Bewerbermanagementsysteme

Was ist ein Bewerbermanagementsystem: Definition

Das Bewerbermanagementsystem umfasst den Prozess von der Stellenausschreibung, über die eingehenden Bewerbungen und die Verwaltung der Bewerber bis hin zur Personalauswahl.

Die Stellenausschreibung und das Bewerbungsverfahren sollen dabei im Rahmen des Employer Brandings möglichst transparent und benutzerfreundlich gestaltet sein. Dies kann z.B. durch den Einsatz von Jobbots und One-Click-Bewerbungsmöglichkeiten erfolgen.

Vorteile Bewerbermanagementsystem

Die Vorteile von Bewerbermanagementsystemen ergeben sich durch das Einsparungspotenzial beim Verwaltungsaufwand. Reichen Bewerber ihre Bewerbung per E-Mail oder über ein Online-Formular ein, verringert sich der Bearbeitungsaufwand durch die automatische Weiterverarbeitung der Bewerberdatensätze. Die Vorgänge im Zusammenhang mit der Bewerbung können zentral dokumentiert werden und das System kann bei der Vorselektion durch Matching- und Rankingfunktion unterstützen. Zugleich verbessert sich der Außenauftritt des Unternehmens durch einen transparent und effizient gestalteten Bewerbungsprozess.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Bewerbermanagement

Begriffserläuterungen

One-Click-Bewerbung

Die One-Click-Bewerbung ist eine Bewerbungsform, bei der der Bewerber mit einem Klick seinen Lebenslauf aus einem Business-Netzwerk (z.B. Xing, LinkedIn) oder einer Lebenslaufdatenbank direkt zu einem potenziellen Arbeitgeber lädt. Bewerber können durch eine solche One-Click-Bewerbung einfach und schnell eine Bewerbung über Smartphone oder Tablet von überall aus einreichen.

CV-Parsing

Als CV (Curriculum Vitae) Parsing (Syntaxanalyse) wird die automatisch ausgeführte Analyse, auch von unstrukturiert vorliegenden Lebenslaufdaten bezeichnet. Diese werden in ein Softwaresystem integriert und können so durchsucht werden. Diese Technik eignet sich insbesondere um eine einheitliche und übersichtliche Datenstruktur der Lebensläufe der Bewerber zu bekommen.

Chatbot bzw. Jobbots

Ein Chatbot oder Jobbot ist ein “Roboter”, also ein Programm, das anstelle eines Menschen den Bewerber mittels Dialog interaktiv durch den Bewerbungsprozess führt. Der Jobbot beantwortet automatisch die Fragen des Bewerbers und sammelt seinerseits alle Informationen, die für eine Bewerbung erforderlich sind. Vorteil eines Jobbots ist, das er diese Dialoge gleichzeitig mit vielen Bewerbern führen kann. Ein Jobbot kann anhand von vorher festgelegten Kriterien zudem eine Vorauswahl von geeigneten Bewerbern treffen.

Employer Branding

Das Employer Branding ist die interne wie externe Darstellung eines Unternehmens als Arbeitgeber, die sich meist am Marken-Branding des Unternehmens orientiert. Sie dient der Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und richtet sich nicht nur an mögliche Bewerber sondern auch an die bereits vorhandenen Mitarbeiter.

Typische Funktionen von Bewerbermanagementsystemen:

