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Projektverwaltungssoftware


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Projektverwaltungssoftware

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine zeitlich definierte und einmalige Aufgabe mit einem bestimmten Anfangs- und Endpunkt.

Die DIN 69901 Projektmanagement - Projektmanagementsysteme (Ausgabe 2009-01) besagt:”Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.

Projekte können sich dabei sehr deutlich im Umfang und in der Komplexität unterscheiden. Ein Bauprojekt kann zahlreiche Gewerke und Projektbeteiligte umfassen, während evtl. die Entwicklung einer Software-App mit nur wenigen Programmierern in relativ kurzer Zeit zu bewältigen ist.

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und die Durchführung eines Projektes. Hierfür gibt es in der Regel einen Projektverantwortlichen, den Projektmanager bzw. den Projektleiter, und die Projektmitarbeiter. Die wesentliche Aufgabe der Projektverwaltung besteht darin, das gesteckte Ziel des Projektes zu erreichen und dabei den zeitlichen Rahmen sowie das Budget einzuhalten und die gewünschte Qualität zu liefern.

Das Projektmanagement durchläuft dabei - unabhängig von der gewählten Projektmanagementmethode - verschiedene Projektphasen. Da ein Projekt einen definierten Anfangs- und Endpunkt besitzt, gibt es folglich eine Startphase und einen Projektabschluss. Desweiteren ist eine Planungsphase sowie die Realisierung bzw. Umsetzung der Planung nötig. Diese beiden Abschnitte können auch in mehr als nur zwei Phasen eingeteilt sein. Die einzelnen Projektphasen können dabei überlappend verlaufen oder sequenziell gestaltet sein. Letzteres bedeutet, dass erst eine Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Projektmanagement

Projektmanagement Methoden

Es gibt verschiedene Projektmanagement Methoden. Neben der traditionellen oder auch klassisch genannten Methode, gibt es das agile Projektmanagement sowie eine Kombination aus den beiden genannten Methoden, das hybride Projektmanagement. Im Zusammenhang mit dem Projektmanagement tauchen eine Vielzahl an Methoden und Begrifflichkeiten auf.

Klassisches Projektmanagement

Die klassische oder traditionelle Methode wird oft auch als Wasserfallmethode bezeichnet, weil sich die einzelnen Aufgaben vom Anfang bis Ende des Projektes bildlich wie eine Art Wasserfall sequentiell aneinanderreihen. Die Methode ist insbesondere für Projekte geeignet, deren Aufgaben voneinander abhängig sind (sequentiell) wie das beispielsweise in der Baubranche, Anlagenbau oder in der Produktion der Fall ist.
Bei dieser klassischen Methoden kommen in der Regel Balkenpläne (Gantt-Charts) bzw. Netzpläne und sog. Meilensteine zum Einsatz. Klassisches Projektmanagement bietet eine Vielzahl an Methoden für Kontrolle und Steuerung. Klassische Projektmanagement-Methoden sind z.B. DIN, Meilenstein, PMI (Project Management Institute), Six Sigma, ICB 4.0 (Individual Competence Baseline) und viele weitere.

Beispiele für Gantt-Charts

Agiles Projektmanagement

Scrum und Kanban gehören zu den sehr häufig eingesetzten agilen Projektmanagementmethoden. Beim agilen Projektmanagement steht die selbstorganisierte Teamarbeit und das Arbeiten in kurzen Iterationszyklen im Mittelpunkt der Methode. Der Auftraggeber bzw. Kunde bekommt bei dieser Methode jeweils am Ende eines Zyklus ein vorläufiges Ergebnis präsentiert und kann Teilabnahmen erteilen oder Änderungen veranlassen bzw. Feedback geben. Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Management, Lean Startup, XP (Extreme Programming) und viele weitere agile Methoden eignen sich hervorragend für große, komplexe Projekte in der Produktion sowie auch in der Softwareentwicklung.

Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement stellt eine Kombination aus zwei Projektmanagement-Methoden, meist klassisch und agil, dar. Agile Vorgehensweisen wie u.a. PRINCE2, Hermes, V-Modell XT, V-Modell Bund, Crystal, Dynamic System Development Methodology (DSDM), Feature Driven Development (FDD), Projektablauf nach IPMA, PMBOK® Guide etc. werden dabei mit einem engen bzw. festen Handlungsrahmen umgesetzt. Selbstverständlich können aber auch zwei agile Vorgehensweisen miteinander kombiniert werden. So können z.B. PRINCE2 oder Hermes mit Methoden wie Scrum oder Kanban verbunden werden. Letztlich sind der “Kombinationsfreude” keine Grenzen gesetzt.

Welche Methode passt nun für welches Projekt?

Welche Methode sich am besten für welches Projekt bzw. auch für die Projektumgebung eignet, ist nicht ganz einfach zu sagen. Ist das Projekt mit Tätigkeiten und Zeiten gut planbar, haben Sie feste Strukturen und Anforderungen, sind klassische Methoden zu bevorzugen. Sie bearbeiten kundenorientierte Projekte mit einem hohen Kommunikationsaufwand, entwickeln Software oder Werbekampagnen etc., arbeiten in flexiblen Umgebunden, dann sind agile Methoden die bessere Wahl. Oft bieten sich auch Kombinationen von Methoden für die erfolgreiche Arbeit von Projekten an.

