Projektverwaltungssoftware

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist eine zeitlich definierte und einmalige Aufgabe mit einem bestimmten Anfangs- und Endpunkt.

Die DIN 69901 Projektmanagement - Projektmanagementsysteme (Ausgabe 2009-01) besagt:”Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.”

Projekte können sich dabei sehr deutlich im Umfang und in der Komplexität unterscheiden. Ein Bauprojekt kann zahlreiche Gewerke und Projektbeteiligte umfassen, während evtl. die Entwicklung einer Software-App mit nur wenigen Programmierern in relativ kurzer Zeit zu bewältigen ist.

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und die Durchführung eines Projektes. Hierfür gibt es in der Regel einen Projektverantwortlichen, den Projektmanager bzw. den Projektleiter, und die Projektmitarbeiter. Die wesentliche Aufgabe der Projektverwaltung besteht darin, das gesteckte Ziel des Projektes zu erreichen und dabei den zeitlichen Rahmen sowie das Budget einzuhalten und die gewünschte Qualität zu liefern.

Das Projektmanagement durchläuft dabei - unabhängig von der gewählten Projektmanagementmethode - verschiedene Projektphasen. Da ein Projekt einen definierten Anfangs- und Endpunkt besitzt, gibt es folglich eine Startphase und einen Projektabschluss. Desweiteren ist eine Planungsphase sowie die Realisierung bzw. Umsetzung der Planung nötig. Diese beiden Abschnitte können auch in mehr als nur zwei Phasen eingeteilt sein. Die einzelnen Projektphasen können dabei überlappend verlaufen oder sequenziell gestaltet sein. Letzteres bedeutet, dass erst eine Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann.

Projektmanagement Methoden

Es gibt verschiedene Projektmanagement Methoden. Neben der traditionellen oder auch klassisch genannten Methode, gibt es das agile Projektmanagement sowie eine Kombination aus den beiden genannten Methoden, das hybride Projektmanagement. Im Zusammenhang mit dem Projektmanagement tauchen eine Vielzahl an Methoden und Begrifflichkeiten auf.

Klassisches Projektmanagement

Die klassische oder traditionelle Methode wird oft auch als Wasserfallmethode bezeichnet, weil sich die einzelnen Aufgaben vom Anfang bis Ende des Projektes bildlich wie eine Art Wasserfall sequentiell aneinanderreihen. Die Methode ist insbesondere für Projekte geeignet, deren Aufgaben voneinander abhängig sind (sequentiell) wie das beispielsweise in der Baubranche, Anlagenbau oder in der Produktion der Fall ist.
Bei dieser klassischen Methoden kommen in der Regel Balkenpläne (Gantt-Charts) bzw. Netzpläne und sog. Meilensteine zum Einsatz. Klassisches Projektmanagement bietet eine Vielzahl an Methoden für Kontrolle und Steuerung. Klassische Projektmanagement-Methoden sind z.B. DIN, Meilenstein, PMI (Project Management Institute), Six Sigma, ICB 4.0 (Individual Competence Baseline) und viele weitere.

Beispiele für Gantt-Charts

Agiles Projektmanagement

Scrum und Kanban gehören zu den sehr häufig eingesetzten agilen Projektmanagementmethoden. Beim agilen Projektmanagement steht die selbstorganisierte Teamarbeit und das Arbeiten in kurzen Iterationszyklen im Mittelpunkt der Methode. Der Auftraggeber bzw. Kunde bekommt bei dieser Methode jeweils am Ende eines Zyklus ein vorläufiges Ergebnis präsentiert und kann Teilabnahmen erteilen oder Änderungen veranlassen bzw. Feedback geben. Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Management, Lean Startup, XP (Extreme Programming) und viele weitere agile Methoden eignen sich hervorragend für große, komplexe Projekte in der Produktion sowie auch in der Softwareentwicklung.

Hybrides Projektmanagement

Hybrides Projektmanagement stellt eine Kombination aus zwei Projektmanagement-Methoden, meist klassisch und agil, dar. Agile Vorgehensweisen wie u.a. PRINCE2, Hermes, V-Modell XT, V-Modell Bund, Crystal, Dynamic System Development Methodology (DSDM), Feature Driven Development (FDD), Projektablauf nach IPMA, PMBOK® Guide etc. werden dabei mit einem engen bzw. festen Handlungsrahmen umgesetzt. Selbstverständlich können aber auch zwei agile Vorgehensweisen miteinander kombiniert werden. So können z.B. PRINCE2 oder Hermes mit Methoden wie Scrum oder Kanban verbunden werden. Letztlich sind der “Kombinationsfreude” keine Grenzen gesetzt.

Welche Methode passt nun für welches Projekt?

