Archivierung, DMS

Archivierungssoftware, Dokumentenmanagementsysteme

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Basis DMS-Funktionen:

• Verwaltung, Archivierung bzw. Speicherung und Erschließung digitaler Dokumente mit dem Ziel diese Informationen möglichst automatisiert wiederzufinden¹
• Eingabe der Dokumente²
• Kommunikation im Rahmen eines Workflow-Management an den Dokumenten
• Gemeinsames Arbeiten an der Erstellung der Dokumente³
• Templatebasierte Dokumentenerstellung mit Word bzw. Office Integration
• Templateverwaltung und Änderung
• Verschlagwortung, Kategorisierung und Indizierung von Dokumenten
• Verwaltung von Ablagestrukturen
• Suchstrategien, Navigation über Strukturbäume
• Check In, Check Out⁴
• Versionierung der Dokumente
• Benachrichtigungs- und Abonnement Funktionen für Personen und Gruppen
• E-Mail Notifikationen bei Statusänderungen bzw. Verteilung, Alerts
• Unterstützung und Verarbeitung von Mailing-Listen
• Favoritenmanagement
• Dokumentanzeige im Originalformat oder automatische PDF Konvertierung
• Thumbnails⁵
• E-Mail-Integration auch zur Archivierung der E-Mails und Anhängen
• Verlinkung zu externen Informationssystemen (z. B. ERP, CRM etc.) für automatische Dokumentenupdates
• Import verschiedener Dokumenten- und Dateiformate
• Verschlüsselung von vertraulichen Dokumenten
• Mehrfachverweise zum selben Dokument
• Anzeige (viewer) verschiedener Formate (z. B. im 150 - 500 Dateiformate)
• Publizitätsfunktionen, Webfunktionen

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Archivierungsfunktionen:

• Archivierung von Dokumenten aus der verschiedenen Anwendungen heraus
• Direkte Recherche im Archiv über Fremdanwendungen
• Archivierung von Papierbelegen mittels Scanner
• Zur Optimierung der Archivierungsvorgänge werden bereits erfasste Indexdaten aus externen Anwendungen übernommen
• Steuerung der Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente
• Von externen Anwendungen bereitgestellte Stammdaten können zur schnelleren Indexierung genutzt werden
• Archivierung ein-/ausgehender E-Mails
• Datenübertragung auf ein ansprechbares optisches Medium, Medienkontrolle und Verwaltung für die korrekte Archivierung der Dokumente
• Recherchierte Dokumente (oder einzelne Seiten daraus) können als Anhang einer E-Mail versandt werden
• Rechtssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien
• Anbringen von Anmerkungen am Dokument in der Recherche oder bei der Archivierung
• Aktualisierung, Ergänzung und das Löschen von Indexdaten
• Verschlüsselungsoptionen

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Suchfunktionen:

• Ähnlichkeitssuche: z.B. "Schmidt" suchen und auch "Schmitt" finden
• Wildcardsuche: z.B: "dokument*" sucht alle Worte, die mit "dokument" beginnen
• Volltextsuche: Suche innerhalb der Textinhalte von Dokumenten
• Attributsuche, Metadatensuche: Suche nach Attributen, Meta-Informationen der Objekte (kombinierbar mit der Volltextsuche)
• Numerische Suche: Suche von Zahlen
• Bereichsuche: von - bis, für Zahlenwerte aber auch für Datumsangaben
• Suche im Ablageort: Beschränkung auf diverse Ablageorte
• Kombination: Alle oben aufgeführten Suchen sind miteinander kombinierbar
• Textfilter: Textfilter für den Volltextindex von Drittherstellern sind integrierbar
• Sofort: ein Dokument ist kurz nach dem Anlegen oder Ändern auffindbar

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Archivierungs- und DMS-Software

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Denken Sie auch an Formatunterstützung für möglichst viele existierende Formate bzw. Anwendungen. Hier einige Beispiele dazu:
  • Bilder (gif, bmp, jpeg, tif etc.)
  • Office Dokumente (doc, ppt, xls etc.)
  • E-Mails
  • CAD-Zeichnungen
  • Video Clips
  • Audiodateien (z. B. wav)
  • Electronic Data Interchange (EDI)
  • Computer Output to Laser Disk (COLD)
  • Internet Dokumente (XML, HTML, DHTML)
• Fragen Sie, ob neben unformatierten Daten auch Inhalte von Datenbanken archiviert werden können.⁶
• Prüfen Sie die integrierten Möglichkeiten oder Unterstützung der Datensicherung.
• Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
• Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
• Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.
• Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.⁷