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Archivierung, DMS

Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Archivierungssoftware
Kriterien für Archivierungssoftware
Archivierungssoftware, Dokumentenmanagementsysteme

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Archivierung


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Basis DMS-Funktionen:

  • Verwaltung, Archivierung bzw. Speicherung und Erschließung digitaler Dokumente mit dem Ziel diese Informationen möglichst automatisiert wiederzufinden1
  • Eingabe der Dokumente2
  • Kommunikation im Rahmen eines Workflow-Management an den Dokumenten
  • Gemeinsames Arbeiten an der Erstellung der Dokumente3
  • Templatebasierte Dokumentenerstellung mit Word bzw. Office Integration
  • Templateverwaltung und Änderung
  • Verschlagwortung, Kategorisierung und Indizierung von Dokumenten
  • Verwaltung von Ablagestrukturen
  • Suchstrategien, Navigation über Strukturbäume
  • Check In, Check Out4
  • Versionierung der Dokumente
  • Benachrichtigungs- und Abonnement Funktionen für Personen und Gruppen
  • Mail Notifikationen bei Statusänderungen bzw. Verteilung, Alerts
  • Unterstützung und Verarbeitung von Mailing Listen
  • Favoritenmanagement
  • Dokumentanzeige im Originalformat oder automatische PDF Konvertierung
  • Thumbnails5
  • Mail Integration auch zur Archivierung der E-Mails und Anhängen
  • Verlinkung zu externen Informationssystemen (z. B. ERP, CRM etc.) für automatische Dokumentenupdates
  • Import verschiedener Dokumenten- und Dateiformate
  • Verschlüsselung von vertraulichen Dokumenten
  • Mehrfachverweise zum selben Dokument
  • Anzeige (viewer) verschiedener Formate (z. B. im 150 - 500 Dateiformate)
  • Publizitätsfunktionen, Webfunktionen
  • Webbasierter Zugriff ohne Desktop-Installation

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Archivierungsfunktionen:

  • Archivierung von Dokumenten aus der verschiedenen Anwendungen heraus
  • Direkte Recherche im Archiv über Fremdanwendungen
  • Archivierung von Papierbelegen mittels Scanner
  • Archivierung elektronisch erstellter Dokumente (z. B. MS-Word, MS-Excel, OpenOffice.org Writer, OpenOffice.org Calc, PDF, JPG, CAD etc.
  • Zur Optimierung der Archivierungsvorgänge werden bereits erfasste Indexdaten aus externen Anwendungen übernommen
  • Steuerung der Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente
  • Von externen Anwendungen bereitgestellte Stammdaten können zur schnelleren Indexierung genutzt werden
  • Archivierung ein-/ausgehender E-Mails
  • Datenübertragung auf ein ansprechbares optisches Medium, Medienkontrolle und Verwaltung für die korrekte Archivierung der Dokumente
  • Recherchierte Dokumente (oder einzelne Seiten daraus) können als Anhang einer E-Mail versandt werden
  • Rechtssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien
  • Anbringen von Anmerkungen am Dokument in der Recherche oder bei der Archivierung
  • Aktualisierung, Ergänzung und das Löschen von Indexdaten
  • Aufruf von externen Anwendungen wie z. B. ERP aus der Trefferliste
  • Verschlüsselungsoptionen

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Suchfunktionen:

  • Ähnlichkeitssuche: z.B. "Schmidt" suchen und auch "Schmitt" finden
  • Wildcardsuche: z.B: "dokument*" sucht alle Worte, die mit "dokument" beginnen
  • Volltextsuche: Suche innerhalb der Textinhalte von Dokumenten
  • Attributsuche, Metadatensuche: Suche nach Attributen, Meta-Informationen der Objekte (kombinierbar mit der Volltextsuche)
  • Numerische Suche: Suche von Zahlen
  • Bereichsuche: von - bis, für Zahlenwerte aber auch für Datumsangaben
  • Suche im Ablageort: Beschränkung auf diverse Ablageorte
  • Kombination: Alle oben aufgeführten Suchen sind miteinander kombinierbar
  • Textfilter: Textfilter für den Volltextindex von Drittherstellern sind integrierbar
  • Sofort: ein Dokument ist kurz nach dem Anlegen oder Ändern auffindbar

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Archivierungs- und DMS-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Denken Sie auch an Formatunterstützung für möglichst viele existierende Formate bzw. Anwendungen. Hier einige Beispiele dazu:

    • Bilder (gif, bmp, jpeg, tif etc.)
    • Office Dokumente (doc, ppt, xls etc.)
    • E-Mails
    • CAD-Zeichnungen
    • Video Clips
    • Audiodateien (z. B. wav)
    • Electronic Data Interchange (EDI)
    • Computer Output to Laser Disk (COLD)
    • Internet Dokumente (XML, HTML, DHTML)
  • Fragen Sie, ob neben unformatierten Daten auch Inhalte von Datenbanken archiviert werden können.6
  • Prüfen Sie die integrierten Möglichkeiten oder Unterstützung der Datensicherung.
  • Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
  • Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
  • Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.7

1 vgl. auch C. J. van RIJSBERGEN B.Sc., Dip. NAAC, Ph.D., M.B.C.S., F.I.E.E., C.Eng., F.R.S.E., INFORMATION RETRIEVAL, aufgerufen am 05.09.2017
vgl. auch Andreas Henrich, Information Retrieval 1 - Grundlagen, Modelle und Anwendungen, aufgerufen am 05.09.2017
2 z.B. Document Imaging, Scannen
3 z.B. Bearbeitung und Freigabe von Rechten und Workflows für verschiedene Dokumente und Dokumentetypen
4 Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
5 Daumennagel große Vorschaubilder
6 Lt. SAP sind ca. 85% der Dokumente in Unternehmen unstrukturiert und nur ca. 15% strukturiert. Vgl. hierzu Prof. Dr. W. Riggert, FH Flensburg, Dokumentenmanagement, Seite 12, aufgerufen am 05.09.2017
7 vgl. auch poststelle@datenschutz.hessen.de, Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen, Seite 29ff, aufgerufen am 05.09.2017

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