Software für Kassenbuchführung

Was ist ein Kassenbuch?

Software für Kassenbuchführung

Ein Kassenbuch ist (laut Gabler Wirtschaftslexikon) eines der Grundbücher, das im Rahmen der doppelten Buchführung in Kontoform geführt wird. Im Kassenbuch wird der Bargeldbestand am Beginn eines Tages erfasst. Durch Erfassung der Kassenein- und ausgaben ist der jeweilige Kassenbestand an Bargeld nachvollziehbar. Am Ende eines Tages sollte der Barbestand in der Kasse mit dem im Kassenbuch übereinstimmen.
Seit 2015 gelten in Deutschland Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die Kassensysteme werden im Rahmen der GoBD konformen Datenverarbeitungssysteme zu den Vor- und Nebensystemen gerechnet. Für diese Kassensysteme muss nach GoBD gewährleistet sein, dass alle in den Geschäftsprozess eingeführten Vorgänge nicht mehr verändert werden können.

Begriffserläuterungen

Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04

Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind die Standardkontenrahmen der DATEV die am weitesten verbreitet sind. SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip gestaltet und SKR 04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip. Diese Kontenrahmen können für den Einsatz im Betrieb individuell geändert oder ergänzt werden.

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Software zur Kassenbuchführung.

Typische Funktionen von Software zum Führen von Kassenbüchern:

• Bedienung mehrerer Kassenbücher
• Dialogerfassungsmaske
• Schnellerfassungsmaske (konfigurierbar)
• Belegerfassungsmaske
• einfache Serienkontierung
• manuelle und automatische Belegnummernvergabe im Kassenbuch
• Anzeige des Kassenstands nach jeder Buchung
• Wiederkehrende Buchungen speicherbar
• Autovervollständigung der Buchungstexte
• Fehlbetragskontrollen und Korrekturbuchungen
• Quittungsdruck inkl. Adressübernahme
• Einfügen von eigenen Logos, Unterschriften etc
• Summen- und Saldenliste
• Barauszahlung mit Nachweis
• Buchungsliste
• Kassenprüfprotokoll
• Kassensturz
• Konten- und Kostenstellenzuordnung (Frei, SKR03 und SKR04 DATEV-kompatibel)
• Kontenplan mit Verzeichnisbaum beliebig änder- und erweiterbar
• selbstlernende Datenbank für Beschreibungstexte, Konten und Kostenstellen
• übersichtlicher Listendruck
• Unterstützung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze
• Kassenauswertung nach Konto- und Kostenstellenübersicht
• Auswertungen nach selbst definierten Kriterien
• Monatsabschluss
• Grafische Auswertung des Einnahmen- und Ausgabenverlaufs
• Datev Export
• Wiederherstellung von Kassenbuchabschlüssen
• Passwortschutz für Kassenbücher
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
• Verwaltung mehrerer Mandanten

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Kassenbuch Software:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie nach den Funktionen zur Datensicherung und Datenrücksicherung. Kann dies zu jeder Zeit ausgeführt werden? Werden dabei automatisch Sicherungsverzeichnisse mit Datum und der Uhrzeit der Erstellung angelegt? Dies ist wichtig, damit der Datenbestand eines Kassenbuches prüfungssicher wieder hergestellt werden kann.
• Prüfen Sie den Umfang an Kontenrahmen (DATEV-kompatibel). Gibt es die Standardkontenrahmen SKR03, SKR04 und sind evtl. bereits angepasste Kontenrahmen für Ihre Branche (z.B. Hotel- und Gaststättengewerbe, Ärzte, Zahnärzte, Pflegeeinrichtungen etc.) vorhanden?
• Umfasst die Kassenbuchsoftware das Handling von Kundenkarten? Kann mit aufladbaren Kundenkarten bezahlt werden? Wie ist der Umgang mit Kundenkarten mit Bonuspunkten und Rabatten?
• Wird die Software seitens des Herstellers aktuell gehalten? Gibt es zeitnahe Updates, falls es Änderungen durch Gesetzgebung und Rechtsanwendung gibt?
• Ist eine Bestellerfassung und Bestandsrückmeldung von den Kassen in der Software integriert? So haben Sie den schnelleren Überblick über den tatsächlichen Warenbestand.
• Ist es über eine entsprechende Benutzerverwaltung möglich einen Lesezugriff für den Steuerberater einzurichten? Das hat den Vorteil, dass dieser direkt bei Fragestellungen, alle Informationen einsehen kann.
• Fragen Sie nach, ob die Software GoBD konform ist.
• Falls Sie die Software als Demoversion testen, fragen Sie nach, ob nach Anschaffung der Vollversion alle bisher erfassten Daten automatisch übernommen werden.
• Testen Sie den Bedienungskomfort und die Benutzerfreundlichkeit und fragen Sie nach individuellen Anpassungsmöglichkeiten, so dass Sie beispielsweise die Benutzeroberfläche nach Ihren Bedürfnissen einrichten können.