Softwarelösungen mit Funktion bzw. Modul Belegerfassung:
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Der Begriff „Belegerfassung“ bezeichnet den Prozess der digitalen Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von papierbasierten oder elektronischen Belegen wie Rechnungen, Quittungen, Lieferscheinen oder Kassenbons. Ziel ist es, diese Dokumente strukturiert in betriebliche Abläufe – insbesondere in Buchhaltung, Controlling oder Warenwirtschaft – zu integrieren und dadurch manuelle Erfassungsaufwände zu reduzieren, die Datenqualität zu verbessern und die Prozessgeschwindigkeit zu erhöhen.
Belegscan & Belegimport: Einlesen von Papierbelegen per Scanner oder Import digitaler Dokumente (z. B. PDF, E-Mail-Anhänge).
Texterkennung (OCR): Automatisches Auslesen relevanter Informationen (z. B. Rechnungsnummer, Beträge, Lieferantendaten) durch optische Zeichenerkennung.
Belegklassifizierung: Automatische Erkennung und Zuordnung des Belegtyps (z. B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Gutschrift).
Datenvalidierung & Plausibilitätsprüfung: Abgleich mit vorhandenen Stammdaten und Prüfung auf formale Richtigkeit oder doppelte Erfassungen.
Workflows für Freigabe & Prüfung: Abbildung von Genehmigungsprozessen, z. B. zur Freigabe von Rechnungen durch zuständige Personen oder Abteilungen.
Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme: Automatischer Export erfasster Belegdaten in weiterverarbeitende Systeme.
Archivierung & revisionssichere Ablage: Langfristige und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Belege in elektronischer Form.
Belegsuche & -filterung: Schnelle Recherche nach Belegen über Suchbegriffe, Zeiträume, Beträge oder Lieferanten.
Ein Handelsunternehmen digitalisiert täglich eingehende Lieferantenrechnungen und überträgt die extrahierten Daten automatisch in die Buchhaltung.
Ein Mitarbeiter fotografiert mit einer App einen Bewirtungsbeleg, der per OCR erfasst und zur Spesenabrechnung weitergeleitet wird.
Eine Buchhaltungsabteilung verwendet einen Workflow zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen durch den zuständigen Kostenstellenleiter.
Ein Logistikunternehmen scannt Lieferscheine bei Wareneingang und verknüpft diese automatisch mit den entsprechenden Bestellungen im ERP-System.
Ein Steuerberater recherchiert im digitalen Archiv nach einem Beleg anhand der Rechnungsnummer und dem Lieferantennamen.
