Software-Tipps

Multiprojektmanagement


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Multiprojektmanagementsoftware

Was ist Multiprojektmanagment?

Das Multiprojektmanagement (auch Projektportfolio-Management oder Mehrprojektmanagement genannt) umfasst die koordinierte Verwaltung und Steuerung mehrerer Projekte innerhalb einer Organisation, eines Unternehmens oder einer Einheit. Das Multiprojektmanagement dient ebenfalls dazu, Entscheidungen darüber zu treffen, ob ein neues bzw. weiteres Projekt in das aktuelle oder künftige Portfolio passt. Es ist eine Methode, um sicherzustellen, dass alle Projekte effektiv und effizient durchgeführt werden und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die Projektlandschaft einer Organisation. Multiprojektmanagement kann in Programmmanagement und Projektportfoliomanagement unterteilt werden. Beim Programmmanagement handelt es sich um mehrere Projekt in Programmen, die ein gemeinsames Ziel haben. Projekte in Portfolios sind in der Regel getrennt voneinander und konkurrieren oft um Ressourcen.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Multiprojektmanagement

Das Projektportfolio

Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten, Programmen und/oder Initiativen, die von einer Organisation oder einem Unternehmen durchgeführt werden. Diese Projekte können in Bezug auf ihre Ziele, Ressourcen, Prioritäten und strategische Ausrichtung variieren. Das Ziel eines Projektportfolios ist es, sicherzustellen, dass die Ressourcen einer Organisation effektiv und effizient eingesetzt werden, um die strategischen Ziele zu erreichen.

Die Verwaltung eines Projektportfolios erfordert eine sorgfältige Auswahl, Überwachung und Steuerung der Projekte und Programme, um sicherzustellen, dass sie den beabsichtigten Nutzen liefern und die Ressourcen angemessen zugeordnet sind. Die Portfoliomanagement-Praktiken helfen dabei, Risiken zu minimieren, Chancen zu nutzen und sicherzustellen, dass die Organisation ihre strategischen Ziele erreicht.

Elemente eines Projektportfolios

Elemente eines Projektportfolios

Projekte

Projekte

Einzelne Initiativen, die darauf abzielen, bestimmte Ziele zu erreichen. Diese Projekte können in verschiedenen Phasen der Umsetzung sein und haben in der Regel definierte Start- und Endtermine.

Programme

Programme

Programme sind Gruppen von verwandten Projekten, die gemeinsam koordiniert werden, um übergeordnete Ziele zu erreichen. Programme können eine strategische Dimension haben und mehrere Projekte unter einem Dach zusammenfassen.

Ressourcen

Ressourcen

Die Ressourcen in einem Projektportfolio umfassen Personal, Budgets, Ausrüstung und andere Mittel, die für die Durchführung von Projekten benötigt werden. Die effiziente Zuweisung von Ressourcen ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung eines Portfolios.

Prioritäten

Prioritäten

Die Projekte im Portfolio werden normalerweise nach ihrer strategischen Bedeutung und ihrem Beitrag zu den Unternehmenszielen priorisiert. Die Prioritäten können sich im Laufe der Zeit ändern, je nach den sich ändernden geschäftlichen Anforderungen.

Strategische Ausrichtung

Strategische Ausrichtung

Ein Projektportfolio sollte in Übereinstimmung mit den langfristigen strategischen Zielen und der Vision der Organisation stehen. Dies gewährleistet, dass die Projekte dazu beitragen, die Gesamtmission und -vision zu erreichen.

Unterschied Multiprojektmanagement und Projektmanagement

Der Hauptunterschied zwischen Multiprojektmanagement und Projektmanagement liegt in ihrem Anwendungsbereich und in den jeweils gesetzten Schwerpunkten.

Projektmanagement

Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Planung, Umsetzung und Überwachung eines einzelnen Projekts. Ein Projekt ist per Definition ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das einen Startpunkt und einen bestimmten Endpunkt hat. Im Projektmanagement arbeitet ein dediziertes Projektteam an der Realisierung der Projektziele. Die Ressourcen, darunter Mitarbeiter, Budget und Zeit, sind in der Regel auf dieses spezielle Projekt ausgerichtet. Der Erfolg im Projektmanagement wird daran gemessen, ob das festgelegte Projektziel erreicht wurde.

