Tipps zur Auswahl von Kostenrechnungssoftware

Kostenrechnungssoftware

Typische Funktionen der Software für die Kostenrechnung

• Erfassung und Verarbeitung aller anfallenden Kosten und Leistungen
• Funktionen zur Kalkulation von Selbstkosten (z. B. Material-, Fertigungs- oder Verwaltungskosten)
• Funktionen zur Kalkulation von Angebotspreisen
• Ermittlung der Gewinnschwelle bzw. Break-Even-Anlaysen
• Optionen zum Kalkulieren von Produktionskosten
• Erfassung und Bearbeitung verschiedener Umlageschlüssel (z.B. nach Mengen, Stunden, qm, Umsätze, etc.)
• Betriebsdatenerfassung mit verschiedenen Mengenauswertungen
• Anzeige, Klassifikation und Übernahme der Kostenarten aus der Finanzbuchhaltung
• Einordnung der Kostenarten in fix und variabel für einzelne Kostenstellen
• Funktionen zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und Management der empfangenden und leistenden Kostenstellen. Funktionen zur Übertragung von Mitarbeiterstunden und Kostensätzen als innerbetriebliche Leistungsverrechnung aus Zeiterfassungssystemen, Schnittstellenfunktionen beispielsweise zu Finanz- und Lohnbuchhaltungsystemen, Produktionsplanungsystemen, Betriebliche Datenerfassung (BDE)
• Errechnung durchschnittlicher Arbeitsstundensätze zu Voll- und Grenzkosten¹
• Berechnung produkt- oder kundenbezogener Deckungsbeiträge
• Gruppieren und Zusammenlegen verschiedener Kostenstellen beispielsweise nach Verantwortungsbereichen oder nach Vorkosten-, Hauptkosten- oder Nebenkostenstellen
• Funktionen zur Gruppierung der Kostenarten zu Kostengruppen
• Errechnung der Kostensätze für beliebige Kostenfaktoren (Prozesskostenrechnung), wie z.B. für Auftragsabwicklung, Arbeitsvorbereitung,Versand, Materialwirtschaft usw.
• Funktionen zur Ermittlung von Kostenstellenabweichungen
• Integrierte kurzfristige Erfolgsrechnung als stufenweise Deckungsbeitragsrechnung in der Betriebsabrechnung
• Ermittlung von Prozesskosten in den jeweiligen Kostenstellen²
• Auswertungen der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung über Reportgeneratoren der Betriebsabrechnung
• Erfassung von Belegen
• Konsolidierung verschiedener Kostenstellen oder Kostenträger
• Funktionen für die Verwaltung und Kalkulation von Plankosten
• Budgetierung mit Soll- und Istvergleichen
• Funktionen zur automatischen Kosten- und Mengenverteilung nach unterschiedlichen Modi z.B. nach Umlageverfahren oder nach festen Anteilen
• Analytische und statistische Kostenplanung, Plansimulationen
• Funktionen zur Beschäftigungsplanung
• Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen nach Istkosten- und Plankostenverfahren
• Monitoringfunktionen für Übersichtdarstellungen oder Kontrollpanels

