Lohn und Gehalt, Lohnabrechnung

Software zur Lohnabrechnung

Typische Funktionen von Lohn- und Gehaltsoftware

• Abrechnung der Löhne und Gehälter (Entgeltabrechnung) und Erstellung der Entgeltbescheinigungen
• Datenübermittlung elektronischer Steuerdaten an die Finanzämter, beispielsweise Umsatzsteuervoranmeldungen, Anträge auf Dauerfristverlängerung oder die Anmeldung einer Sondervorauszahlung an das Finanzamt mit dem ELSTER Verfahren.¹
• Datenübertragung der Krankenkversicherungs- und Pflegebeiträge an die Gesetzlichen Krankenkassen mit dem ITSG-Verfahren.
• Bereitstellung, Verschlüsselung und Versenden von Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise über das Internet an die Krankenkassen
• Übermittlung verschiedener Daten² zur elektronischen Ermittlung der Lohnsteuerabzugsmerkmale mit dem ELStAM-Verfahren.
• Datenübermittlung an die Gesetzlichen Unfallversicherungen (BG / UV) mit dem DALE-UV-Verfahren.³
• Verwaltung von Personalstammdaten, inklusive Funktionen zur Verwaltung von Mitarbeiterzu und -abgängen
• Erstellung der Lohnscheine in verschiedenen Formaten, z.B. zum automatisch Versand.
• Abrechnung von Teilzeit- oder Mehrfachbeschäftigung und Mini-Jobs
• Sozialkassenzulassung zum beleglosen Meldeverfahren bzw. Datenträgeraustausch mittels GKV- Zertifikat
• Verwaltung, Kontierung und Simulation verschiedener Lohnarten, z.B. (brutto, netto, Statistiklohnarten)
• Erfassung von Stundenlöhnen und Tagessätzen
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs (Lohn- und Gehalt), z.B. Bank-Clearing (DTA/SEPA), Abbuchung, Scheck
• Verwaltung von Urlaubsdaten und Arbeitszeiten mit Kalenderfunktionen, inklusive Berücksichtigung von bundeslandspezifischen Feiertagen
• Unterstützung der digitalen Betriebsprüfung
• Berechtigungsprofil bzw. individuelle Vergabe von Zugriffsrechten⁴
• Unterstützung der Aufgabenverwaltung und Aufgabenverteilung innerhalb von Lohnbüros
• Verwaltung und Vorlagen für Zeugnisse und Abmahnungen, die mit den Daten der Mitarbeiter vorausgefüllt und vollautomatisch durch das System erstellt und versandt werden können.
• Funktionen zur Unterstützung verschiedener Arbeitszeitmodelle und Flexibler-Arbeitszeitregelungen
• Überstundenermittlung und automatische Zuschlagsberechnung, wie z.B. Sonn-/ Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge
• Funktionen zur Berechnung der Betrieblichen Altersversorgung BAV bzw. "Riester-Rente"
• Optionen und Einstellungen zur Berücksichtigung von Pfändungen und Darlehen
• Funktionen für die Ermittlung von Beiträgen an die Zusatzversorgungskassen
• Funktionen für Rückrechungen zum nachträglichen Korrigieren von Lohnabrechnungen
• Reisekostenabrechung für Außendienstmitarbeiter

