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10.2.3.5.

Büroorganisation


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Büroorganisationssoftware

Büroorganisation / Office Management

Büroorganisation
Büroorganisation

In den Bereich der Büroorganisation bzw. des Office Managements gehören vom Empfang über das Sekretariat bis hin zur Buchhaltung alle Aufgaben, die in einem Büro anfallen können. Hierzu zählen Telefonie, Beschaffung von Büromaterialien, Archivierung, Rechnungsbearbeitung ebenso wie das Vorbereiten von Besprechungen usw.. Zur Unterstützung dieser Tätigkeiten kommt Büro Software zum Einsatz, die ein weitgehend papierloses Büro ermöglichen soll.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Büroorganisation


Typische Funktionen für Software zur Unterstützung der Büroorganisation


Typische Funktionen im Fall einer integrierten Finanzbuchhaltung und Kassenbuch


Soll eine Warenverwaltung integriert werden, dann sind beispielsweise diese Funktionen typisch


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Büroorganisationssoftware


1 Zuordnung verschiedener Briefformate auf ein Dokument, um z.B. das Firmenlogo etc. automatisch mit zu drucken oder Bedrucken von Vor- und Rückseite
2 z.B. Drucken von Ordnerrücken, Adressaufklebern,
3 Verwaltung zyklischer Termine z.B. Meeting alle 2 Wochen
4 Neben den sog. Office-Paketen, wie z.B. Microsoft Office oder OpenOffice spricht man auch heute noch von Integrierten Softwarepaketen. In vielen Büros werden neben den klassischen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank und E-Mail heute auch Anwendungen wie z.B. CRM, Messenger, Dokumentenmanagement, Buchführung, Personalverwaltung etc. eingesetzt
5 Nachrichtensofortversand
6 evtl. schon Vorlagetexten
7 Alternativ kann die Datensicherung und Wiederherstellung auch mit externen Mitteln durchgeführt werden, was die Anwendung auch unterstützten sollte. Beispielsweise ist es zweckmäßig, wenn alle Daten in einem gemeinsamen Verzeichnis liegen wird und unkompliziert auch auf externe Medien gesichert bzw. wiederhergestellt werden können.
8 vgl. Diensteanbieter im Sinne des TMG: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der Justiz, Pflichtangaben in Rechnungen, aufgerufen am 05.09.2017
9 z.B. 2014/4711, DE-4711, 2014-02/4711, … wichtig ist, dass die Nummer keinen Fall doppelt vergeben werden kann und möglichst ohne Lücken sind bzw. Lücken dokumentiert und im Falle einer Betriebsprüfung begründet werden können.
10 vgl. Verbraucherzentrale Südtirol (VZS) Der EAN-Strichcode, aufgerufen am 05.09.2017
10.2.3.4. Auftragsverwaltung, Auftragsbearbeitung10.2.3. Verwaltung10.2.3.6. Controlling