Anlagenbuchhaltung
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Anlagenbuchhaltungsoftware
Was ist Anlagenbuchhaltung?
Die Anlagenbuchhaltung (AnBu) ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Sie befasst sich mit der Verwaltung und der Buchung von langlebigen Vermögensgegenständen eines Unternehmens. Als Anlagegegenstände (Assets) werden die unternehmenseigenen Sachwerte wie beispielsweise Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Geschäftsausstattung, Geschäftswagen, aber auch Lizenzen, Konzessionen sowie Finanzanlagen wie Aktien, Beteiligungen usw. angesehen.
Die Anlagenbuchhaltung erfasst den Anschaffungswert, Herstellungskosten, den Anschaffungszeitpunkt, die Abschreibungsbeträge sowie die Nutzungsdauer in der Anlagekartei. Auf der Grundlage der Anlagekartei können Basisinventare erstellt werden. In einem Anlagegitter wird die wertmäßige Entwicklung jedes Assets dargestellt. Die Anlagebuchhaltung ermittelt kalkulatorische, steuerliche und bilanzielle Abschreibungen. Durch Abschreibungen kann der steuerliche Gewinn des Unternehmens reduziert werden, was sich positiv auf die Steuerbelastung auswirken kann. Mit welchem Geldbetrag ein Vermögensgegenstand jährlich abgeschrieben wird, ist von der Art der Anlage und ihrem Anschaffungswert abhängig. Geringwertige Wirtschaftsgüter werden nicht in der Anlagenkartei geführt.
Software für Anlagenbuchhaltung wird oft als ein Modul als Ergänzung bzw. Erweiterung zur Finanzbuchhaltungssoftware angeboten. Anlagenbuchhaltungssoftware ist aber auch als eigenständige Software von verschiedenen Anbietern erhältlich.
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Anlagenbuchhaltung, Anlagenbuchführung |
Wichtige Elemente einer Software zur Anlagenbuchhaltung
Anlagenstammdatenmanagement
Typischerweise werden folgende Informationen zum Vermögensgegenstand im Anlagenstammdatenmanagement verwaltet: Anlagennummer, Anlagenbezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Abschreibungen, Restbuchwert, Standort. Der jeweilige Stammdatensatz eines Assets entspricht einer herkömmlichen Inventarkarte einer Anlagenkartei. Die Gesamtheit aller Stammdatensätze entspricht der Anlagenkartei.
Anlagengitter bzw. Anlagenspiegel
Ein Anlagengitter bzw. ein Anlagenspiegel ist eine Übersicht über die Anlagegüter eines Unternehmens, in dem die wertmäßige Entwicklung jedes einzelnen Assets dargestellt wird. Der Anlagenspiegel ist eine Ergänzung bzw. Erweiterung der Jahresbilanz und der GuV. Jeder Vermögensgegenstand verfügt im Anlagenspiegel über eine eigene Position. Der Aufbau des Anlagenspiegels ist im Handelsgesetzbuch § 284 Abs. 3 HGB geregelt. Es ist unter Umständen hilfreich, den Anlagenspiegel in verschiedenen Berichtformaten ausgeben und drucken zu können.
Beispiel eines Anlagengitters
| Vermögensgegenstand | Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten | Zugänge des Geschäftsjahres | Abgänge des Geschäftjahres |
| Umbuchungen des Geschäftjahres | Zuschreibungen des Geschäftjahres | Abschreibungen(kumuliert) | Buchwert |
Abschreibungsmethoden
Es gibt verschiedene Abschreibungsmethoden. Hierzu gehören die lineare, die degressive, die progressive und die gebrochene Abschreibung sowie die Abschreibung nach Leistung. Welche von diesen Methoden für welche Wirtschaftsgüter als steuerliche Abschreibungsmethoden zulässig ist, ist gesetzlich geregelt. Die Software für Anlagenbuchhaltung sollte daher stets die aktuelle steuerliche Gesetzgebung berücksichtigen.
