Bestandsaufnahme (Inventur, Inventarisierung)

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Software für die Inventarisierung.

Typische Funktionen für Inventursoftware zur Erfassung bzw. Verwaltung des Inventars (Anlagevermögen)

• Inventar-Datenerfassung, Inventar (Anlagevermögen) erfassen (per Scanner oder manuell)
• Unterstützung einer Stichtagsinventur oder der permanenten Inventur
• Verarbeitung der Inventar-Historie
• Asset-Management
• Hochrechnungsverfahren
• Barcodeerkennung, Objektverwaltung mit Barcodes
• Verarbeitung der Inventardaten: z.B. Anschaffungskosten, Standort, Typ, Hersteller, Kategorie
• Erfassung der Artikel (Umlaufvermögen)
• Zubehör-Erfassung
• Vertragsverwaltung, Management und Zuordnung von Kauf-, Leasing-, Wartungs-, Support- und Lizenzverträgen sowie weiterer Vertragsarten (z.B. bei Handyverträgen)
• integrierte Suche (fast alle Inventarinformationen sollten kombinierbar sein)
• Abbildung der Organisationsstruktur
• Erzeugen, verwalten und ausgeben von Inventarlisten
• Labeldruck für Inventaraufkleber
• Buchhaltungs -bzw. Finanzfunktionen
• Umsatzlisten (z.B. nach Herstellern)
• Kostenübersichten (z.B. nach Projekten)
• Interne Weiterverrechnung von Kosten aufgrund von Preislisten
• Anzeige verschiedener Sichten auf das Inventar, Auswertungen, Darstellungen
• Protokollierung der Veränderungen des Inventars
• Bestandsverwaltung bzw. Bestellvorschläge
• Inventar auswerten
• Archivieren (mit Aufbewahrungszeit)

Typische Funktionen für Software zur Inventarisierung und Verwaltung von IT-Ressourcen

• Verwaltung von Hardware, Software, Anwendern, Räumen, Lieferanten, Verträgen und Störungen
• Zusätzliche Hardware-Informationen, Network-Informationen, Software-Informationen
• Änderungsprotokolle
• Auslesen und verwalten der Netzwerkgeräte bzw. Netzwerkkomponenten
• Softwarelisten und Verwaltung von Softwarelizenzen
• Verarbeitung und Aktualisierung von Netzwerkplänen
• IT-Dokumentation und IT-Visualisierung
• IT Infrastructure Library (ITIL) - Verwaltung der Prozesse, Funktionen und Rollen aus der IT-Infrastruktur
• Configuration Management Database (CMDB) zur verwaltung der Configuration Item (CI) und der Abhängigkeiten
• HelpDesk - Hilfesysteme über Telefon oder über Software (Fernwartung, Live-Support)

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Inventursoftware (Anlagevermögen) und Inventarisierungssoftware (IT-Ressourcen)

