Formularmanagementsystem

Was ist ein Formular?

Ein Formular ist eine Vorlage zur Abfrage von Daten. Obwohl jedes Formular unterschiedlich gestaltet ist, liegt allen Formularen eine jeweils festgelegte Struktur zugrunde. Diese Struktur sorgt für die standardisierte Erfassung der Daten. Für die Abfrage von Daten können Formulare verschiedenartige Elemente wie beispielsweise Textfelder, Auswahllisten oder Tabellen umfassen.

Formulare gibt es in praktisch allen Bereichen. Ob Behörden, Unternehmen oder Vereine, praktisch jeder hat entweder noch Papierformulare in einer Schublade oder das digitale Äquivalent auf der Internetseite vorrätig.

Formulare können in zwei Kategorien unterteilt werden, solche, die Daten abfragen und solche, die Daten ausgeben.

Beispiele für datenabfragende Formulare:

• Kontaktanfrage
• Bewertungsbogen
• Feedbackformular
• Anmeldeformular
• Personalfragebogen
• Steuererklärung
• Anamnesebogen
• Unfallfragebogen

Beispiel für datenausgebende Formulare:

• Anschreiben
• Lieferschein
• Rechnung
• Inventurlisten
• Stücklisten
• Beitragsbescheid
• Steuerbescheid

Vorteile von Formularmanagementsystemen

Redundanzfreies und zentrales Formularmanagement

Einer der wichtigsten Vorteile eines Formularmanagementsystems ist das zentrale Handling von Formularen und Daten. Dieses zentrale Management vermeidet Redundanzen. Mit einem FMS können einfach und effektiv alle Formulare in einer einheitlichen Struktur erstellt werden. Liegen die eingehenden und ausgehenden Daten strukturiert vor, können sie automatisiert in Prozesse, Fachverfahren etc. einfließen.

Medienbruchfreie, automatisierte Workflows

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung der eingehenden Daten sowie die automatisierte Formularbefüllung durch Fachverfahren. Mit einem Formularmanagementsystem kann in der Regel ein einfacher Workflow abgebildet werden. Dieser Workflow ermöglicht eine effektive Bearbeitung von Regelfällen und beschleunigt Verwaltungs- und Geschäftsprozesse insgesamt.

Verbesserte Datenkonsistenz durch Plausibilitätsprüfungen

Ein Formularmanagementsystem ist in der Regel mit Funktionen zur Plausibilitätsprüfung von Dateneingaben ausgestattet. Jedes Formular kann nur dann wirklich gut sein, wenn die Daten, die eingegeben werden, auch tatsächlich „richtig“ bzw. „korrekt“ sind. Hierfür umfassen FMS Kontrollfunktionen, die prüfen, ob die Dateneingaben überhaupt zu den jeweiligen Feldern passen. Diese Plausibilitätsprüfungen können beispielsweise die Postleitzahl, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, aber auch Abrechnungen, Zeitaufwand oder Statistiken betreffen.

Erstellung der Formulare über Vorlagen

Ein wichtiger Bestandteil des Formularmanagementsystems ist die Erstellung von Formularvorlagen. Für diese Vorlagen können beispielsweise Texte, Bilder, Textbausteine, Auswahllisten oder Tabellen hinterlegt werden. Die Vorlagen können u. a. Logos und Layouts bzw. das Corporate Design der Organisation umfassen. Der Vorteil der Vorlagen ist, dass diese die gemeinsame Basis für alle Nutzer bieten und eine einheitliche Geschäftskorrespondenz sicherstellen.

Integrierte Anwendungen

Ein weiterer Vorteil eines Formularmanagementsystems liegt in der integrierten Anbindung von Fachverfahren sowie der e-Akte. In Formularmanagementsystemen können standardisierte Schnittstellen den Datenaustausch mit beliebigen Dritt-Systemen sicherstellen. Hierzu können nicht nur die genannten Fachverfahren oder die e-Akte, sondern unter anderem auch Bezahlsysteme oder Rechnungseingangsplattformen gehören.