• Publizieren der Ausschreibungen im Intranet und Internet
• Publizieren der Ausschreibungen auf Jobbörsen (z.B. Stepstone, Monster, Xing,...)
• Abfragemöglichkeiten von passgenauen Skills zur Ausschreibung
• Multi-Posting
• Festlegen von Laufzeiten bzw. Gültigkeitszeiträumen von Ausschreibungen
• Schnittstellen zu Agentur für Arbeit bzw. Jobcentern
• Angaben zur Person, Bewerberprofil (Ausbildung, Werdegang, Fähigkeiten mit Zeitangaben, Referenzen) und Scoring
• automatische Zuordnung der Bewerbung zu offenen Stellen
• One-Click Bewerbung
• Vorschau für Bewerber hinsichtlich der getätigten Bewerbungseingaben
• Automatisierte Übernahme von LinkedIn-/ XING-Profilen der Bewerber
• Automatisierte Übernahme von E-Mail- und Online-Bewerbungen
• Automatisiertes Einlesen von Lebensläufen via CV Parsing
• Führen einer digitalen Bewerberakte
• Automatische Ablage von E-Mail Anhängen in der jeweiligen Bewerberakte
• Anfügen von Anhängen und Angabe von Webprofilen des Bewerbers
• Integriertes Aufgabensystem
• Integriertes Wiedervorlagesystem
• Workflows: Auslösung entsprechender Arbeitsschritte bei Statuswechsel (Einstellen des Bewerbers, Versand von Bescheiden usw.)
• Bewerbervergleiche anhand von Kriterien (Qualifikationsabgleich, stellenspezifischen Kriterien etc.)
• Mustervorlagen und autom. Schriftverkehr (Absagen, Zwischenbescheide, Einladungen, Arbeitsverträge) inkl. automatischer Protokollierung aller gesendeten Briefe mit Datum und Uhrzeit
• Bewerber-Bewertung durch Fachabteilung
• Statistikfunktionen, u.a. Struktur-, Kosten- und Quellenanalyse inkl. grafischer Darstellung
• Nutzer- und Rechtemanagement
• Integrierte Dokumentenvorschau sowie Dokumentenzusammenführung
• Individuelle Datenfelder für Ausschreibungen
• Umfangreiche Filter- und Suchfunktionen (z.B. nach Einsatzort usw.)
• Individuelles Dashboard mit aktuellen Bewerbungen, E-Mails, Ausschreibungen usw.
• Exportfunktion (z.B. Excel)
• Abbildung von Spezialfällen, wie z.B. Schwerbehindertenprozess
• Automatische Erkennung von Mehrfachbewerbungen
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Erfassung von Testergebnissen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Bewerbermanagementsystemen:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Klären Sie im Vorfeld der Anschaffung eines Bewerbermanagementsystems, welche Prozesse genau, das System abbilden soll und ob es Schnittstellen zu anderen bereits im Unternehmen implementierten Systemen (z.B. Digitale Personalakte) geben muss.
• Fragen Sie nach der Anpassbarkeit von Datenfeldern (XML) und Prozessen bzw. der integrierten Skriptsprache. Durch die Anpassung von Datenfeldern und der bereits im Unternehmen eingesetzten Skriptsprache können Sie in der Regel eine höhere Kompatibilität der Lösung mit den vorhandenen IT-Strukturen erreichen und dadurch die Effizienz der Lösung steigern.
• Lässt sich das Bewerbungsdashboard individuell konfigurieren? Vor allem die Menüführung ist dabei wichtig. Werden beispielsweise nach dem Login dem Bearbeiter wichtige Termine, Aufgaben und neue Bewerbungen direkt eingeblendet, so dass diese gleich auffallen?
• Klären Sie, ob die Lösung eine Scan Schnittstelle (Netzwerk und TWAIN) umfasst. So können Sie sicherstellen, dass ggfs. mit der Briefpost eingegangene Bewerbungen ebenfalls problemlos erfasst werden können.
• Fragen Sie nach, ob die Software die Vorgaben bzw. Notwendigkeiten der DSGVO berücksichtigt. Lassen sich z.B. zeitlich begrenzte Leserechte für Fachabteilungen, automatische Löschvorgänge von Dokumenten etc. einrichten? Werden die Einverständniserklärungen von Bewerbern rechtssicher archiviert?
• Fragen Sie, mit welchen Browsern die Software zu nutzen ist. Oftmals sind Bewerbermanagementsysteme nicht für alle Browser optimiert. Wenn Sie also unternehmensinterne Vorgaben zur Nutzung bestimmter Browser haben, prüfen Sie, ob die Software hierfür geeignet ist.
• Ist in der Lösung evtl. schon eine Routenplanung integriert, so dass der Bewerber Infos und Route zum jeweiligen Bewerbungsstandort abfragen kann?
• Fragen Sie, ob es eine mobile App zur Bedienung der Lösung von Smartphone und Tablets aus gibt. Können beispielsweise offene Stellen über eine Landkarte präsentiert und ausgewählt werden?
• Gibt es die Möglichkeit Stellenanzeigen gleich auf mehreren Plattformen zu posten? Sogenanntes Multiposting von Anzeigen sowohl auf der unternehmenseigenen Plattform als auch auf Jobbörsen und weiteren Plattformen ermöglicht eine höhere Reichweite.
• Lässt sich die Lösung an Ihr Corporate Design anpassen? Gibt es Templates, die eine schnelle Anpassung ermöglichen? Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist, ist es sinnvoll, alle Webauftritte ähnlich zu gestalten, so dass Bewerber in allen Ländern vergleichbare Layouts vorfinden.
• Ist eine Archivierung des kompletten E-Mail-Verkehrs mit dem Bewerber in einer Bewerberakte möglich? So haben Sie alle Vorgänge zu einem Bewerber zusammen in einer Übersicht und müssen nicht in verschiedenen Anwendungen suchen.
• Ist in dem Bewerbermanagementsystem auch eine Vertragsverwaltung integriert? Können Sie im Falle einer Einstellung gleich auf Vertragsvorlagen zurückgreifen? Falls nicht, ist eine entsprechende Schnittstelle zu der Personalverwaltungssoftware vorhanden?
• Ist die Softwarelösung Mandantenfähig? Können Sie die Software z.B. für die Trennung der Daten nach Niederlassungen einsetzen?
• Fragen Sie nach, ob die Software mehrsprachig ist und ob beispielsweise auch die E-Mail-Templates mehrsprachig angelegt werden können. Klären Sie auch, ob alle erforderlichen Zeichensätze, z.B. für Griechisch, Russisch oder Chinesisch in allen betroffenen Systemen vorhanden sind (STichwort: UNICODE-Fähigkeit)
• IT-Compliance¹ bezeichnet die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen in der IT. Vor allem die Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung und der Datenschutz sollten dabei gewährleistet sein. Prüfen Sie, ob die Compliance-Bestimmungen durch die Software eingehalten werden und ob sich die Compliance-Bestimmungen mit der Software flexibel verwalten lassen. Compliance-Bestimmungen regeln z.B. unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten bei einer Personalsoftware. ²

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1	Compliance kann wörtlich mit Regeltreue, Regelverfolgung, Einhaltung, Befolgung oder Erfüllung übersetzt werden.
2	vgl. auch 2.3.3 IT-Compliance