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Tipps zur Auswahl von Büroorganisationssoftware


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Büroorganisationssoftware

Was ist Büroorganisation?

Büroorganisation ist die strukturierte und systematische Gestaltung aller Arbeitsabläufe, Ressourcen und Informationsflüsse im Büro. Ziel der Büroorganisation ist es, die Effizienz, Ordnung und Transparenz im Arbeitsalltag zu erhöhen sowie Fehlerquellen zu verringern. Eine professionelle Büroorganisation bildet die Grundlage für reibungslose Prozesse, eine bessere Zusammenarbeit und den langfristigen Unternehmenserfolg.

Kernbereiche der Büroorganisation

Arbeitsplatzgestaltung

  • Büroflächen- und Arbeitsplatzgestaltung
    Optimale Nutzung der Büroflächen und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung zur Förderung von Gesundheit und Produktivität.
  • Dokumentenmanagement (physisch & digital)
    Strukturierte Erfassung, Ablage, Archivierung und schnelle Recherche aller relevanten Unterlagen.
  • Kommunikation & Zusammenarbeit im Team
    Effiziente interne Abstimmung und transparente Informationsweitergabe.
  • Termin-, Aufgaben- und Zeitmanagement
    Strukturierung von Terminen, Aufgabenlisten und Deadlines für optimierte Arbeitsprozesse.
  • Ressourcenplanung
    Planung und Verwaltung von Materialien, Arbeitsmitteln und Raumnutzung.
  • Ablage & Archivierung
    Revisionssichere Ablage von Dokumenten, Daten und E-Mails gemäß gesetzlicher Vorgaben.
  • Digitale Tools zur Aufgaben- und Arbeitsorganisation
    Einsatz von Softwarelösungen zur Automatisierung und Optimierung der täglichen Organisation.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Büroorganisation

Was ist Bürosoftware?

Bürosoftware ist ein übergeordneter Sammelbegriff für Softwarelösungen, die im Büroalltag eingesetzt werden. Darunter fallen zahlreiche Anwendungen, die die täglichen Aufgaben im Büro unterstützen und die individuelle Produktivität sowie die allgemeine administrative Arbeit steigern.

Typische Bestandteile von Bürosoftware sind:
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Präsentationssoftware
  • E-Mail-Programme
  • Termin- und Aufgabenverwaltung
  • Projektmanagement-Tools
  • Datenbankanwendungen

Diese Anwendungen dienen der Unterstützung klassischer administrativer, organisatorischer und kommunikativer Tätigkeiten und sind häufig in sogenannten Office-Suiten zusammengefasst.

Im Gegensatz dazu bezeichnet der Begriff Software zur Büroorganisation eine spezifische Ausprägung von Bürosoftware mit starkem Fokus auf die Optimierung von Arbeitsprozessen, Teamarbeit und Workflows. Während die Grenzen zwischen beiden Kategorien fließend sind, empfiehlt sich für Unternehmen, die Prozesse gezielt steuern, Informationen verwalten und Aufgaben systematisch organisieren möchten, der Einsatz spezialisierter Büroorganisationssoftware.

Unterschied Bürosoftware und Büroorganisationssoftware

Bürosoftware (Office-Paket) Beschreibung
Textverarbeitung, Tabellen, Präsentationen DMS, Aufgabenverwaltung, Workflow-Management
Unterstützt Einzelarbeit Fördert Teamprozesse
Fokus: klassische Office-Tätigkeiten Fokus: Prozessoptimierung & Automatisierung

Wichtige Softwaretypen für die Büroorganisation

Für die digitale Büroorganisation existieren zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen, die sich grob in folgende Kategorien einteilen lassen:

Kategorie Typische Funktionen
Dokumentenmanagement (DMS) Verwaltung, Archivierung und revisionssichere Suche von Dokumenten
Aufgaben- & Projektmanagement Aufgabenboards, Fristen, Statusverwaltung, Projekt-Controlling
Kommunikations- & Kollaborationstools Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe, Teamkanäle
Kalender- & Terminplanung Verwaltung von Terminen, Erinnerungen, Kalendersync
Notiz- & Organisationstools Strukturierung von Ideen, Besprechungsnotizen, Wissensmanagement
Zeiterfassung & Ressourcenmanagement Arbeits- & Projektzeiterfassung, Urlaubsplanung, Raumverwaltung
Cloud-Speicherdienste & Dateimanagement Dateiaustausch, versionierte Speicherung, mobiler Zugriff
All-in-One Bürosoftware Bündelung mehrerer Funktionen, u. a. Kontakt-, Aufgaben-, Rechnungs- und Projektmanagement

Die passende Büroorganisationssoftware bildet das Fundament für effiziente, transparente und zukunftsfähige Arbeitsstrukturen im Unternehmen. Sie reduziert Verwaltungsaufwand, steigert die Produktivität und sorgt für eine optimale interne Organisation.

