Ressourcenplanung

Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung und damit des Projektmanagements. Die Ressourcenplanung soll sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur passenden Zeit am benötigten Ort verfügbar sind. Dabei können verschiedene Arten von Ressourcen (Human Resources, Finanzmittel, Sach- und Anlagenressourcen) berücksichtigt werden, je nach Art des Projekts und den jeweiligen Anforderungen an das einzelne Projekt.

Was beinhaltet Ressourcenplanung?

Am Beginn der Ressourcenplanung steht die Bedarfsanalyse. Die Projektanforderungen müssen gründlich analysiert werden, um festzustellen, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Der Ressourcenplan enthält eine umfassende Aufstellung aller erforderlichen Mittel für das Projekt.

Wenn der Bedarf an Ressourcen ermittelt wurde, werden die Mittel entsprechend den Anforderungen des Projekts zugewiesen. Dies umfasst eine Abschätzung des benötigten Zeitrahmens für jede Projektphase inklusive der Festlegung von Zeitplänen, Meilensteinen und Fristen als auch die entsprechende Zuweisung von Personal, Kosten, benötigtes Material und die Zuweisung weiterer benötigter Sachmittel.

Die Erstellung des Ressourcenplans sollte eine Risikoanalyse einschließen, um mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen. Während des Projektverlaufs werden die Ressourcen überwacht, um sicherzustellen, dass sie effektiv genutzt werden. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin reibungslos verläuft.

Warum ist Ressourcenplanung in einem Projekt wichtig?

• Eine sorgfältige Planung führt in der Regel zu einer optimale Ressourcennutzung.
• Ressourcenengpässe können frühzeitig erkannt werden und daher meist vermieden werden.
• Risiken, die aus Engpässen oder Ausfällen von Ressourcen entstehen können, verringern sich durch die frühzeitige Erkennung.
• Durch eine Planung der gesamten Ressourcen kann in den meisten Fällen eine hohe Termintreue beim Projektabschluss erreicht werden.
• Die Ressourcenplanung ermöglicht eine bessere Kontrolle der Projektkosten.

Was ist Ressourcenplanungssoftware?

Software für die Ressourcenplanung unterstützt Unternehmen bei der effektiven Planung, Zuweisung und Verwaltung ihrer Ressourcen. Der Einsatz einer Software für das Ressourcenmanagement ist bereits für einzelne Projekte von Vorteil. Eine besondere Bedeutung erlangt die Software allerdings dann, wenn sie im Rahmen eines Projektportfoliomanagements bzw. Multiprojektmanagements eingesetzt wird. Sie bietet in der Regel eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die es den Benutzern ermöglichen, alle Arten von Ressourcen (Zeiten, Kosten, Personal etc.) auf verschiedene Weise zu planen, zu überwachen und zu optimieren.

Tipps für die Beurteilung von Software für die Ressourcenplanung

• Prüfen Sie, ob die Software Funktionen für die Zuweisung von Projekten bzw. Aufgaben zu Personen, Sachmitteln und Finanzmitteln umfasst. Diese Zuordnungsfunktionen sind besonders wichtig für eine gut funktionierende Ressourcenplanung.
• Achten Sie bei der Auswahl auf das Kompetenzmanagement der Software! Ist es möglich, Mitarbeiter anhand ihrer spezifischen Fähigkeiten und Verfügbarkeit zu identifizieren
• Bietet die Plattform die Möglichkeit, Mitarbeiterpläne zu erstellen, Profile anzulegen, in denen ihre Fähigkeiten aufgeführt sind. Lässt sich mit der Software eine einfache Fähigkeitssuche ausführen?
• Achten Sie bei der Auswahl einer Software für Ressourcenplanung auf eine leistungsstarke Suchfunktion. Die Suche sollte beispielsweise Merkmale bzw. Filtermöglichkeiten „verfügbar im Februar“ oder „Standort: Hannover“ etc. umfassen.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software zur Ressourcenplanung Visualisierungs- und Berichtsoptionen bietet. Können Sie eine beliebige Anzahl von Ansichten und Leistungsindikatoren (KPIs) für jeden Stakeholder erstellen?
• Prüfen Sie, ob die Software für das Ressourcenmanagement die aktuelle Kapazität, den anstehenden Bedarf und potenzielle Konflikte für dieselben Ressourcen aufzeigen kann. Bei dieser Betrachtung sollten ebenfalls die strategischen Prioritäten berücksichtigt werden können.
• Bietet die Software Funktionalitäten zur Abgabe von Empfehlungen darüber, wie die Ressourcen optimal eingesetzt werden können, damit der größtmögliche Nutzen erreicht wird.
• Achten Sie auf eine Was-wäre-wenn-Szenarioplanung. Dieses Feature kann bei der Beantwortung der Frage behilflich sein, ob Ihr Unternehmen Planänderungen verkraften kann und wie entsprechende Anpassungen an Änderungen aussehen könnten.
• Prüfen Sie, ob die Software für Ressourcenplanung eine zentrale Ansicht bzw. ein zentrales Dashboard zur Prüfung, der Genehmigung und der Planung von Ressourcen bietet.
• Wie einfach ist es, das Ressourcenmanagementsystem zu nutzen und zu erlernen? Fragen Sie den Anbieter nach verfügbaren Tutorials und Schulungsangeboten? Achten Sie darauf, ob der Anbieter einen qualitativ hochwertigen technischen und Anwender-Support bietet.
• Fragen Sie nach, ob die Software einen standardisierten Workflow für Ressourcenanfragen bietet. Können Sie diesen Workflow an Ihre Anforderungen anpassen?