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Projektmanagementsoftware


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Projektmanagementsoftware
Kriterien für Software für das Projektmanagement
Projektmanagementsoftware

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Projektmanagement


Typische Funktionen der Software für das Projektmanagement

  • Anlegen, Bearbeiten und Verwalten von Projekten bzw. Projektdaten
  • Ressourcenmanagement für z.B. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Räume, Maschinen
  • Unterstützung verschiedener Vorgehensmodelle für das Projektmanagement 1 z.B. Netzplan-Technik, Balkenplan-Technik, Meilenstein-Trend-Analysen, Methoden der Aufwandsschätzung, Nutzwertanalyse
  • Unterstützung verschiedener Vorgehensmodelle2 zur Softwareentwicklung z.B. Sequentielle Modelle, V-Modell, iterative Modelle, Spiralmodell, Nutzwertanalyse
  • Unterstützung des Vorgehenrahmens Scrum 3
  • Projektakquisition z.B. Bearbeitungshistorie, Wiedervorlage, Vertrieb-Forecast, Marketingunterstützung
  • Erstellung und Verwaltung von Projektvorlagen zur Unterstützung der Projekterfassung
  • Termin- und Zeitplanung, Kalenderfunktionen
  • Projektzeiterfassung
  • projektbezogene Urlaubsplanung, Urlaubsgenehmigungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Unterstützung der Projektkalkulation zur Angebots- bzw. Kostenplanerstellung
  • Kostenmanagement
  • Projektauswertungen nach Kostenträgern, -stellen und -arten
  • Planung von Aufwänden und Kosten mittels Top-Down oder Bottom-Up Verfahren
  • Kontakteverwaltung, beteiligte Firmen, Ansprechpartner, Speicherung der Kommunikationsdaten
  • Projektplanung und Projektstrukturplanung
  • Aufgabenmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Problemmanagement, Issue-Management
  • Dashboards für Planänderungen, Projektverläufe, Projektlogbuch
  • Zeichnen von Gantt-Diagrammen
  • Darstellung projektübergreifender Meilensteine
  • Benachrichtigungsfunktionen für anstehenden Meilensteinen oder Planänderungen, Status-Reporting
  • Automatische Warnungen bei Planungsinkonsistenzen
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Projektcontrolling
  • Risikomanagement, z.B. Verarbeiten von Projektrisiken während der Projektvorbereitung und im laufenden Projekt<
  • Trendanalysen, Analyse Projekt-Verlauf, Ist- und Soll-Vergleiche
  • Projektprognosen, Fertigstellungsgrad, Projekt-Kennzahlen
  • Projektfakturierung mit Einzelrechnungen, Abschlussrechnung etc.
  • Archive, Wissensmanagement
  • Verwaltung und Archivierung von Projektdokumenten
  • Bearbeitungshistorie
  • projektbezogene Ticketsysteme, Verknüpfung von Tickets und Projekten

