Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung

Software zur Zeiterfassung

Typische Funktionen für Zeiterfassungssoftware

• Erfassen, Verwalten und Auswerten betrieblicher Arbeits- und Fehlzeiten
• Erfassen, Verwalten und Auswerten von Auftrags- und Projektzeiten
• Unterstützung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodellen wie z.B. Teilzeit, Gleitzeit, Telearbeit / Home Office, Arbeitszeitkonten, Baukastensystem, Sabbatical, Familienpflegezeit¹
• Abrechnung unterschiedlicher Zeitmodelle, wie bspw. Sollzeit, Gleitzeit, Überstunden
• Flexible Berechnung der Pausenzeiten (Raucherpausenproblematik), Gleitzeit-, Kernzeit-, Sparzeitregelungen, flexiblen Verrechnungsmöglichkeiten von Über- und Minusstunden
• Sperrung einzelner Zeitmodelle für Abteilungen oder Firmen
• Zeitbuchungen innerhalb unterschiedlicher Buchungszeiträume
• Buchung der Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten
• Fehlzeitenverwaltung
• Feiertagsverwaltung
• Mindestarbeitszeit und Unterstützung persönlicher Tagessolls pro Mitarbeiter
• Erstellung von Freizeitkonten (Überstunden)
• Echtzeiterfassung per digitaler "Stechuhr" oder per Terminal, Vertrauensarbeitszeit und Selbsterfassung via Mitarbeiter-Selfservice
• Mobile Zeiterfassung mit Smartphone oder Tablet
• Berechnung gesetzlicher, tariflicher und individueller Urlaubsansprüche
• Urlaubsgruppenverwaltung: für unterschiedliche Urlaubsregelungen pro Mitarbeiter
• Erstellung von Urlaubsanträgen und -genehmigungen
• Darstellung von Personal-Anwesenheitsübersichten, Schichtplänen, Urlaubskalender und Fehlzeiten
• Schnittstellen zur Datenübergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme
• Automatisierung von Abläufen, Spezielle Zeit-Abrechnungsregeln
• Zutrittskontrolle und Verwaltung von Berechtigungen
• Optionen zur Vergabe von Zeitpunkten pro Wochentag bei z.B. Überstunden mit entsprechender Signalisierung beim Erreichen bestimmter Schwellenwerte