Integration AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung)
AfA-Tabellen werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht. In diesen AfA-Tabellen ist für die einzelnen Anlagegüter die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu finden. Es gibt branchenbezogene bzw. branchengebundene AfA-Tabellen als auch eine AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter. Nach dem Asset kann automatisch durch eine Suchfunktion in der integrierten AfA-Tabelle gesucht werden. Ist das Asset aufgeführt in der Tabelle kann der Abschreibungsprozentsatz für dieses Asset automatisch übernommen werden.
Schnittstelle zu FiBu
Eine Schnittstelle von der Anlagenbuchhaltung zur Finanzbuchhaltung ermöglicht eine nahtlose Übertragung von Daten, sodass doppelte Buchhaltungen vermieden und die Genauigkeit der Buchhaltung verbessert wird. Die Konsistenz der Buchführung und der Wertansätze wird gesichert und die Verwaltung der Anlagegüter kann direkt in der Buchhaltung erfolgen. Es muss nicht extra das Programm gewechselt werden.
Berichte und Auswertungen
In der Regel umfasst die Anlagenbuchhaltungssoftware eine Reihe von verschiedenen Optionen für Berichte und Auswertungen. Dies können u. a. Berichte über Anlagenzugänge, Kostenabgleiche und Übersichten über das Anlagekapital sowie Analyseberichte über Abschreibungen usw. sein. Diese Berichte und Analysen können in der Regel auch unterjährig erstellt werden und so bei Planungen und unternehmerischen Entscheidungen unterstützen.
Vorteile durch die Nutzung einer Software zur Anlagenbuchhaltung
Der Einsatz einer Software für die digitale Anlagenbuchhaltung führt in der Regel zu einer Zeitersparnis und dadurch in Folge zu Kosteneinsparungen. Die Software für die Anlagenbuchhaltung unterstützt bei der Anlagenverwaltung, der Abschreibung, der Bewertung von Assets, der Verbuchung und Aufstellung von Assets bzw. bei der Aufstellung des Anlagengitters. Die bessere Organisation und ein hoher Automatisierungsgrad hat Effizienzsteigerungen bei der Verwaltung von Sacheinlagen, der Ermittlung und Buchung von Abschreibungen sowie der Abstimmung und dem Datenaustausch zwischen Anlagen- und Finanzbuchhaltung zur Folge. Außerdem wird die Bilanzierung des Anlagenvermögens und das Controlling erleichtert. Beim Jahresabschluss können über Schnittstellen die Daten zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung in der Regel direkt und medienbruchfrei ausgetauscht werden.
Typische Funktionen der Software für Anlagenbuchhaltung - Basisfunktionen:
- Verwaltung aller Anlagen und Anlage-Details
- Branchenneutrale Buchungsvorgänge
- Integration mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung
- Aktivierung direkt aus der Belegerfassung der Finanzbuchhaltung
- Automatischer Abgleich der Aktivierungen zwischen Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung
- Möglichkeiten für direktes oder indirektes Abschreiben
- Verwaltung von z. B. Leasing- und Plangütern, im Bau befindlicher Anlagen, Zuschüssen, Sonderposten mit Rücklageanteil
- Alle Abschreibungsmethoden im Standard vordefiniert, inkl. GWG-Abschreibung
- AfA-Mehrjahresvorschau
- Anzeige des Anlagevermögens
Typische Funktionen der Software für Anlagenbuchhaltung - Pflege von Stammdaten:
- Verwaltung von Bezeichnungen, Standorte, Kostenstellen, Kostenträger, Projekte
- Verarbeitung von Versicherungsdaten
- Detaillierte Beschreibungen zu den Wirtschaftsgütern
- Individuelle Zusatzfelder für beliebige Auswertungen
- Funktionen zur Verwaltung und Verarbeitung von Anlagenummern und Unternummern
Typische Funktionen der Software für Anlagenbuchhaltung - Anlagen (Bewegungsdaten):
- Erfassung von Bewegungsdaten oder Übernahme aus anderen Anwendungen (z.B. Finanzbuchhaltung)