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Kostenrechnung

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie, wie die Gemeinkosten, z. B. Stromkosten und Miete von Räumlichkeiten, auf die jeweiligen Kostenträger bzw. Kostenstellen umgelegt werden können. Welche Umlageverfahren bzw. -schlüssel stehen zur Verfügung? Das gilt besonders, wenn Sie vom Standard abweichende Umlageverfahren nutzen wollen.
• Klären Sie die Möglichkeiten der Kostenartenrechnung, um die IST-Kosten systematisch zu erfassen, die innerhalb einer Periode für die Erstellung der Leistungen Ihres Betriebes bzw. Unternehmens angefallen sind.
• Erkundigen Sie sich, ob vorbereitete Musterlösungen in der Kostenrechnungssoftware auch für Ihre Branche enthalten sind.
• Vergewissern Sie sich, dass mit der Software eine Divisionskalkulation möglich ist, wenn Sie gleichartige Produkte aus Massen- oder Sortenfertigung kalkulieren möchten.
• Erkundigen Sie sich, ob eine Äquivalenzziffernkalkulation unterstützt wird, wenn Sie Produkte aus einer Sortenfertigung kalkulieren wollen, die fertigungstechnische Ähnlichkeiten zu anderen Produkten aufweisen und ob diese in einem bestimmten Verhältnis zueinander stehen.
• Fragen Sie nach, ob Sie mit der Software eine Zuschlagskalkulation durchführen können, wenn Sie die Gemeinkosten mit einem bestimmten Kalkulationsschema zurechnen können. Dieses Verfahren wird in der Regel bei Sortenfertigung, Serienfertigung und Einzelfertigung angewendet, wenn eine gleichmäßige Verrechnung der Gesamtkosten auf die gesamte Produktion mittels Divisionskalkulation oder Äquivalenzziffernkalkulation nicht möglich ist.
• Prüfen Sie, ob eine Profitcenterkalkulation unterstützt wird, um Kosten und Erlöse einzelnen Profitcentern oder Geschäftsbereichen zuzurechnen und sie wie ein eingenständiges Unternehmen zu beurteilen.
• Fragen Sie nach, ob die Software eine Kontenkalkulation bzw. Kundenkalkulation unterstützt, wenn Sie die Rentabilität einer Geschäftsbeziehung zu einem Kunden bewerten möchten.
• Prüfen Sie, ob Sie die Kosten bis auf einzelne Arbeitsplätze oder Maschinen herunterrechnen können³ , wenn Sie sehr detaillierte Planungsgrundlagen benötigen.
• Stellen Sie sicher, dass die Software Kostenrechnungskreise abbilden kann, die jeweils in sich geschlossene eigenständige Kostenrechnungen definieren, wenn Sie die Kostenrechnungssoftware in Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften einsetzen wollen.
• Fragen Sie nach Funktionen zur Nachkalkulation, um im Nachhinein zu einem Auftrag die belegmäßig erfassten, tatsächlichen Kosten zu ermitteln und mit den vorher kalkulierten Kosten zu vergleichen.
• Erkundigen Sie sich, ob die Kostenträgerstückrechnung der Kostenrechnungssoftware Funktionen für eine Maschinenstundensatzberechnung enthält. Dies ist besonders sinnvoll für Unternehmen mit hoher Automatisierung, die maschinenbezogen Kostendaten benötigen.⁴
• Fragen Sie nach, ob die Kostenrechnungsoftware verschiedene Methoden der Kostenvergleichsrechnung⁵ unterstützt, um mehrere quantifizierbare Investitionsalternativen zu beurteilen.
• Prüfen Sie, ob die Software eine sogenannte Tarifautomatik enthält, um unterschiedliche Tarife wie z.B. TVÖD⁶ , BAT⁷ , BMT-G⁸ und individuelle Haustarife, Zulagen wie Ortszuschlag, Sozialzuschlag oder Tätigkeitszulagen maschinell zu ermitteln und zuzuordnen. Dies ist vor allem für größere oder für schwerpunktmäßig im Bereich Entgeltaberechnung⁹ tätige Unternehmen wichtig.
• Achten Sie auf die Möglichkeit der Umlagen nach dem Iterationverfahren, wenn die Berechnungen nach dem Gleichungsverfahren zu aufwendig sind und sich gute Ergebnisse auch einfach iterartiv approximieren lassen. Dieses mathematische Verfahren zur Bestimmung von Schätzwerten ist auch geeignet, um, unter Berücksichtigung vieler verschiedener Arbeitsgänge, zahlreiche Kostenstellen miteinander zu verrechnen.
• Prüfen Sie, ob im Rahmen der Kostenträgerstückrechnung mit Maschinenstundensätzen gerechnet werden kann, falls Ihr Unternehmen einen hohen Automatisierungsgrad aufweist. Sie können mit den Maschinenlaufstunden Zuschläge zur Kostenplanung ermitteln, wenn Sie für Ihre Maschinen alle Fertigungskostenstellen definieren.
• Beurteilen Sie, ob die generierten Saldenlisten zum Abgleich mit Ihrer Finanzbuchführung geeignet sind.
• Achten Sie auf Funktionen bzw. Routinen zur automatischen Neuanlage von Kostenstellen, wenn Sie eher dynamische Produktionstrukturen haben oder sehr viel Kostenstellen erfassen müssen. Praktisch ist die Neuanlage schon während der Erfassung in der jeweiligen Kostenrechnung oder in der Finanzbuchhaltung.