Komplettlösungen

Typische Funktionen von Komplettsystemen

• Verarbeitung und Management der betrieblichen Verwaltungsdaten
• Allgemeine Funktionen aus der 10.2.3.8 Faktura, Fakturierung ¹
• Allgemeine Funktionen aus ERP (Enterprise Resource Planning)²
• Allgemeine Funktionen aus Warenwirtschaftsystemen
• ggf. Allgemeine Funktionen aus PPS-Systemen (Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme)
• Allgemeine Funktionen aus der Finanzbuchhaltung
• Allgemeine Funktionen aus dem CRM
• Je nach Schwerpunkt sind neben Funktionen zur Unterstützung des Einkaufs und Verkaufs auch Bereiche wie z.B. Kassenfunktionen³ , Projektplanung, Personalwesen, E-Business, Dokumentenmanagement, Archivierung u.v.m. in Komplettlösungen enthalten.
• Funktionen zur Kommunikation bzw. Datenaustausch zwischen den betrieblichen Funktionsbereiche
• Monitoring auf betriebliche Kennzahlen
• Prüfungen der Datenintegrität⁴

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Komplettlösungen

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Untersuchen Sie im Rahmen einer Istanalyse Ihre genauen Anforderungen, um festzustellen, welche Funktionsbereiche oder Module Sie benötigen, um zunächst die Art, den Umfang und später die Tiefe der enthaltenen Funktionen der benötigten Komplettlösung zu beurteilen.⁵
• Achten Sie darauf, dass die Schnittstellen der verschiedenen Module miteinander kompatibel sind. Dies ist vor allem wichtig für mittlere und größere Unternehmen, welche in der Regel komplexere Systeme mit vielen unterschiedlichen Kompenenten benötigen.
• Fragen Sie, ob und inwieweit die Software erweiterungsfähig ist. Dies ist besonders wichtig, falls Ihr Unternehmen plant, sich zu vergrößern oder das Leistungsspektrum aufzustocken.
• Klären Sie, ob die Software reduzierbar bzw. noch funktionsfähig ist, falls Sie einzelne Komponenten davon etwa nicht mehr nutzen. Dies ist vor allem wichtig wenn, Sie Ihr Unternehmen konsolidieren oder betriebliche Leistungen eingrenzen.
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.⁶
• Fragen Sie, ob Sie die Software schrittweise einführen können⁷ oder ob eine Kompletteinführung notwendig ist.
• Erkundigen Sie sich nach Referenzprojekten, um gegebenenfalls praktische Hinweise für die Installation und Einführung der Komplettlösung von Unternehmen Ihrer Branche oder mit einer ähnlichen Unternehmenstruktur zu erhalten.
• Prüfen Sie, ob das System datenbankbasiert ist und auf welchem Datenbanksystem bzw. Datenformat es basiert. Idealerweise steht hinter dem System eine relationale Datenbank⁸ , die mit SQL abgefragt werden. Hierdurch haben Sie später bessere Möglichkeiten ggf. auf einen anderen Anbieter zu wechseln oder das System zu erweitern.
• Prüfen Sie auch, ob der Softwaranbieter später benötigte Serviceleistungen anbietet und möglichst auch die Hardware liefert. Besonders bei Komplettsystemen kann der an sich richtige Ansatz unterstellt werden, die IT möglichst von einem Anbieter zu beziehen und warten zu lassen.