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Tipps zur Auswahl von Archivierungssoftware


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Archivierungssoftware

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Archivierung


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Basis DMS-Funktionen:


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Archivierungsfunktionen:


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Suchfunktionen:


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Archivierungs- und DMS-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Denken Sie auch an Formatunterstützung für möglichst viele existierende Formate bzw. Anwendungen. Hier einige Beispiele dazu:

    • Bilder (gif, bmp, jpeg, tif etc.)
    • Office Dokumente (doc, ppt, xls etc.)
    • E-Mails
    • CAD-Zeichnungen
    • Video Clips
    • Audiodateien (z. B. wav)
    • Electronic Data Interchange (EDI)
    • Computer Output to Laser Disk (COLD)
    • Internet Dokumente (XML, HTML, DHTML)
  • Fragen Sie, ob neben unformatierten Daten auch Inhalte von Datenbanken archiviert werden können.6
  • Prüfen Sie die integrierten Möglichkeiten oder Unterstützung der Datensicherung.
  • Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
  • Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
  • Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.
1 vgl. auch C. J. van RIJSBERGEN B.Sc., Dip. NAAC, Ph.D., M.B.C.S., F.I.E.E., C.Eng., F.R.S.E., INFORMATION RETRIEVAL, aufgerufen am 05.09.2017
vgl. auch Andreas Henrich, Information Retrieval 1 - Grundlagen, Modelle und Anwendungen, aufgerufen am 05.09.2017
2 z.B. Document Imaging, Scannen
3 z.B. Bearbeitung und Freigabe von Rechten und Workflows für verschiedene Dokumente und Dokumentetypen
4 Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
5 Daumennagel große Vorschaubilder
6 Lt. SAP sind ca. 85% der Dokumente in Unternehmen unstrukturiert und nur ca. 15% strukturiert. Vgl. hierzu Prof. Dr. W. Riggert, FH Flensburg, Dokumentenmanagement, Seite 12, aufgerufen am 05.09.2017
Software zum Thema Archivierung:
N5-Solutions - Dokumente
Dokumentenmanagement (DMS)
AKTEFIX® digital
Archivierung