- Unterstützung der Erfassung gleichartiger Wirtschaftsgüter
- Verwaltung von Neuzugängen und Altzugängen
- Verwaltung von Nachaktivierungen
- Bearbeitung von Teilzugängen und Teilabgängen
- Verwaltung von Vollabgängen
- Verwaltung von Umbuchungen
- Verwaltung von Zuschreibungen
- Korrekturfunktionen und automatische Stornierungsfunktionen
Typische Funktionen der Software für Anlagenbuchhaltung - Auswertungsfunktionen:
- "Drill-Down"-Funktionen in den Auswertungen1
- Verschiedene Aggregierungsfunktionen
- Erzeugung und Ausgabe der Anlagespiegel (Brutto- und Nettodarstellung), Abschreibungslisten
- Zugangs- und Abgangslisten mit Gewinn und Verlust
- Bestands- und Inventurlisten
- Versicherungslisten, Ermittlung von Über- und Unterversicherung
- Berechnung der kalkulatorische Zinsen
- Anzeige von Sonderposten
- Individuelle sortierbare Auswertungen
- Anlagendruck und Historie für mehrere oder einzelne Wirtschaftsgüter
- Kostenstellenauswertungen
- Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten
Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für Anlagenbuchhaltung
- Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
- Achten Sie auch auf eine übersichtliche Programm-Oberfläche, komfortable Erfassungshilfen und Eingabemasken sowie zusätzliche Buchungs- und Hilfs-Assistenten.
- Prüfen Sie, ob die Anlagenbuchhaltungssoftware auch Verwaltungsoptionen und Abbildungsmöglichkeiten von Verkäufen abbildet.
- Welche Funktionen zur Unterstützung der Inventur bietet die Software für Anlagenbuchhaltung?
- Klären Sie, ob beim Etikettendruck die Inventar-Nr., die Serien-Nr., eine Gerätbezeichnung und ein Barcode gedruckt werden.
- Fragen Sie, ob auch bei sogenannten Privatentnahmen die Möglichkeit besteht, den aktuellen Verkehrswert der Anlage zu überprüfen. Hierbei sollte ebenfalls das Konto, dem der aktuelle Verkehrswert zugeschrieben wird, verwaltbar sein.
- Prüfen Sie auch die Möglichkeit zur automatischen Ermittlung von AfA-Konten z. B. das Konto, auf das der Restbuchwert verbucht wird. Dieses Konto sollte vom Programm automatisch ermittelt werden können. Eine manuelle Auswahlmöglichkeit des jeweiligen Kontos sollte selbstverständlich ebenfalls vorhanden sein.
- Überprüfen Sie auch die Optionen für Abgänge durch z. B. Verschrottung und Unfall.
- Beachten Sie, dass Erinnerungswerte abgeschrieben und korrekt verarbeitet werden sollten. Wenn Sie beispielsweise zuvor eine Anlage mit einem Erinnerungswert geführt haben und diese nun aus dem Betrieb ausgeschieden ist, können Sie den Restbuchwert nach dem Zeitraum der planmäßigen Abschreibung abschreiben. Die Anlage wird dann nicht mehr im Anlagespiegel geführt.
- Fragen Sie, ob Reparaturkosten und Neuanschaffungskosten gegenüber gestellt werden können, um die Wirtschaftlichkeit zu analysieren oder Entscheidungen zu treffen.
- Prüfen Sie, ob Wiedervorlagefunktionen für Termine z.B. Wartungstermine vorhanden sind.
- Bietet der Anbieter eine Demoversion zum Testen an? Hat diese Demoversion den vollen Funktionsumfang?
- Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Anlagenbuchhaltung darauf, dass der Anbieter regelmäßige Updates zur Verfügung stellt, damit die Software stets auf dem aktuellen Gesetzesstand ist.
- Umfasst die Anlagenbuchhaltungs-Software die Einbindung der AfA-Tabellen?
- Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, ob der Funktionsumfang die Sicherung der Geschäftsdaten umfasst! Werden bei der Sicherung der Daten die aktuellen Standards berücksichtigt? Findet eine revisionssichere Archivierung der Geschäftsdaten statt?
| 1 | Drill-Down bedeutet von allgemeinen Informationen runter zu den Detaildaten zu gehen bzw. sich anzeigen zu lassen |