In den SoftGuide Software-Tipps zu Projektmanagement können Sie sich u.a. über Projektmanagement Methoden informieren und bekommen zudem weitere Informationen zu typischen Funktionen von Projektmanagementsoftware sowie Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für das Projektmanagement.

Multiprojektmanagement

Das Multiprojektmanagement befasst sich mit der koordinierten Verwaltung und Steuerung mehrerer Projekte und betrachtet die Gesamtheit aller Projekte, die parallel oder nacheinander durchgeführt werden. Multiprojektmanagement bietet dabei einen ganzheitlichen Blick auf die Projektlandschaft einer Organisation. Es priorisiert, überwacht und steuert Projekte in Übereinstimmung mit den Organisationszielen. Multiprojektmanagement soll u.a. gewährleisten, dass Ressourcen optimal auf alle Projekte verteilt und mögliche Risiken für Projekte in Betracht gezogen werden, sodass auf auftretende Risiken reagiert werden kann.

Vorteile des Multiprojektmanagements

Vorteile des Multiprojektmanagements

Bessere Entscheidungsfindung

Bessere Entscheidungsfindung

Eine ganzheitliche Sicht auf alle Projekte ermöglicht es Führungskräften und Managern, Prioritäten zu setzen und Ressourcen entsprechend den strategischen Zielen der Organisation zuzuweisen. Die Entscheidungsfindung wird rationaler und gründet sich auf eine umfassende Informationslage.

Effizienzsteigerung

Effizienzsteigerung

Durch das Multiprojektmanagement können Ressourcen wie Arbeitskraft, Zeit und Budget effizienter genutzt werden. Es unterstützt dabei, Überlappungen und Doppelarbeit zwischen Projekten zu vermeiden und stellt gleichzeitig sicher, dass die verfügbaren Ressourcen optimal auf die verschiedenen Projekte verteilt werden.

Risikoreduzierung

Risikoreduzierung

Das Multiprojektmanagement identifiziert Risiken, die sich auf mehrere Projekte auswirken könnten. Es ermöglicht den Teams, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken zu mindern oder zu bewältigen. Dies kann zu einer insgesamt geringeren Projektrisikobelastung führen.

Synergieeffekte

Synergieeffekte

Wenn Projekte miteinander koordiniert werden, kann es zu Synergieeffekten kommen. Dies bedeutet, dass Ressourcen, Ideen und Lösungen zwischen Projekten ausgetauscht werden können, was zu innovativeren Ansätzen und besseren Ergebnissen führen kann.

Optimale Ressourcenzuordnung

Optimale Ressourcenzuordnung

Indem Projektmanager und Teams einen Überblick über alle laufenden Projekte haben, können sie Ressourcen strategisch zuweisen. So kann eine Priorisierung erfolgen und es kann sichergestellt werden, dass die wichtigsten Projekte die benötigten Ressourcen erhalten.

Verbesserte Budgetkontrolle

Verbesserte Budgetkontrolle

Die Budgetverwaltung wird effizienter, da Budgets über mehrere Projekte hinweg verwaltet werden können. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und die Einhaltung der Budgetvorgaben.

Einsatzmöglichkeiten des Multiprojektmanagements

Große Organisationen setzen Multiprojektmanagement ein, um eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Abteilungen oder Geschäftsbereichen zu koordinieren. In der Bauindustrie können Multiprojektmanagement-Methoden verwendet werden, um Bauvorhaben effizient zu planen und auszuführen. IT-Abteilungen setzen das Multiprojektmanagement ein, um gleichzeitig an mehreren IT-Projekten wie Softwareentwicklung, Implementierung von IT-Systemen und Netzwerkerweiterungen zu arbeiten. In Forschungs- und Entwicklungsabteilungen können Multiprojektmanagement-Techniken unterstützen, um Innovationsprojekte und Produktentwicklungen zu koordinieren. Beratungsunternehmen setzen Multiprojektmanagement ein, um verschiedene Kundenprojekte gleichzeitig zu betreuen und sicherzustellen, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

