Software-Tipps

Büroorganisation


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Büroorganisationssoftware

Büroorganisation / Office Management

Büroorganisation
Büroorganisation

In den Bereich der Büroorganisation bzw. des Office Managements gehören vom Empfang über das Sekretariat bis hin zur Buchhaltung alle Aufgaben, die in einem Büro anfallen können. Hierzu zählen Telefonie, Beschaffung von Büromaterialien, Archivierung, Rechnungsbearbeitung ebenso wie das Vorbereiten von Besprechungen usw.. Zur Unterstützung dieser Tätigkeiten kommt Büro Software zum Einsatz, die ein weitgehend papierloses Büro ermöglichen soll.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Büroorganisation


Typische Funktionen für Software zur Unterstützung der Büroorganisation

  • Kundenverwaltung bzw. Adressverwaltung mit Ansprechpartnern, Anschriften, Kontaktdaten
  • Textbearbeitung: Briefe, Anschreiben
  • Formatunterstützung z.B. für BMP-, JPEG-, PNG-Grafiken
  • Tabellen etc. können in Briefe eingefügt werden
  • Textvorlagenverwaltung
  • Druckvorlagen, Textbausteine, Layoutvorlagen
  • Briefpapier-Funktionen1
  • Etikettendruck, Labeldruck2
  • Kalenderfunktionen
  • Wiedervorlagen
  • Serientermine3
  • E-Mail-Funktionen, Datenabgleich mit z. B. MS Outlook, Lotus Notes
  • Dokumentenverwaltung
  • Vorgangsverwaltung für z. B. Angebote, Rechnungen, Gutschriften usw.
  • Vorabdrucke, Versionsverwaltung
  • Personalverwaltung bzw. Kontaktdatenverwaltung von Personal
  • Netzwerkfunktionen

Typische Funktionen im Fall einer integrierten Finanzbuchhaltung und Kassenbuch

  • Rechnungserstellung
  • Gutschriftenerstellung
  • Ausdruck und Export von Proformarechnungen und -gutschriften
  • Zahlungserfassung bzw. -verwaltung
  • Mahnwesen,Sammelmahnungsfunktion und frei konfigurierbaren Mahnstufen
  • Offene Posten Liste für Rechnungen und Gutschriften, Offene Posten Verwaltung
  • Kundenkonto-Übersicht
  • Umsatzsteuermeldungen an das Finanzamt (Elsterverfahren)
  • Auswertungen, Zugriff auf alle Datenbestände mit selbst konfigurierbarem Filter
  • Schnittstellen zur Übergabe der Daten an den Steuerberater

Soll eine Warenverwaltung integriert werden, dann sind beispielsweise diese Funktionen typisch

  • Artikel- bzw. Produktverwaltung, Ein- und Ausgang
  • Preise mit Mengenstaffelung
  • Produktbilder
  • Unterschiedliche Preislisten
  • Händlerübersicht
  • Lagerzugriff, Lagerverwaltung
  • Inventur