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Lohn- und Gehaltsoftware

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie nach, welche Plausibilitätsprüfungen bei der Eingabe greifen. Besonders für weniger erfahrene Anwender ist die Kontrolle der Eingaben sinnvoll. Nützlich sind dann auch erklärende Hinweismeldungen zur Lohnbuchhaltung und den Softwarefunktionen.
• Prüfen Sie, ob die Lohnabrechnungs-Software die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllt. Dies ist wichtig für Unternehmen, welche ihre Steuererklärung im Haus durchführen, regelmäßig steuerlich relevante Abrechnungsdaten an die Finanzverwaltung übermitteln und somit auch mit einer Überprüfung Ihrer Buchführung durch die Finanzbehörden rechnen müssen.
• Klären Sie, ob die Software ein GKV- Zertifikat enthält., weil es die Voraussetzung zur Teilnahme am ITSG-Verfahren (s.o.) ist und damit die Software am elektronischen Meldeverfahren der Gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung teilnehmen kann.
• Prüfen Sie, ob die Software eine Funktion für Voll-DEÜV enthält, um mit dieser alle Sozialversicherungs-Meldungen auf einmal versenden zu können. Das ist sinnvoll und zeitsparend für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und komplizierten Abrechungsvorgängen.
• Zweckmäßig kann auch eine Kommentarfunktion für die Lohnabrechnung je Mitarbeiter sein, wenn Sie verschiedene Lohnarten zu berücksichtigen sind. Hier können beispielsweise unterschiedlichste Konditionen kommentiert werden.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software Funktionen zur Einberechnung von Sachbezügen in die monatlich abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge inklusive Option zur Ermittlung steuerlicher Freibeträge enthält. Dies ist beispielsweise für Unternehmen aus dem Hotel- und Gaststättengewerbe besonders wichtig, die ihre Mitarbeiter häufig mit Sachbezügen in Form von Übernachtung und Verpflegung “entlohnen”.
• Fragen Sie nach Mehrplatz- bzw. Mandantenfähigkeit. Mandantenfähig ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandanten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Dies ist wichtig, damit beispielsweise Steuerberater für mehrere Mandanten Buchführungsdaten verwalten können oder aber verschiedene Sachbearbeiter einer Firma nur auf die Daten für ihren jeweiligen Bereich zugreifen können. ⁵
• Prüfen Sie, ob die Software Zeiterfassungsfunktionen, also das Erfassen von Ein- und Ausbuchungen (Kommen, Gehen, Pausen, Dienstgang etc.) per WEB-oder E-Mail-Client, per Handy, Smartphone oder PD am Arbeitsplatzcomputer enthält. Dies ist besonders wichtig für Handelsbetriebe, Dienstleistungsunternehmen und Agenturen, die viel mit Mitarbeitern in Außenstellen, Filialen und Home-Offices arbeiten.
• Klären Sie, ob die Software eine Budgetverwaltung enthält. Dies ist besonders wichtig für leitende Mitarbeiter, welche neben der Verantwortung für die Lohnbuchhaltung auch eine Verantwortung für das Budget des Unternehmens haben.
• Prüfen Sie, ob das Programm eine vollautomatische Abrechnung von Schichtdienstplänen enthält. Dies ist vor allem sinnvoll in sozialen und Gesundheitseinrichtungen wie etwa Krankenhäusern, deren Mitarbeiter oft in Schicht oder Teilzeit arbeiten.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software Branchenlösungen für komplexe Sonderabrechnungen wie z.B. Baulohn enthält, inklusive Saison-Kurzarbeitergeld-Abrechnung, Winterbeschäftigungsumlagen, Überbrückungs- und Urlaubsgeld. Dies ist besonders wichtig für das Bauhauptgewerbe, Dachdecker, Maler und Lackierer, den Gerüst-, Garten- und Landschaftsbau, welche saisonal unterschiedlich arbeiten.
• Klären Sie, ob die Software Optionen für die automatische Generierung aller Meldearten enthält. Dies ist wichtig für Unternehmen mit komplexen Abrechnungsvorgängen, die ihre Steuererklärungen selbst erstellen und Abgabefristen beachten müssen.
• Fragen Sie, ob für die Software alternativ zu der lokalen Installation auch die Möglichkeit zu einer Online-Nutzung⁶ besteht. Dies ist etwa sinnvoll für Steuerberater, die viel vor Ort bei einzelnen Kunden arbeiten.
• Klären Sie, ob die Software eine integrierte Finanzbuchhaltung oder eine Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltung enthält, inklusive der automatischen Verbuchung der Lohnabrechnung sowie aller Buchungsarten. Dies ist vor allem sinnvoll für größere Unternehmen, welche Ihre gesamte Buchhaltung intern durchführen und einzelne Daten nicht manuell in die FIBU eingeben möchten.
• Fragen Sie, ob die Software Funktionen für Personaleinsatzpläne enthält, mit Dienst- und Schichtplänen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die den Einsatz von Mitarbeitern täglich bzw. kurzfristig neu planen müssen, wie etwa Handwerksbetriebe.
• Prüfen Sie, ob Sie mit der Software Mitarbeiter einzelnen Bereichen und Kostenstellen zuordnen können. Dies ist wichtig für die korrekte Abrechnung von beispielsweise Handelsunternehmen, die häufig wechselnde Mitarbeiter einsetzen.
• Erkundigen Sie sich, ob das Programm eine Funktion für die umfassende Analyse von Einsatz- und Urlaubszeiten sowie Fehltagen der Mitarbeiter für die Überarbeitung von Personaleinsatzplänen enthält. Das ist vor allem wichtig für Betriebe, die den Einsatz von Mitarbeitern kurzfristig planen müssen, wie etwa Handwerksbetriebe.
• Erfragen Sie, ob ein Assistent zur Berechnung der gängigen Formen betrieblicher Altersvorsorge vorhanden ist.
• Prüfen Sie, ob die Software Optionen für automatisierte wöchentliche Updates der Krankenkassen-Beitragssatzdatei enthält, um diese Tätigkeit zu automatisieren und manuelle Korrekturarbeiten zu verringern.
• Vergewissern Sie sich, ob die Dateneingabe für Masseneingaben automatisiert werden kann. Das kann durch Makros⁷ oder durch Importschnittstellen⁸ realisiert sein und ist zweckmäßig für Betriebe mit vielen Lohnempfängern oder Angestellten mit Gleitzeit.