Welche Methode sich am besten für welches Projekt bzw. auch für die Projektumgebung eignet, ist nicht ganz einfach zu sagen. Ist das Projekt mit Tätigkeiten und Zeiten gut planbar, haben Sie feste Strukturen und Anforderungen, sind klassische Methoden zu bevorzugen. Sie bearbeiten kundenorientierte Projekte mit einem hohen Kommunikationsaufwand, entwickeln Software oder Werbekampagnen etc., arbeiten in flexiblen Umgebunden, dann sind agile Methoden die bessere Wahl. Oft bieten sich auch Kombinationen von Methoden für die erfolgreiche Arbeit von Projekten an.

Tabelle: Vergleich von Methoden des Projektmanagements

Typische Funktionen der Software für die Projektverwaltung

• Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Projekten bzw. Projektdaten
• Ressourcenmanagement für z.B. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Räume, Maschinen
• Projektakquisition z.B. Bearbeitungshistorie, Wiedervorlage, Vertrieb-Forecast, Marketingunterstützung
• Erstellung und Verwaltung von Projektvorlagen zur Unterstützung der Projekterfassung
• Termin- und Zeitplanung, Kalenderfunktionen
• Projektzeiterfassung
• projektbezogene Urlaubsplanung, Urlaubsgenehmigungen
• Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung der Projektkalkulation zur Angebots- bzw. Kostenplanerstellung
• Automatische Warnungen bei Planungsinkonsistenzen
• Kostenmanagement
• Planung von Aufwänden und Kosten mittels Top-Down oder Bottom-Up Verfahren
• Kontakteverwaltung, beteiligte Firmen, Ansprechpartner, Speicherung der Kommunikationsdaten
• Projektplanung und Projektstrukturplanung
• Dashboards für Planänderungen, Projektverläufe, Projektlogbuch
• Benutzer- und Rechteverwaltung

Typische Funktionen in Bezug auf Projektmanagementmethoden

• Unterstützung verschiedener Vorgehensmodelle für das Projektmanagement z.B. Netzplan-Technik, Balkenplan-Technik, Meilenstein-Trend-Analysen, Methoden der Aufwandsschätzung, Nutzwertanalyse
• Zeichnen von Gantt-Diagrammen
• Unterstützung verschiedener Vorgehensmodelle zur Softwareentwicklung z.B. Sequentielle Modelle, V-Modell, iterative Modelle, Spiralmodell, Nutzwertanalyse
• Unterstützung des Vorgehenrahmens Scrum ¹
• Darstellung projektübergreifender Meilensteine
• Benachrichtigungsfunktionen für anstehenden Meilensteinen oder Planänderungen, Status-Reporting

Weitere Funktionalitäten bei umfangreicheren der Projektmanagement-Lösungen

• Projektcontrolling
• Projektauswertungen nach Kostenträgern, -stellen und -arten
• Aufgabenmanagement
• Qualitätsmanagement
• Problemmanagement, Issue-Management
• Risikomanagement, z.B. Verarbeiten von Projektrisiken während der Projektvorbereitung und im laufenden Projekt
• Trendanalysen, Analyse Projekt-Verlauf, Ist- und Soll-Vergleiche
• Projektprognosen, Fertigstellungsgrad, Projekt-Kennzahlen
• Projektfakturierung mit Einzelrechnungen, Abschlussrechnung etc.
• Archive, Wissensmanagement
• Verwaltung und Archivierung von Projektdokumenten
• Bearbeitungshistorie
• projektbezogene Ticketsysteme, Verknüpfung von Tickets und Projekten

Einen kurzen Überblick über das Projektmanagement zur Softwareeinführung in Unternehmen haben wir bereits an anderer Stelle in den Software-Tipps für Sie zusammengestellt.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für das Projektmanagement