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Zeiterfassung

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Eine exakte Erfassung der Arbeitszeiten ist wichtig, wenn es um die Ermittlung der Entgeltabrechnung bzw. Rechnungsstellung oder die korrekte Zurechnung von Arbeitszeiten zu Projekten geht.²
• Fragen Sie auch, ob die Software z.B. eingegebene Arbeitszeiten überwacht und überprüft, ob z.B. Kernarbeitszeiten eingehalten worden sind (falls es sich zum Beispiel um gleitende Arbeitszeiten handelt). Die Zeiten der einzelnen Tage sollten mit der Wochen-Sollarbeitszeit verglichen werden, so dass jederzeit die aktuellen Überstunden (oder auch Fehlstunden) der Mitarbeiter abgelesen werden können.
• Es sollten Übersichten als so genannte Urlaubskarten (Fehlzeitenkarten) vorhanden sein, die das gesamte Jahr im Überblick anzeigen. Gleichzeitig informieren sie auch über die einzelnen Abwesenheiten (z.B. Krankheit, Dienstreisen etc.).
• Beachten Sie, dass insbesondere bei Zeiterfassungssystemen mit zusätzlichen personenbezogenen, biometrischen Daten wie z.B. Fingerabdruck oder Irisstruktur, die Sicherstellung des Datenschutzes besonders wichtig ist.
• Prüfen Sie, ob mit den aufgezeichneten Zeitdaten, eine Analyse der Arbeitseffizienz der Mitarbeiter vorgenommen werden kann, um deren Tätigkeiten besser zu steuern.
• Fragen Sie, ob ein ewiger Kalender in der Software integriert ist, der sämtliche Feiertage der relevanten Regionen enthält und auch darüber hinaus konfigurierbar ist.
• Beachten Sie, dass Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, Arbeitnehmern auf Anfrage Einsicht über die aufgezeichneten Arbeitszeiten zu ermöglichen.³
• Prüfen Sie, ob Sie eine reine Zeiterfassungssoftware ausreicht oder ob Sie weitere Funktionen wie z.B. Personalmanagement, Zutrittskontrolle oder Projektmanagement benötigen. In einer Studie von IB Consulting wurde festgestellt, dass 32% der befragten Unternehmen die bestehenden Funktionen Ihrer eingesetzten Zeiterfassungssoftware für nicht ausreichend halten. ⁴
• Beachten Sie, dass unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie bspw. Gleitzeit, Überstunden, etc. berücksichtigt werden können. Dies ist auch deswegen wichtig, damit Sie flexibel auf möglicherweise zukünftig zu ändernde Arbeitszeiten reagieren können.
• Überlegen Sie, ob die Zeiterfassungssoftware unterschiedliche Lohn-Zeit-Modelle wie bspw. Geringverdiener, Mehrfachbeschäftigung, Mini-Jobs berücksichtigen soll. In der Regel bestehen unterschiedliche Lohn-Zeit-Modelle im Unternehmen bzw. ändern sich im Laufe der Zeit.
• Achten Sie darauf, dass die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und Lohn-Zeit-Modelle auch individuell für einzelne Abteilungen festgelegt werden können. So kann eine flexible sich verändernde Unternehmensorganisation berücksichtigt werden.
• Fragen Sie nach, ob die Software die digitale Betriebsprüfung gemäß §147 Abgabenordnung unterstützt, da Finanzbehörden in Zukunft ausschließlich digitale Prüfungen durchführen.⁵
• Achten Sie darauf, dass Sie bzw. die Mitarbeiter auch Urlaubspläne mit der Software erstellen und Urlaube beantragen können.
• Prüfen Sie, ob erfasste Planarbeitszeiten für Projekte im Nachhinein korrigiert werden können. Denn nur so können Sie flexibel auf immer wieder auftretende Veränderungen reagieren. ⁶
• Achten Sie darauf, dass zu Auswertungszwecken unterschiedliche Kalenderzeiträume angezeigt werden können.
• Falls Sie Mitarbeiter haben, die auswärts arbeiten (z.B. Außendienst, Montagemitarbeiter), ziehen Sie in Betracht eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, die nicht nur auf Smartphones und Tablets eingesetzt werden kann, sondern auch noch GPS-Daten aufzeichnet. So können Sie feststellen, ob sich der Mitarbeiter tatsächlich am vorgesehenen Arbeitsort befindet.
• Achten Sie darauf, dass Sperrzeiten, zu denen kein Urlaub beantragt werden kann, definiert werden können. Dies kann notwendig sein, falls Sie zu bestimmten Zeiten ein erhöhtes Arbeitsaufkommen in Ihrer Firma haben.
• Ziehen Sie in Betracht mit der Zeiterfassungssoftware nicht nur die tatsächlichen Arbeitszeiten (nachträglich) zu erfassen, sondern im Vorfeld bereits die Arbeitszeiten/Dienste mit der Software zu planen.
• Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassungssoftware die Einhaltung der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben manipulationssicher gewährleistet.⁷
• Fragen Sie nach, ob die Zeiterfassungssoftware auch die Verwaltung und Abrechnung von Dienstreisen und Reisezeiten ermöglicht. Durch diesen “Nebenfunktionen” der Zeiterfassungssoftware können Sie alle zeitbezogenen Tätigkeiten zentral erfassen. ⁸
• Prüfen Sie, ob regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten mithilfe einer “Favoritenliste für Tätigkeiten” schnell erfasst werden können. Dies spart viel Zeit bei der Erfassung wiederkehrender Aufgaben.
• Damit Sie einen aktuellen Stand über die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter haben, fragen Sie nach, ob die Urlaubsberechnung nach Alter und Betriebszugehörigkeit erfolgt und der gesetzliche und tarifvertragliche Mindesturlaub ausgewiesen wird.
• Erkundigen Sie sich, ob es die Möglichkeit gibt Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten zu buchen.
• Achten Sie darauf, dass die Zeiterfassungssoftware die Erfassungsarten anbieten, die für Sie wichtig sind, z.B. Echtzeiterfassung per digitaler "Stechuhr" oder per Terminal, Vertrauensarbeitszeit oder Selbsterfassung via Mitarbeiter-Selfservice.
• Fragen Sie nach, ob die Zeiterfassung transparent erfolgt und die Mitarbeiter die Zeiterfassung verfolgen können. Das fördert das Vertrauen und die Akzeptanz für die Zeitwirtschaft.
• Erkundigen Sie sich, ob der Beginn und das Ende, der von Mitarbeitern ausgeführten Tätigkeiten, durch die Software erfasst werden kann. Die zeitliche Erfassung der Tätigkeit kann z.B. durch einen “Start- und Stopbutton”, der vom Mitarbeiter genutzt wird erfolgen. Dadurch können beispielsweise einzelne Projekttätigkeiten zeitlich exakt erfasst werden und die gestoppte Zeit automatisch in die Arbeitszeiterfassung übernommen werden.