Vorteile durch die Nutzung von Software zur Büroorganisation

  • Intelligente Vernetzung und Automatisierung
    Zentrale Datenhaltung, automatisierte Prozesse und Schnittstellen steigern die Effizienz und reduzieren Fehler.
  • Teamübergreifende Zusammenarbeit
    Moderne Tools ermöglichen ortsunabhängige Kommunikation, fördern den Wissenstransfer und erleichtern die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
  • Transparenz und Kontrolle
    Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten jederzeit einen Überblick über Status, Deadlines und Verantwortlichkeiten.
  • Papierloses und nachhaltiges Arbeiten
    Digitale Lösungen unterstützen eine ressourcenschonende, flexible Arbeitsweise.

Statistiken & Marktüberblick zur digitalen Büroorganisation

Marktüberblick

  • 88 % der Unternehmen in Deutschland nutzen bereits digitale DMS-Lösungen (Bitkom, 2023).
  • Der Markt für Büro- und Kollaborationssoftware wächst jährlich um ca. 10–12 % (Statista, 2025).
  • Digitale Büroorganisation ermöglicht durchschnittliche Kosteneinsparungen von 20–30 % im administrativen Bereich (Adobe/Statista, 2024).

Weitere Kennzahlen

Effizienz & Kosten
  • 94 % berichten von (sehr) hohen Effizienzsteigerungen durch papierreduziertes Arbeiten (Adobe/Statista, 2024).
  • 63 % konnten Büro- und Druckkosten durch geringeren Papierverbrauch deutlich senken.
  • 65 % sehen in der Digitalisierung einen direkten Hebel für Kosteneinsparungen.
Prozesse & Infrastruktur
    · 46 % verbesserten den Zugriff auf Dokumente durch Cloud-Lösungen. · 43 % sparten Lagerfläche/Aktenarchive ein und steigerten dadurch die Effizienz der Arbeitsabläufe.
Ausblick
  • ≈95 % der Unternehmen, die noch nicht papierreduziert arbeiten, planen entsprechende Maßnahmen innerhalb der nächsten drei Jahre; 52 % davon bereits innerhalb des nächsten Jahres.
Zusätzliche Vorteile
  • Höhere Datensicherheit, schnellere Informationsverfügbarkeit, mehr Nachhaltigkeit und eine stärkere Employer Brand, insbesondere relevant für jüngere Generationen, die digitale Tools erwarten.

Die Studien zeigen klar: Die digitale, papierarme Büroorganisation ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Sie steigert die Effizienz, senkt Kosten und unterstützt Nachhaltigkeitsziele, ohne dabei an Transparenz oder Sicherheit einzubüßen.


Typische Funktionen für Software zur Unterstützung der Büroorganisation


Typische Funktionen im Fall einer integrierten Finanzbuchhaltung und Kassenbuch


Soll eine Warenverwaltung integriert werden, dann sind beispielsweise diese Funktionen typisch


