Collaboration Software
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Collaboration Software
Was ist Collaboration?
Collaboration bedeutet ins Deutsche übersetzt Zusammenarbeit. Gemeint ist hierbei die Zusammenarbeit zwischen Einzelnen oder auch von Teams oder Organisationen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Die Gemeinsamkeit und das Miteinander sollen gefördert und gestärkt werden durch die Collaboration. Die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Organisationen, Gruppen, Teams und Mitarbeitern soll auf gegenseitigem Vertrauen und Wertschätzung sowie Unterstützung beruhen. Für die gemeinsame Arbeit ist ein Teilen der Informationen und der Zugriff auf aktuelle Daten ebenso wichtig wie der Austausch über die gestellten Aufgaben. Eine fruchtbare Zusammenarbeit befeuert die Kreativität des Einzelnen. Für eine gelungene Collaboration sind daher sowohl technische Voraussetzungen als auch eine entsprechende Einstellung bzw. der Wille zur guten Zusammenarbeit nötig.
Unified Communications and Collaboration (UCC) beschreibt die Verbindung von Kommunikation- und Kollaborationsstechnologien. Praktisch heißt dies nichts anderes, als dass für UCC eine Software-Plattform zur Verfügung steht, die sämtliche Kommunikationskanäle in einer Benutzeroberfläche vereint.
Was ist eine Collaboration Software?
Die Collaboration Software sorgt für die technischen Voraussetzungen der Zusammenarbeit. Die Software wird für die effiziente Kommunikation und Koordination eingesetzt. Die Tools sorgen für verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten wie Instant-Messanger, Message-Board, Video-Chat etc. und für eine ideale Aufgabenverteilung mit To-Do-Listen und vor allem für ein File-Sharing und die grundsätzlich benötigte Single-Source-of-Truth. In der Regel sind die Collaboration Tools cloudbasiert.
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Collaboration und UCC |
Vorteile einer Collaboration Software
Ort- und zeitunabhängige Zusammenarbeit
Der wichtigste Vorteil von Collaboration Tools ist die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten. In Zeiten von Homeoffice und verteilt arbeitenden Gruppen und Teams ist es enorm wichtig, Tools zu haben, die einen virtuellen Austausch ermöglichen. Teammitglieder können To-do-Listen aufrufen, den Fortschritt von Aufgaben verfolgen oder beispielsweise Kommentare hinterlassen.
Verbesserung der Produktivität
Collaboration Tools ermöglichen die Verbesserung des Informationsflusses und in Folge davon auch des Wissenstransfers. Der Vorteil durch den Einsatz des Collaborations Tools ist, das alles im Kontext der jeweilige Themen ist.
Zugriff auf Informationen
Das File-Sharing und der Zugriff auf Informationen in Echtzeit ist ein weiterer großer Vorteil von Collaboration Tools. Überarbeitete Dokumente müssen von Teammitgliedern nicht mühsam per E-Mail versendet werden, sondern können zentral abgelegt und von anderen aufgerufen werden. Alle Mitglieder mit Zugriff sind stets auf dem aktuellen Stand. Zentral vorgehaltene Dokumente verbessern zugleich die gemeinsame Wissensbasis des Teams und sind leichter auffindbar.
Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Collaboration Software:
- Wie ist die Rollen- und Rechtevergabe geregelt? Werden die Nutzerrechte übersichtlich dargestellt? Prüfen Sie bei der Auswahl einer Collaboration Software, wie die Rechtevergabe für die Nutzer geregelt ist. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann?
- Fragen Sie nach, ob ein ereignisgesteuertes Messaging möglich ist. Bietet die Software Features, um automatisch über bestimmte Projektsituationen zu informieren. Das ist besonders bei größeren Projekten mit vielen beteiligten Personen zweckmäßig, weil hier erfahrungsgemäß immer ein erhöhter Informationsbedarf besteht.
- Achten Sie darauf, dass die Bearbeitungsstatus der am Projekt oder an der Aufgabe beteiligten Personen transparent dargestellt werden können. Dies fördert die Übersicht über den Projekt- bzw. Aufgabenstand.
- Collaboration Lösungen sind meist cloud-basiert. Achten Sie aus Datenschutzgründen darauf, wo sich der Serverstandort befindet!
- Fragen Sie nach, ob die Software eine Live-Streaming Funktionen umfasst.
- Welche Sprachversionen deckt die Collaboration Software ab? Wenn die Software für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgen soll, ist es von Vorteil, wenn möglichst viele der im Unternehmen gesprochenen Sprachen abgebildet werden können.
- Da die gemeinsamen Dokumenten zentral in der Cloud vorgehalten werden sollten, ist die Frage, ob die Collaboration Software eine Versionsverwaltung umfasst? Verschiedene Dokumentversionen abzulegen kann bei größeren Projekten von Vorteil sein.
- Ist die Lösung individualisierbar? Kann das Layout bzw. Design an Ihr Unternehmen angepasst werden?
- Klären Sie, welche Authentifizierungsverfahren die Software einsetzt. Social Collaboration wird immer häufiger als Einfallstor für einen IT-Angriff genutzt. Die Anmeldeverfahren für das Tool sollten möglichst sicher sein und den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.