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Archivierung, DMS


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Archivierungssoftware

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Archivierung


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Basis DMS-Funktionen:

  • Verwaltung, Archivierung bzw. Speicherung und Erschließung digitaler Dokumente mit dem Ziel diese Informationen möglichst automatisiert wiederzufinden1
  • Eingabe der Dokumente2
  • Kommunikation im Rahmen eines Workflow-Management an den Dokumenten
  • Gemeinsames Arbeiten an der Erstellung der Dokumente3
  • Templatebasierte Dokumentenerstellung mit Word bzw. Office Integration
  • Templateverwaltung und Änderung
  • Verschlagwortung, Kategorisierung und Indizierung von Dokumenten
  • Verwaltung von Ablagestrukturen
  • Suchstrategien, Navigation über Strukturbäume
  • Check In, Check Out4
  • Versionierung der Dokumente
  • Benachrichtigungs- und Abonnement Funktionen für Personen und Gruppen
  • E-Mail Notifikationen bei Statusänderungen bzw. Verteilung, Alerts
  • Unterstützung und Verarbeitung von Mailing-Listen
  • Favoritenmanagement
  • Dokumentanzeige im Originalformat oder automatische PDF Konvertierung
  • Thumbnails5
  • E-Mail-Integration auch zur Archivierung der E-Mails und Anhängen
  • Verlinkung zu externen Informationssystemen (z. B. ERP, CRM etc.) für automatische Dokumentenupdates
  • Import verschiedener Dokumenten- und Dateiformate
  • Verschlüsselung von vertraulichen Dokumenten
  • Mehrfachverweise zum selben Dokument
  • Anzeige (viewer) verschiedener Formate (z. B. im 150 - 500 Dateiformate)
  • Publizitätsfunktionen, Webfunktionen

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Archivierungsfunktionen:

  • Archivierung von Dokumenten aus der verschiedenen Anwendungen heraus
  • Direkte Recherche im Archiv über Fremdanwendungen
  • Archivierung von Papierbelegen mittels Scanner
  • Zur Optimierung der Archivierungsvorgänge werden bereits erfasste Indexdaten aus externen Anwendungen übernommen
  • Steuerung der Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente
  • Von externen Anwendungen bereitgestellte Stammdaten können zur schnelleren Indexierung genutzt werden
  • Archivierung ein-/ausgehender E-Mails
  • Datenübertragung auf ein ansprechbares optisches Medium, Medienkontrolle und Verwaltung für die korrekte Archivierung der Dokumente
  • Recherchierte Dokumente (oder einzelne Seiten daraus) können als Anhang einer E-Mail versandt werden
  • Rechtssichere Archivierung nach gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien
  • Anbringen von Anmerkungen am Dokument in der Recherche oder bei der Archivierung
  • Aktualisierung, Ergänzung und das Löschen von Indexdaten
  • Verschlüsselungsoptionen

Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Suchfunktionen:

  • Ähnlichkeitssuche: z.B. "Schmidt" suchen und auch "Schmitt" finden
  • Wildcardsuche: z.B: "dokument*" sucht alle Worte, die mit "dokument" beginnen
  • Volltextsuche: Suche innerhalb der Textinhalte von Dokumenten
  • Attributsuche, Metadatensuche: Suche nach Attributen, Meta-Informationen der Objekte (kombinierbar mit der Volltextsuche)
  • Numerische Suche: Suche von Zahlen
  • Bereichsuche: von - bis, für Zahlenwerte aber auch für Datumsangaben
  • Suche im Ablageort: Beschränkung auf diverse Ablageorte
  • Kombination: Alle oben aufgeführten Suchen sind miteinander kombinierbar
  • Textfilter: Textfilter für den Volltextindex von Drittherstellern sind integrierbar
  • Sofort: ein Dokument ist kurz nach dem Anlegen oder Ändern auffindbar

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Archivierungs- und DMS-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Denken Sie auch an Formatunterstützung für möglichst viele existierende Formate bzw. Anwendungen. Hier einige Beispiele dazu:

    • Bilder (gif, bmp, jpeg, tif etc.)
    • Office Dokumente (doc, ppt, xls etc.)
    • E-Mails
    • CAD-Zeichnungen
    • Video Clips
    • Audiodateien (z. B. wav)
    • Electronic Data Interchange (EDI)
    • Computer Output to Laser Disk (COLD)
    • Internet Dokumente (XML, HTML, DHTML)
  • Fragen Sie, ob neben unformatierten Daten auch Inhalte von Datenbanken archiviert werden können.6
  • Prüfen Sie die integrierten Möglichkeiten oder Unterstützung der Datensicherung.
  • Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
  • Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
  • Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.7
1 vgl. auch C. J. van RIJSBERGEN B.Sc., Dip. NAAC, Ph.D., M.B.C.S., F.I.E.E., C.Eng., F.R.S.E., INFORMATION RETRIEVAL, aufgerufen am 05.09.2017
vgl. auch Andreas Henrich, Information Retrieval 1 - Grundlagen, Modelle und Anwendungen, aufgerufen am 05.09.2017
2 z.B. Document Imaging, Scannen
3 z.B. Bearbeitung und Freigabe von Rechten und Workflows für verschiedene Dokumente und Dokumentetypen
4 Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
5 Daumennagel große Vorschaubilder
6 Lt. SAP sind ca. 85% der Dokumente in Unternehmen unstrukturiert und nur ca. 15% strukturiert. Vgl. hierzu Prof. Dr. W. Riggert, FH Flensburg, Dokumentenmanagement, Seite 12, aufgerufen am 05.09.2017
7 vgl. auch poststelle@datenschutz.hessen.de, Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen, Seite 29ff, aufgerufen am 05.09.2017
Abkürzungen:
PDF: Portable Document Format
ERP: Enterprise Resource Planning
CRM: Customer Relationship Management
bmp: Bitmap-Grafik
tif: TIFF-Dateien
doc: Document
ppt: Microsoft Powerpoint-Dateien (Präsentation)
xls: MS Excel (Tabellen)
wav: Wav-Dateien (hauptsächlich PCM-Format, aber auch komprimierte Ton-Dateien)
EDI: Electronic Document Interchange
XML: Extended Markup Language
HTML: Hypertext Markup Language
DHTML: Dynamic Hypertext Markup Language
vgl.: vergleiche
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
ca.: circa
Dr.: Doktor
FH: Fach Hochschule
Software zum Thema Archivierung:
N5-DoQM Solution
Dokumentenmanagement (DMS)
Doxis Intelligent Content Automation
Enterprise-Content-Management (ECM)