschutz haben.
Stichwort: Integration und Erweiterbarkeit
Lässt sich die Software gut einbinden und erweitern?
Betrachten Sie die Integration der Software in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Die Projektmanagementsoftware sollte in der Lage sein, sich nahtlos mit anderen Tools und Anwendungen zu verbinden. Außerdem sollten Sie die Möglichkeit haben, die Software nach Bedarf zu erweitern und anzupassen.
Stichwort: Skalierbarkeit
Berücksichtigen Sie die wachsende Menge an Workloads!
Ihr Projektumfang kann variieren, und Ihre Software sollte flexibel genug sein, um mitzuwachsen. Wählen Sie eine skalierbare Projektmanagement-Lösung, die sich an die Größe und Komplexität Ihrer Projekte anpassen kann, ohne an Leistungsfähigkeit zu verlieren.
Stichwort: Teamkommunikation
Welche Kommunikations-Tools bietet die Software?
Effektive Teamkommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg. Wählen Sie Projektmanagement-Software aus, die Kommunikationstools und Funktionen für die Zusammenarbeit bietet. Die Möglichkeit, Aufgaben, Fortschritt und Informationen effizient zu teilen, ist ein Muss.
Stichwort: Reporting
Welche Kennzahlen und Berichte lassen sich mithilfe der Software generieren?
Stellen Sie sicher, dass die Software die wesentlichen Daten zur Projektüberwachung umfasst, einschließlich des Projektfortschritts in Prozent, der Einhaltung von Meilensteinen, Budgetabweichungen und der Auslastung von Ressourcen. Prüfen Sie, ob die Software in der Lage ist, aussagekräftige Berichte und Analysen zu erstellen.
Stichwort: Visualisierung
Können graphische Übersichten erstellt werden?
Überprüfen Sie, ob die Software Tools zur Visualisierung von Daten bietet. Können beispielsweise Gantt-Diagramme, Projektpläne oder Kanban-Boards erstellt werden? Werden evtl. Echtzeit-Daten in die Darstellungen einbezogen?
Stichwort: Usability
Wie benutzerfreundlich ist das Projektmanagementtool?
Können neue Teammitglieder problemlos einsteigen oder stellt die Nutzung eine Hürde dar? Gibt es eine benutzerfreundliche Oberfläche für das Team, während sich der Projektmanager oder Administrator um die komplexen Abläufe kümmert?
Stichwort: Support
Wie zuverlässig ist die Software?
Eine stabil laufende Software ist von entscheidender Bedeutung bei der täglichen Projektarbeit. Ist die Software webbasiert und wird in der Anbieter-Cloud gehostet, sollten Sie die Erreichbarkeit über ein SLA festlegen. Fragen Sie nach einer Übersicht zu den bisherigen Ausfallzeiten.
Stichwort: Demo
Gibt es eine Möglichkeit die Software zu testen?
Vor dem Abschluss eines langfristigen Vertrags ist es äußerst wichtig, die Software mit einer Nutzergruppe interner Mitarbeiter zu testen. Die meisten Anbieter bieten diese Möglichkeit an. Als Alternative kann eine Demo durch einen Vertreter durchgeführt werden, allerdings könnte hierbei der umfassende Einblick in die Nutzerfreundlichkeit fehlen.
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Quelle: SoftGuide