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für das Projektmanagement

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Stellen Sie sicher, dass die Projektmanagementsoftware zur Projektplanung Methoden der Netzplantechnik4 unterstützt. Die Netzplantechnik hat sich in vielen Ländern besonders im Baubereich bewährt und erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür, dass Projektkosten im Rahmen bleiben und die Projektzeiten weitgehend eingehalten werden.
  • Erkundigen Sie sich, ob ein ereignisgesteuertes Messaging zur Verfügung steht, ob automatisch über bestimmte Projektsituationen5 zu informieren. Das ist besonders bei größeren Projekten mit vielen beteiligten Personen zweckmäßig, weil hier erfahrungsgemäß immer ein erhöhter Informationsbedarf besteht.
  • Fragen Sie auch nach der Unterstützung von Standards und Normen wie zum Beispiel DIN 699016 und ISO 21500.7 .
  • Fragen Sie nach, ob jeder Nutzer, der Zugriff auf das (Teil-)Projekt hat sofort die Änderungen anderer Nutzer angezeigt bekommt und nicht warten muss bis Änderungen durch andere Nutzer gespeichert werden. Dadurch werden sich widersprechende Eingaben und Inkonsistenzen vermieden.
  • Klären Sie, ob Sie die zeitliche Projektplanung anhand grafischer Balken auf einem Kalenderblatt vornehmen können. Diese Möglichkeit der grafischen Projektplanung ist sehr nutzerfreundlich und ermöglicht einen übersichtlichen Projektplan.
  • Durch Hinterlegung zusätzlicher Informationen zu den Erfahrungen der am Projekt beteiligten Personen, erhalten Sie einen Überblick über die Eignung der an den jeweiligen Teilprojekten beteiligten Personen. Sollte beispielsweise ein Projektmitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen, wissen Sie, welchem geeigneten Mitarbeiter Sie die Aufgaben übertragen können.
  • Falls in Ihrem Unternehmen regelmäßig parallele Projekte durchgeführt werden, ist es wichtig, dass die Software nicht nur einzelne Teilprojekte darstellen kann, sondern auch voneinander unabhängige Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden. Durch dieses Multiprojektmanagement kann die Nutzung der Gesamtunternehmenskapazitäten besser geplant und gesteuert werden.8
  • Idealerweise ist ein Dokumentenmanagemtsystem (DMS) in der Software integriert bzw. gibt es eine Schnittstelle zu einem DMS, damit die Projektdokumente zentral verwaltet werden können.
  • Überlegen Sie sich vor der Anschaffung einer Projektmanagementsoftware, für welche Projekte die Software eingesetzt werden soll. Denn unterschiedliche Projektmanagementsoftware nutzen zum Teil unterschiedliche Projektmanagement- und Darstellungsmodelle, wie z.B. die Netzplantechnik9 , das Gantt-Modell10 oder Scrum11 bei der Softwareentwicklung.
  • Ziehen Sie in Betracht, ob die Softwarelösung zusätzlich Projektbudgets verwalten und Projektabrechnungen erstellen soll.12
  • Prüfen Sie, ob es Schnittstellen zu den unternehmensrelevanten Programmen wie beispielsweise ERP-Systeme und E-Mail-Programme gibt.13 Dies ist eine wichtige Voraussetzung, damit das Projektmanagement effektiv arbeiten kann.
  • Sind Sie in der Baubranche tätig, ziehen Sie in Betracht eine Projektmanagementsoftware zu nutzen, die zusätzlich ein Mängelmanagement anbietet. Dadurch haben alle Projektbeteiligten eine zentrale Übersicht über sämtliche Mängel die am Bau auftreten und die Mängel können beispielsweise durch Abschläge in Rechnungen einfach berücksichtigt werden.
  • Achten Sie darauf, dass die Bearbeitungsstatus der am Projekt beteiligten Personen transparent dargestellt werden können.14 Dies fördert für den Projektmanager die Übersicht über den Projektstand.
  • Achten Sie darauf, dass die Bearbeitungsstatus der am Projekt beteiligten Personen transparent dargestellt werden können.15 Dies fördert für den Projektmanager die Übersicht über den Projektstand.
  • Beachten Sie, dass Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen des Anbieters beziehungsweise dessen Implementierungspartners bei Einführung der Projektmanagementsoftware ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Einführung sind.16
  • Überlegen Sie, ob Sie spezielle Projektmanagement-Aufgaben wie z.B. Konfigurationsmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Wirtschaftlichkeitsrechnungen oder Prozessoptimierung durchführen wollen.17
  • Um teure Fehlinvestitionen in Projekte zu vermeiden und die begrenzten Unternehmensressourcen bestmöglich einzusetzen, prüfen Sie, ob Sie mit einem Multiprojektmanagement bzw. Projektportfoliomanagement die Ínvestitionsentscheidung für die geeignetsten Projekte optimieren können.
  • Benötigen Sie eine Projektmanagementsoftware für den Baubereich, achten Sie darauf, dass Schnittstellen zu AVA-Software18 vorhanden sind und der Datenaustausch nach GAEB19 möglich ist..
  • Achten Sie bei Nutzung einer Projektmanagementsoftware, die die Netzplantechnik für die Projektplanung zugrunde legt, auf die Möglichkeit den “kritischen Pfad”20 zu ermitteln und darzustellen. Dadurch erhalten Sie jederzeit einen Überblick über erfolgskritische Projekttätigkeiten.
  • Ziehen Sie in Betracht, dass es sinnvoll sein kann, dass die Projektsoftware ein “Lead-”/”Offer-Management” beinhaltet, damit Sie bereits bei der Projektakquise finanziell relevante Informationen zur Projektbeurteikung erhalten.
  • Prüfen Sie, ob Sie mit der Software Veränderungen während der Projektlaufzeit simulieren können (“was wäre wenn-Situationen”) damit Sie bei unvorhersehbaren Änderungen von Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können die Folgen für das Projekt ermitteln können.
  • Erwägen Sie die Möglichkeit eine Software auszuwählen, die Checklisten und fundierte Lastenheftvorlagen zur umfassenden Anforderungsdefinition von Projekten bereitstellt.