Tabelle: Vergleich von Methoden des Projektmanagements

klassisch agil hybrid
Ziel Präzise definiert bei Beginn des Projektes Bei Beginn des Projektes kein finales Projektergebnis definiert definierte und nicht eindeutig definierte Projektziele
Vorteile Zeitliche Darstellung per Gantt-Chart und Visualisierung der Abhängigkeiten
Projekte sind durchgeplant und klar strukturiert
bessere Steuerung von verteilten Teams
effektive Einbindung von externen Projektbeteiligten
umfangreiche, regelkonforme Dokumentationen z.B. für Zulassungsverfahren
Prozesssicherheit
Einfache Anpassung an Änderungen (Pläne sowie Ziele)
weniger Regeln
häufige Zwischenergebnisse
Team organisiert sich selbst
Kundennutzen im Vordergrund
Schärfung des Zieles trotz Planungssicherheit
fixe Termine einhalten und bei kurzfristigen Änderungen flexibel reagieren
schnell validierbare Teilergebnisse
kurze Feedback-Schleifen
Effizienzsteigerung
Stakeholder-Einbindung
Kundennutzen im Vordergrund
Nachteile Einfache Anpassung an Änderungen (Pläne sowie Ziele)
weniger Regeln
häufige Zwischenergebnisse
Team organisiert sich selbst
Kundennutzen im Vordergrund
Hoher Kommunikationsbedarf weniger formale Dokumentation erhöhter Verwaltungsaufwand
veränderte Führungskultur
Hohes Maß Kommunikation
Attribute Planbasiert
detailliert
Regelkonform
Flexibel
schlank
Feedbackbasiert
schnell
Situationsabhängig
komplex
kontextgebunden
Anwendungsgebiete stabiles Projektumfeld
Bauvorhaben (Brücken, Straßen, Gebäude, etc.), Engineering Projekte mit sehr großem mechanischen Anteil Anlagenbau, Maschinenbau Pharmaindustrie
Projekte mit kurzer Laufzeit Projekte mit hohem Kundennutzen (z.B. Werbekampagnen) Softwareentwicklung Software-Entwicklung
Marketing-Kampagnen
Produktentwicklung

Typische Funktionen der Software für die Projektverwaltung


Typische Funktionen in Bezug auf Projektmanagementmethoden


Weitere Funktionalitäten bei umfangreicheren der Projektmanagement-Lösungen

Einen kurzen Überblick über das Projektmanagement zur Softwareeinführung in Unternehmen haben wir bereits an anderer Stelle in den Software-Tipps für Sie zusammengestellt.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für das Projektmanagement


1 Scrum ist ein Vorgehensrahmen aus der Softwaretechnik. Der Ansatz von Scrum ist dabei empirisch, inkrementell und iterativ. Scrum wird für das Strukturieren komplexer Projekte eingesetzt.
2 DIN 69901: Die DIN 69901 bildet ein Modell der Prozesse im Projektmanagementsystem ab. Dies folgt der Erkenntnis, dass sich ein erwünschtes Ergebnis effizienter erreichen lässt, wenn Tätigkeiten und dazugehörige Ressourcen als Prozesse geleitet und gelenkt werden und Projekttätigkeiten nach bestimmten Methoden durchgeführt werden. So werden in dieser Norm die für das Projektmanagement wesentlichen Tätigkeiten als Prozesse abgebildet und mit den Wechselwirkungen in ihrem Projektumfeld in Beziehung gesetzt. Das erleichtert einerseits allen Projektbeteiligten die Orientierung im Projektverlauf und stellt andererseits auch eine gute Basis für die unternehmensübergreifende Vernetzung sowie die kontinuierliche Verbesserung des Systems dar.
3 ISO 21500 ist die erste internationale Norm für das Projektmanagement, in der Konzepte, Prozesse und Projektmanagement beschrieben werden.
4 vgl. auch Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen - Netzplan, aufgerufen am 05.09.2019
5 vgl. auch Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen - Gantt-Diagramm, aufgerufen am 05.09.2019
6 vgl. auch Klassiker des Projektmanagements: Wasserfall-Modell vs. agiles Vorgehen, aufgerufen am 05.09.2019
7 vgl. auch Kritischer Pfad, aufgerufen am 05.09.2019
8 vgl. auch 11 Tipps für Projektmanagement-Software, aufgerufen am 05.09.2019
9 vgl. auch 11 Tipps für Projektmanagement-Software, aufgerufen am 05.09.2019
10 vgl. auch Projektmanagement-Software, aufgerufen am 05.09.2019
11 Definition AVA= Auftrag, Vergabe, Abrechnung
12 vgl. auch GAEB-Datenaustausch, aufgerufen am 05.09.2019
13 z.B. Erreichen definierter Projektziele bzw. Meilensteine, Verzögerungen im kritischen Pfad, Überschreiten bestimmter Schwellenwerte (Kosten, Zeiten, Qualitäten), Änderungen an Projektdokumenten
14 vgl. auch Multiprojektmanagement, aufgerufen am 05.09.2019
10.2.3.17. Personalwirtschaft10.2.3. Verwaltung10.2.3.19. Zeiterfassung