Typische Funktionen der Software für Multiprojektmanagement

  • Multiprojektmanagement
  • Portfoliomanagement
  • Projektzeitplanung
  • Projektzeiterfassung
  • Kapazitätsplanung
  • Ressourcenmanagement
  • Projektprognosen
  • Projektstatistiken
  • Projektkalkulation
  • Projektauswertung
  • Projektakquisition
  • Vorgehensmodelle Projektmanagement
  • Projektkennziffern
  • Projektdatenerfassung
  • IFRS Projektbewertung
  • US-Gaap Projektbewertung
  • Gantt-Diagramme
  • Meilensteine
  • Netzplan
  • Aufgabenmanagement
  • Terminmanagement

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für das Multiprojektmanagement

  • Prüfen Sie, ob die Software mit anderen Tools und Systemen in Ihrer Organisation integriert werden kann, z.B. Kalender, E-Mail oder CRM.
  • Gibt es eine mobile App oder Unterstützung für mobile Geräte? Dies ist wichtig, wenn Teammitglieder von unterwegs auf Projektinformationen zugreifen müssen.
  • Klären Sie, wie die Sicherheit der Daten gewährleistet wird. Fragen Sie nach Sicherheitsfunktionen und Datenschutzmaßnahmen der Software, insbesondere wenn sensible Daten verarbeitet werden.
  • Kann die Software für Multiprojektmanagement verschiedene Projekte gleichzeitig verwalten? Unterstützt sie die Erstellung und Verfolgung eines Projektportfolios?
  • Kann die Software verschiedene Projektarten (z.B. IT-Projekte, Marketingprojekte) effektiv verwalten?
  • Bietet die Software Funktionen zur Priorisierung von Projekten?
  • Wie kann die Multiprojektmanagementsoftware helfen, kostspielige Fehlinvestitionen in Projekte zu vermeiden und die Effizienz der begrenzten Unternehmensressourcen zu maximieren?
  • Können Sie mithilfe der Software für Multiprojektmanagement Ressourcenengpässe identifizieren und beheben? Fragen Sie nach, welche Tools zur Ressourcenplanung und -zuweisung die Software umfasst?
  • Ermöglicht die Software die Budgetplanung und -verfolgung? Gibt es Funktionen zur Kostenanalyse und -kontrolle?
  • Welche Reporting- und Analysefunktionen bietet die Multiprojektmanagement-Software? Wie können Leistungsindikatoren und Fortschrittsberichte generiert werden, um den Projektstatus effektiv zu überwachen?
  • Wie flexibel ist die Benutzeroberfläche? Lässt sich die Software an individuelle Anforderungen anpassen, um unsere spezifischen Arbeitsprozesse abzubilden?
  • Unterstützt die Software eine agile Projektmanagementmethodik, wie z.B. Scrum oder Kanban? Können wir unsere bevorzugten Projektmanagementansätze integrieren?
  • Wie erfolgt die Schulung und der Support für Ihr Multiprojektmanagement-Tool? Gibt es Schulungsmaterialien oder Live-Unterstützung, um sicherzustellen, dass unser Team die Software effektiv nutzen kann?
  • Gibt es automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen in der Software, um Teammitglieder über Aufgaben und Termine zu informieren?
  • Welche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation bietet die Software? Kann sie die Teamkollaboration fördern und den Austausch von Projektinformationen erleichtern?
  • Kann die Multiprojektmanagement-Software mit anderen gängigen Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation integriert werden, wie z.B. Microsoft Teams oder Slack?
  • Bietet die Software eine Funktion zur Risikobewertung und -verwaltung, um potenzielle Projektgefahren zu identifizieren und zu minimieren?
Abkürzungen:
IFRS: International Financial Reporting Standard
CRM: Customer Relationship Management
App: Application
Software zum Thema Multiprojektmanagement:
ibo netProject - Projektmanagement-Software
TimO® Projektmanagement, Zeiterfassung, Projektzeiterfassung