1 vgl. auch Simon, Reinhard Simon, INffORUM, Informatik Forum Simon, Methode / Technik im Projekt-Management , aufgerufen am 31.08.2017
2 vgl. auch Y. Koord, V. Krauter, FOM Hamburg , Überblick Vorgehensmodelle im Projektmanagement , aufgerufen am 31.08.2017
3 Scrum ist ein Vorgehensrahmen aus der Softwaretechnik. Der Ansatz von Scrum ist dabei empirisch, inkrementell und iterativ. Scrum wird für das Strukturieren komplexer Projekte eingesetzt.
4 vgl. Harms, Knut, Verlag Lorem Ipsum, Anleitung zum Erstellen von Netzplänen - Netzplantechnik, aufgerufen am 31.8.2017
5 z.B. Erreichen definierter Projektziele bzw. Meilensteine, Verzögerungen im kritischen Pfad, Überschreiten bestimmter Schwellenwerte (Kosten, Zeiten, Qualitäten), Änderungen an Projektdokumenten
6 DIN 69901: Die DIN 69901 bildet ein Modell der Prozesse im Projektmanagementsystem ab. Dies folgt der Erkenntnis, dass sich ein erwünschtes Ergebnis effizienter erreichen lässt, wenn Tätigkeiten und dazugehörige Ressourcen als Prozesse geleitet und gelenkt werden und Projekttätigkeiten nach bestimmten Methoden durchgeführt werden. So werden in dieser Norm die für das Projektmanagement wesentlichen Tätigkeiten als Prozesse abgebildet und mit den Wechselwirkungen in ihrem Projektumfeld in Beziehung gesetzt. Das erleichtert einerseits allen Projektbeteiligten die Orientierung im Projektverlauf und stellt andererseits auch eine gute Basis für die unternehmensübergreifende Vernetzung sowie die kontinuierliche Verbesserung des Systems dar. Vgl. auch DIN 69901-1, aufgerufen am 31.08.2017
7 ISO 21500 ist die erste internationale Norm für das Projektmanagement, in der Konzepte, Prozesse und Projektmanagement beschrieben werden.
8 vgl. auch Multiprojektmanagement, aufgerufen am 31.08.2017
9 vgl. auch Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen - Netzplan, aufgerufen am 31.08.2017
10 vgl. auch Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen - Gantt-Diagramm, aufgerufen am 31.08.2017
11 vgl. auch Klassiker des Projektmanagements: Wasserfall-Modell vs. agiles Vorgehen, aufgerufen am 31.08.2017
12 vgl. auch 11 Tipps für Projektmanagement-Software, aufgerufen am 31.08.2017
13 vgl. auch 11 Tipps für Projektmanagement-Software, aufgerufen am 31.08.2017
14 vgl. auch In sechs Schritten zur passenden Projektmanagement-Software, aufgerufen am 31.08.2017
15 vgl. auch In sechs Schritten zur passenden Projektmanagement-Software, aufgerufen am 31.08.2017
16 vgl. auch In sechs Schritten zur passenden Projektmanagement-Software, aufgerufen am 31.08.2017
17 vgl. auch Projektmanagement-Software, aufgerufen am 30.08.2017
18 Definition AVA= Auftrag, Vergabe, Abrechnung
19 vgl. auch GAEB-Datenaustausch, aufgerufen am 30.08.2017
20 vgl. auch Methode des Kritischen Pfades, aufgerufen am 30.08.2017
10.2.3.17. Personalwirtschaft10.2.3. Verwaltung10.2.3.19. Zeiterfassung