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Büroorganisationssoftware

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Für die Büroorganisation werden oft verschiedene Softwareprodukte eingesetzt.4 Achten Sie auf die Integration bzw. Zusammenarbeit der verschiedenen Produkte.
  • Vielfach ist Software zur Büroorganisation ein erweitertes Textverarbeitungs- und Verwaltungsprogramm, das mit anderen Software-Anwendungs-Modulen unterschiedlicher Fach-Abteilungen gekoppelt bzw. integriert wird. Der täglichen Schriftverkehr, wie das Verfassen von Briefen, Aktennotizen, Gutachten, Mitteilungen etc., sollte mit den vorhandenen Korrespondenz-Funktionen der jeweiligen Software abgedeckt sein sowie möglichst schnell und effizient erledigt werden können. Hinzu kommen E-Mail Funktionen sowie interne Korrespondenzoptionen wie z. B. Chat und Instant Messaging5 . Lassen Sie sich das effiziente Arbeiten mit der jeweiligen Anwendung demonstrieren. Achten Sie dabei auf möglichst wenige, jedoch vollständige Arbeitsschritte, die insbesondere die tägliche Büro/Unternehmens-Korrespondenz erleichtern.
  • Prüfen Sie, ob man aus den verschiedenen Anwendungen heraus einfach per Klick ein E-Mail6 oder eine Message senden kann.
  • Erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten der Administration. Gibt es z.B. eine Benutzerverwaltung, integrierte Datensicherungs- und Datenwiederherstellungsfunktionen7 , Nummernkreisverwaltung (freie Gestaltung von Nummernkreisen), Integrierte Fernwartung, Onlineupdates und Schnittstellen zu Unternehmenssoftware wie Datenbanken, ERP- und CRM Systemen.
  • Stellen Sie ggf. sicher, dass Produktangebote über Schnittstellen in Online-Portale (z.B. eBay, Amazon) übertragen werden können.
  • Achten Sie darauf, dass die Adressverwaltung bestehenden Daten aus dem E-Mail-Client (z.B. Outlook) importieren kann.
  • Klären Sie ob eine nahtlose Anbindung der Adressverwaltung an die Textverarbeitung (z.B. MS-Office oder Open Office) und Fakturierung möglich ist.
  • Ebenfalls sollten Sie prüfen ob für die Adressverwaltung eine Serienbrief- und Serienmail-Assistent zur Verfügung steht.
  • Beachten Sie auch, dass eine Software zur Rechnungserstellung die gesetzlichen Vorgaben8 erfüllt. Die Rechnung sollte alle nötigen Pflichtfelder wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsdatum usw. enthalten. Achten Sie auf fortlaufende Rechnungsnummern.
  • Prüfen Sie, ob die Software problemlos auch von mehreren Benutzern bzw. Arbeitsplätzen bedient werden kann.
  • Klären Sie ob es eine Textbausteinverwaltung gibt, falls Sie viele Texte bzw. Briefe schreiben und Standardabschnitte einfügen möchten.
  • Prüfen Sie, ob die Rechnungserstellungssoftware automatisiert verschiedene Mehrwertsteuersätze für verschiedene Warengruppen bzw. Liefergebiete berechnet.
  • Die Druckvorlagen sollten einfach und individuell nach Ihren Vorgaben angepasst werden können z.B.: die Einbindung Ihres eigenen Firmenlogos in die Rechnung.
  • Beachten Sie, dass man Rechnungen in einem geschützten Format auch elektronisch (z.B. per E-Mail) versenden kann.
  • Prüfen Sie ob Rechnungsnummern fortlaufend auch in dem benötigten Format generiert werden können. 9
  • Im Rechnungsprogramm sollten Sie jedem Artikel ggf. auch einen EAN-Code10 zuordnen können.
  • Fragen Sie nach, welche Möglichkeiten bzw. Schnittstellen zur Übergabe der Daten an den Steuerberater angeboten werden.
  • Stellen Sie sicher, dass Möglichkeiten für das Online-Banking integriert sind. Besonders das Einlesen der Bankbewegungen in die Buchführung ist zweckmäßig.

1 Zuordnung verschiedener Briefformate auf ein Dokument, um z.B. das Firmenlogo etc. automatisch mit zu drucken oder Bedrucken von Vor- und Rückseite
2 z.B. Drucken von Ordnerrücken, Adressaufklebern,
3 Verwaltung zyklischer Termine z.B. Meeting alle 2 Wochen
4 Neben den sog. Office-Paketen, wie z.B. Microsoft Office oder OpenOffice spricht man auch heute noch von Integrierten Softwarepaketen. In vielen Büros werden neben den klassischen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank und E-Mail heute auch Anwendungen wie z.B. CRM, Messenger, Dokumentenmanagement, Buchführung, Personalverwaltung etc. eingesetzt
5 Nachrichtensofortversand
6 evtl. schon Vorlagetexten
7 Alternativ kann die Datensicherung und Wiederherstellung auch mit externen Mitteln durchgeführt werden, was die Anwendung auch unterstützten sollte. Beispielsweise ist es zweckmäßig, wenn alle Daten in einem gemeinsamen Verzeichnis liegen wird und unkompliziert auch auf externe Medien gesichert bzw. wiederhergestellt werden können.
8 vgl. Diensteanbieter im Sinne des TMG: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der Justiz, Pflichtangaben in Rechnungen, aufgerufen am 05.09.2017
9 z.B. 2014/4711, DE-4711, 2014-02/4711, … wichtig ist, dass die Nummer keinen Fall doppelt vergeben werden kann und möglichst ohne Lücken sind bzw. Lücken dokumentiert und im Falle einer Betriebsprüfung begründet werden können.
10 vgl. Verbraucherzentrale Südtirol (VZS) Der EAN-Strichcode, aufgerufen am 05.09.2017