• Achten Sie darauf, dass die Software eine verlegte Inventur unterstützt. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise zum Bilanzstichtag sehr große Bestände haben oder nicht genügend Ressourcen zur Verfügung haben.
• Legen Sie Wert darauf, dass die Software eine Stichtagsinventur<#fussnote>Eine Stichtagsinventur ist eine zu einem festgelegten Stichtag bzw. innerhalb eines 10-tägigen Zeitraumes durchgeführte Inventur. unterstützt. Dies ist angebracht, beispielsweise bei einem mengenmäßig zu erfassendem Inventar zu einem fixen Stichtag (i.d.R. zum Bilanzstichtag). Dies ist eher bei einer Durchführung in einer nicht umsatzhohen Periode sinnvoll.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software eine Permanente Inventur unterstützt. Das ist sinnvoll, wenn Sie Ihre Warenbestände laufend erfassen. Das heißt, deren dingliche Erfassung zum Geschäftsjahresabschluss, durch die buchhalterisch regelmäßige, weil monatliche, Bestandserfassung.
• Berücksichtigen Sie, ob die Software eine Stichprobeninventur unterstützt. Das ist sinnvoll, wenn Sie den überwiegenden Teil Ihrer gegenständlichen Waren dinglich erfassen und den restlichen Teil (Kleinteile, z.B. Schrauben) per Hochrechnung. Die Stichprobeninventur muss der ordnungsgemäßen Buchführung unterliegen, damit unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit einer körperlichen Bestandsaufnahme realistische Schätzungen der Waren durch Stichproben im mathematisch-statistischen Verfahren ermittelt werden können.
• Vergewissern Sie sich, dass die Software eine körperliche Inventur ermöglicht. Dies ist sinnvoll, wenn das Inventar und alle Warenbestände manuell mit genauen Zahlen erfasst werden soll.
• Beachten Sie, dass die Software eine Buchinventur unterstützt. Dies ist angebracht, wenn immaterielle Werte erfasst werden sollen (wegen Buchhaltung).
• Stellen Sie sicher, dass die Software eine Anlageninventur ermöglicht. Dies ist sinnvoll, wenn anstatt einer dinglichen Bestandsaufnahme für Güter des mobilen Anlagevermögens, wie z.B. Büro- und Lagereinrichtungen, Maschinen oder Fahrzeuge dies buchhalterisch laufen soll. In einem Anlagenverzeichnis wird dann jedes Gut mit einer inhaltlich genau geregelten Anlagenkarte versehen.
• Beachten Sie, dass die Software die erhobenen Daten zusammenführen, verarbeiten und auswerten kann, die über die mobile Datenerfassung beispielsweise durch einen Barcode-Scanner oder einem RFID-Reader angefallen sind. Wichtig ist hierbei auch, dass die Software mit OCR (optical character recognition - automatische Texterkennung) arbeiten kann.
• Stellen Sie fest, ob die angefallenen Daten in allen üblichen Formaten (z.B. .rtf, .xls, .docx) verarbeitet und exportiert werden können, damit Sie sie z.B. in Ihrer Officesoftware nutzen können.
• Erkundigen Sie sich, ob eine Historie für jedes Inventar bzw. jeden Warenbestand angelegt wird, um auch später noch genau festzustellen, ob bzw. wie sich der Lagerbestand verändert hat.
• Seien Sie darauf bedacht, dass damit eine Terminverwaltung möglich ist.
• Grundsätzlich ist zu beachten, dass bei der Inventursoftware die Einbindung von Artikelstämmen und eine ständige Verfolgung des Inventurfortschritts gegeben sein soll.
• Stellen Sie sicher, dass die Inventursoftware kompatibel zu Ihrem dafür eingesetzten Server ist.
• Vorteilhaft ist es, wenn die digitale Inventur möglichst für mehrere Techniken nutzbar wäre, z.B. über LAN, WLAN oder USB.
• Generell wäre es hilfreich, wenn die Software über die mobile Datenerfassung einen Stapelverarbeitungsmodus (Batch-Variante) unterstützt.
• Wünschenswert wäre eine Kompatibilität mit allen üblichen Etikettendruckern und mit allen standardisierten Etiketten bzw. Labeln.
• Fragen Sie nach Mehrplatz- bzw. Mandantenfähigkeit. Mandantenfähig ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandanten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Dies ist wichtig, damit beispielsweise Steuerberater für mehrere Mandanten Buchführungsdaten verwalten können oder aber verschiedene Sachbearbeiter einer Firma nur auf die Daten für ihren jeweiligen Bereich zugreifen können. ¹
• Bringen Sie in Erfahrung, dass die Software die Möglichkeit bietet, dass erfasste Objekte bzw. Unterlagen durch eine eindeutige Kennzeichnung auch einem Projekt zugeordnet werden können und ob hierbei auch die einmalige Erfassung von Zusatzinformationen (z.B. Sicherstellung Büro, Ort, Datum) möglich wäre.
• Klären Sie, ob es möglich ist, dass die Software – insbesondere im Lagerwesen – eine Inventur auf Knopfdruck und die Anzeige der Lagerbestände unterstützt.
• Das Anpassen der Software an kundenindividuelle Anforderungen wird Customizing genannt. Die Anpassung ist je nach Umfang der Arbeiten aufwendig, aber für den wirtschaftlichen Einsatz der Software auch sehr zweckmäßig. Klären Sie deshalb, ob die Software ggfs. an ihre speziellen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann.²
• Auf jeden Fall wichtig für die Inventursoftware ist die Möglichkeit der Anbindung zu den gängigen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen über eine Schnittstelle. Wünschenswert ist hierbei auch eine Schnittstellenanbindung zu üblichen betriebswirtschaftlichen Anwendungen (z.B. DATEV, Varial oder Syska).
• Bitte beachten Sie, dass es überaus wichtig ist, Im- und Export-Schnittstellen zu wichtigen Softwareherstellern (z.B. Microsoft, SAP oder Oracle) zu haben.
• Lassen Sie nicht außer Acht, dass die Software auch gut für ungeübtes Personal verwendbar ist, falls Sie beispielsweise für die Inventur studentische Hilfskräfte einsetzen.