Ressourcenentlastung

Der Einsatz von digitalen Formularen verringert nicht nur den unmittelbaren Papierverbrauch, sondern sorgt durch die bereits nach der Erfassung digital vorliegenden Daten für eine schnellere und effektive weitere Verarbeitung, was zusätzlich personelle Ressourcen schont. Die Erstellung von Vorlagen bzw. Formularen für Anschreiben spart ebenfalls Ressourcen, da nicht jeder Mitarbeiter das Grundgerüst für Angaben im Kopf und im Fuß des Schreibens selbst erstellen muss, was wiederum Zeit spart und gleichzeitig Fehler reduziert.

Abbildung aktueller Standards und Vorgaben

Mit einem Formularmanagementsystem können gesetzliche Vorgaben und Empfehlungen beispielsweise zur IT-Sicherheit in öffentlichen Verwaltungen, den Standards und Empfehlungen für E-Government-Anwendungen (SAGA) oder zur Barrierefreiheit durchgängig umgesetzt werden. Ein FMS unterstützt in der Regel auch alle Aspekte des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

Reduzierte Durchlaufzeiten und schnellere Genehmigungsprozess

Durch die vorgegebene Struktur in den erstellten Formularen können die erfassten Daten effizient an die jeweils definierten Stellen zur weiteren Verarbeitung geleitet werden. Dies sorgt für schnelle Durchlaufzeiten in Organisationen und in Folge auch für schnellere Genehmigungsprozesse, da das FMS direkt an Workflows angebunden werden kann.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Formularmanagementsystemen

• Fragen Sie nach Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist besonders wichtig, da das System meist in ganz unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens zum Einsatz kommt. Es sollten auch Mitarbeiter bedienen und anwenden können, die technisch nicht so versiert sind.
• Fragen Sie den Anbieter, ob das Formularmanagementsystem Funktionen für die Abbildung wiederkehrender Aufgaben hat.
• Fragen Sie, ob die Software einfach zu konfigurieren ist und auf Modulen aufbaut. Funktionsmodule zur Erweiterung sind immer gute Zusatzoptionen.
• Erkundigen Sie sich nach dem Betriebsaufwand für das Einspielen von Updates oder Funktionsupgrades! Fragen Sie außerdem, wie oft bzw. regelmäßig diese Updates und Upgrades stattfinden. Die Kosten für Updates und Upgrades können sich zwischen den einzelnen Anbietern deutlich unterschieden.
• Erkundigen Sie sich beim Anbieter, ob das Formularmanagementsystem die Möglichkeit bietet, eine bedingte Logik bei der Dateneingabe in Formulare zu berücksichtigen. Mit einer bedingten Logik lassen sich falsche Dateneingaben durch die Nutzer vermeiden oder zumindest deutlich verringern. Das spart Zeit bei der Auswertung der Formulare.
• Fragen Sie den Anbieter nach den Anbindungsmöglichkeiten von verschiedenen externen Microservices. Können beispielsweise Fachverfahren oder e-Akte angebunden über eine REST-API werden?
• Lassen Sie sich vom Anbieter der Software den Formulardesigner zeigen. Ist dieser leicht zu bedienen? Können Formulare von Mitarbeitern auch ohne gesonderte Programmierkenntnisse erstellt werden?
• Umfasst Formularmanagementsoftware einen eigenen Formularbaukasten? Dies erleichtert die Erstellung von Formularen enorm. Gibt es beispielsweise verschiedene Baukastenoptionen für PDF-Formulare, einen Wizard für die Erstellung von Anträgen oder einen WYSIWYG-Editor?
• Fragen Sie nach, ob der Anbieter Anwenderschulungen für die eigenständige Formularerstellung anbietet. Gibt es beispielsweise Tutorials (Webtutorials oder Videotutorials? Umfasst die Software Arbeitshilfen und Tooltipp?
• Erkundigen Sie sich beim Anbieter der Software, ob es Möglichkeiten gibt, beim Upload von Dateien, Bildern, Dokumenten etc. innerhalb von Formularen diese auf Viren oder andere Schadinhalte zu überprüfen?