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Büroorganisationssoftware

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Für die Büroorganisation werden oft verschiedene Softwareprodukte eingesetzt.1 Achten Sie auf die Integration bzw. Zusammenarbeit der verschiedenen Produkte.
  • Vielfach ist Software zur Büroorganisation ein erweitertes Textverarbeitungs- und Verwaltungsprogramm, das mit anderen Software-Anwendungs-Modulen unterschiedlicher Fach-Abteilungen gekoppelt bzw. integriert wird. Der täglichen Schriftverkehr, wie das Verfassen von Briefen, Aktennotizen, Gutachten, Mitteilungen etc., sollte mit den vorhandenen Korrespondenz-Funktionen der jeweiligen Software abgedeckt sein sowie möglichst schnell und effizient erledigt werden können. Hinzu kommen E-Mail Funktionen sowie interne Korrespondenzoptionen wie z. B. Chat und Instant Messaging2 . Lassen Sie sich das effiziente Arbeiten mit der jeweiligen Anwendung demonstrieren. Achten Sie dabei auf möglichst wenige, jedoch vollständige Arbeitsschritte, die insbesondere die tägliche Büro/Unternehmens-Korrespondenz erleichtern.
  • Prüfen Sie, ob man aus den verschiedenen Anwendungen heraus einfach per Klick ein E-Mail3 oder eine Message senden kann.
  • Erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten der Administration. Gibt es z.B. eine Benutzerverwaltung, integrierte Datensicherungs- und Datenwiederherstellungsfunktionen4 , Nummernkreisverwaltung (freie Gestaltung von Nummernkreisen), integrierte Fernwartung, Onlineupdates und Schnittstellen zu Unternehmenssoftware wie Datenbanken, ERP- und CRM Systemen.
  • Stellen Sie ggf. sicher, dass Produktangebote über Schnittstellen in Online-Portale (z.B. eBay, Amazon) übertragen werden können.
  • Achten Sie darauf, dass die Adressverwaltung bestehenden Daten aus dem E-Mail-Client (z.B. Outlook) importieren kann.
  • Klären Sie, ob eine nahtlose Anbindung der Adressverwaltung an die Textverarbeitung (z.B. MS-Office oder Open Office) und Fakturierung möglich ist.
  • Sie sollten ebenfalls prüfen, ob für die Adressverwaltung eine Serienbrief- und Serienmail-Assistent zur Verfügung steht.
  • Beachten Sie auch, dass eine Software zur Rechnungserstellung die gesetzlichen Vorgaben5 erfüllt. Die Rechnung sollte alle nötigen Pflichtfelder wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsdatum usw. enthalten. Achten Sie auf fortlaufende Rechnungsnummern.
  • Prüfen Sie, ob die Software problemlos auch von mehreren Benutzern bzw. Arbeitsplätzen bedient werden kann.
  • Klären Sie, ob es eine Textbausteinverwaltung gibt, falls Sie viele Texte bzw. Briefe schreiben und Standardabschnitte einfügen möchten.
  • Prüfen Sie, ob die Rechnungserstellungssoftware automatisiert verschiedene Mehrwertsteuersätze für verschiedene Warengruppen bzw. Liefergebiete berechnet.
  • Die Druckvorlagen sollten einfach und individuell nach Ihren Vorgaben angepasst werden können z.B.: die Einbindung Ihres eigenen Firmenlogos in die Rechnung.
  • Beachten Sie, dass man Rechnungen in einem geschützten Format auch elektronisch (z.B. per E-Mail) versenden kann.
  • Prüfen Sie, ob Rechnungsnummern fortlaufend auch in dem benötigten Format generiert werden können. 6
  • Im Rechnungsprogramm sollten Sie jedem Artikel ggf. auch einen EAN-Code7 zuordnen können.
  • Fragen Sie nach, welche Möglichkeiten bzw. Schnittstellen zur Übergabe der Daten an den Steuerberater angeboten werden.
  • Stellen Sie sicher, dass Möglichkeiten für das Online-Banking integriert sind. Besonders das Einlesen der Bankbewegungen in die Buchführung ist zweckmäßig.
1 Neben den sog. Office-Paketen, wie z.B. Microsoft Office oder OpenOffice spricht man auch heute noch von Integrierten Softwarepaketen. In vielen Büros werden neben den klassischen Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank und E-Mail heute auch Anwendungen wie z.B. CRM, Messenger, Dokumentenmanagement, Buchführung, Personalverwaltung etc. eingesetzt
2 Nachrichtensofortversand
3 evtl. schon Vorlagetexten
4 Alternativ kann die Datensicherung und Wiederherstellung auch mit externen Mitteln durchgeführt werden, was die Anwendung auch unterstützten sollte. Beispielsweise ist es zweckmäßig, wenn alle Daten in einem gemeinsamen Verzeichnis liegen wird und unkompliziert auch auf externe Medien gesichert bzw. wiederhergestellt werden können.
5 vgl. Diensteanbieter im Sinne des TMG: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium der Justiz, Pflichtangaben in Rechnungen, aufgerufen am 22.07.2025
6 z.B. 2014/4711, DE-4711, 2014-02/4711, … wichtig ist, dass die Nummer keinen Fall doppelt vergeben werden kann und möglichst ohne Lücken sind bzw. Lücken dokumentiert und im Falle einer Betriebsprüfung begründet werden können.
7 vgl. Verbraucherzentrale Südtirol (VZS) Der EAN-Strichcode, aufgerufen am 22.07.2025