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Stellen Sie sicher, dass die Projektmanagementsoftware zur Projektplanung Methoden der Netzplantechnik unterstützt. Die Netzplantechnik hat sich in vielen Ländern besonders im Baubereich bewährt und erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Projektkosten im Rahmen bleiben und die Projektzeiten weitgehend eingehalten werden.
• Fragen Sie auch nach der Unterstützung von Standards und Normen wie zum Beispiel DIN 69901² und ISO 21500.³ .
• Klären Sie, ob Sie die zeitliche Projektplanung anhand grafischer Balken auf einem Kalenderblatt vornehmen können. Diese Möglichkeit der grafischen Projektplanung ist sehr nutzerfreundlich und ermöglicht einen übersichtlichen Projektplan.
• Überlegen Sie sich vor der Anschaffung einer Projektmanagementsoftware, für welche Projekte die Software eingesetzt werden soll. Denn unterschiedliche Projektmanagementsoftware nutzen zum Teil unterschiedliche Projektmanagement- und Darstellungsmodelle, wie z.B. die Netzplantechnik⁴ , das Gantt-Modell⁵ oder Scrum⁶ bei der Softwareentwicklung.
• Achten Sie bei Nutzung einer Projektmanagementsoftware, die die Netzplantechnik für die Projektplanung zugrunde legt, auf die Möglichkeit den "kritischen Pfad"⁷ zu ermitteln und darzustellen. Dadurch erhalten Sie jederzeit einen Überblick über erfolgskritische Projekttätigkeiten.
• Ziehen Sie in Betracht, ob die Softwarelösung zusätzlich Projektbudgets verwalten und Projektabrechnungen erstellen soll.⁸
• Prüfen Sie, ob es Schnittstellen zu den unternehmensrelevanten Programmen wie beispielsweise ERP-Systeme und E-Mail-Programme gibt.⁹ Dies ist eine wichtige Voraussetzung, damit das Projektmanagement effektiv arbeiten kann.
• Sind Sie in der Baubranche tätig, prüfen Sie, ob die Lösung ein Mängelmanagement umfasst. Dadurch haben alle Projektbeteiligten eine zentrale Übersicht über sämtliche Mängel die am Bau auftreten und die Mängel können beispielsweise durch Abschläge in Rechnungen einfach berücksichtigt werden.
• Achten Sie darauf, dass die Bearbeitungsstatus der am Projekt beteiligten Personen transparent dargestellt werden können. Dies fördert für den Projektmanager die Übersicht über den Projektstand.
• Da eine angeschaffte Projektmanagementsoftware i.d.R. 5 - 10 Jahre eingesetzt wird, informieren Sie sich bitte möglichst über den wirtschaftlichen Zustand der Anbieter, deren Programme in Frage kommen, damit notwendige Softwareupdates auch in Zukunft gewährleistet sind.
• Beachten Sie, dass Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen des Anbieters beziehungsweise dessen Implementierungspartners bei Einführung der Projektmanagementsoftware ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Einführung sind.
• Überlegen Sie, ob Sie spezielle Projektmanagement-Aufgaben wie z.B. Konfigurationsmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Wirtschaftlichkeitsrechnungen oder Prozessoptimierung durchführen wollen.¹⁰
• Um teure Fehlinvestitionen in Projekte zu vermeiden und die begrenzten Unternehmensressourcen bestmöglich einzusetzen, prüfen Sie, ob Sie mit einem Multiprojektmanagement bzw. Projektportfoliomanagement die Ínvestitionsentscheidung für die geeignetsten Projekte optimieren können.
• Benötigen Sie eine Projektmanagementsoftware für den Baubereich, achten Sie darauf, dass Schnittstellen zu AVA-Software¹¹ vorhanden sind und der Datenaustausch nach GAEB¹² möglich ist.
• Ziehen Sie in Betracht, dass es sinnvoll sein kann, dass die Projektsoftware ein “Lead-”/”Offer-Management” beinhaltet, damit Sie bereits bei der Projektakquise finanziell relevante Informationen zur Projektbeurteikung erhalten.
• Prüfen Sie, ob Sie mit der Software Veränderungen während der Projektlaufzeit simulieren können (“was wäre wenn-Situationen”) damit Sie bei unvorhersehbaren Änderungen von Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können die Folgen für das Projekt ermitteln können.
• Erwägen Sie die Möglichkeit eine Software auszuwählen, die Checklisten und fundierte Lastenheftvorlagen zur umfassenden Anforderungsdefinition von Projekten bereitstellt.
• Erkundigen Sie sich, ob ein ereignisgesteuertes Messaging zur Verfügung steht, ob automatisch über bestimmte Projektsituationen¹³ zu informieren. Das ist besonders bei größeren Projekten mit vielen beteiligten Personen zweckmäßig, weil hier erfahrungsgemäß immer ein erhöhter Informationsbedarf besteht.
• Fragen Sie nach, ob jeder Nutzer der Zugriff auf das (Teil-)Projekt hat, sofort die Änderungen anderer Nutzer angezeigt bekommt und nicht warten muss bis Änderungen durch andere Nutzer gespeichert werden. Dadurch werden sich widersprechende Eingaben und Inkonsistenzen vermieden.
• Durch Hinterlegung zusätzlicher Informationen zu den Erfahrungen der Projektbeteiligten, erhalten Sie einen Überblick über die Eignung der an den jeweiligen Teilprojekten beteiligten Personen. Sollte beispielsweise ein Projektmitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen, wissen Sie, welchem geeigneten Mitarbeiter Sie die Aufgaben übertragen können.
• Falls in Ihrem Unternehmen regelmäßig parallele Projekte durchgeführt werden, ist es wichtig, dass die Software nicht nur einzelne Teilprojekte darstellen kann, sondern auch voneinander unabhängige Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden. Durch dieses Multiprojektmanagement kann die Nutzung der Gesamtunternehmenskapazitäten besser geplant und gesteuert werden.¹⁴
• Idealerweise ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Software integriert bzw. gibt es eine Schnittstelle zu einem DMS, damit die Projektdokumente zentral verwaltet werden können.