Software-Tipps

Adressverwaltung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Adressverwaltung
CRM Softwarelösungen
Adressverwaltung

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Adressverwaltung


Typische Funktionen von Adressverwaltungs-Software

  • Eingabe und Importfunktionen zum Hinzufügen neuer Adressen und Kontakte
  • Verarbeitung und Verwaltung großer Adressenmengen
  • Verarbeitung und Verwaltung von Kontaktpersonen pro Adresse
  • Such- und Filterfunktionen
  • Integration von Office-Systemen bzw. Textverarbeitung für dokumentierte Korrespondenz1
  • Dublettensuche oder Automatische Erkennung doppelter Einträge
  • Zusammenfügen mehrere Adressen zu einer Adresse
  • Individuelle Verwaltung von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Standorten etc.
  • Verwaltung unterschiedlicher Telefonformate
  • Gruppierungs- und Zugriffsfunktionen auf Adressdaten zum Beispiel für die Vorselektion
  • Korrekturfunktionen für eine oder mehrere Adressen
  • Serienbrieffunktionen um Serienbriefe an selektierte Empfängergruppen zu senden.
  • Adresssynchronisation mit Fremdprogrammen (z.B. Outlook, Cobra, etc.) oder mit elektronischen Telefonbüchern
  • Funktionen zur Individuellen Anpassung der Datenansichten
  • Ausgabe verschiedener Adress- und Kontaktlisten z.B. Termin- und Geburtstagslisten
  • Etikettendruck
  • Datensynchronisation mit Webdatenbeständen zur Offline-Bearbeitung
  • Schnittstellenfunktionen für CTI 2
  • Eingabe individueller unformatierter Notizen
  • Direkte Telefonwahl mit jedem TAPI-fähigen Telefongerät oder Modem
  • Schnittstellen zu anderen innerbetrieblichen Anwendungen (z.B. Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft)
  • Funktionen zu Erweiterung und Verwaltung des Adressdatenformats (z.B. Anlegen neuer Felder)
  • Speicherung und Verwaltung individueller Adressen-Suchabfragen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Adressverwaltungs-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Achten Sie auf frei definierbare Adresszeilen, besonders wenn Sie viele ausländische Adressen bzw. Adressformate verarbeiten.
  • Prüfen Sie, ob ein ausreichender Branchenbezug besteht. Werden die benötigten Funktionen und Datenfelder angeboten und sind die vorhandenen Funktionen und Datenfelder ausreichend?
  • Werden die besonderen Anforderungen des Datenschutz bei der Speicherung und Verarbeitung von Adressen und personenbezogenen Daten ausreichend erfüllt?
  • Es sollten aus möglichst vielen Quellen Adressen importiert werden können, wenn mit größeren Adressbeständen gearbeitet werden soll.
  • Prüfen Sie, ob es eine flexible Suche mit individuell definierbarem Suchindex gibt, wenn das Anwendungsgebiet bzw. die Anforderungen noch erweitert werden sollen3 .
  • Prüfen Sie, ob man mehrere Adressen z.B. mit regulären Funktionen4 korrigieren kann.
  • Fragen Sie nach der Möglichkeit Sprachdefinitionen zu einer Adresse abzulegen, wenn der Anteil ausländischer Kunden bzw. Lieferanten in Ihrem Unternehmen besonders hoch ist.
  • Achten Sie auch auf die vorhandenen Adressmasken. Diese sollten die üblichen Angaben wie PLZ, Ort, Telefon-Nummern, etc. enthalten sowie Kennfelder für Branche, Bankverbindung im SEPA-Format, Debitoren/Kreditoren-Nummern, Webshop-Abgleich, Steuernummern und Preisgruppen. Zu jeder Adresse sollten auch beliebig viele Gesprächspartner und evtl. Termine mit den jeweiligen. Gesprächspartnern hinterlegt werden können.
  • Auch die Möglichkeit zur Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte überprüft werden. Eine Schnittstelle zu einem DMS ermöglicht es, umfassende, unterschiedlichste Informationen zu jeder Adresse zu hinterlegen und alle korrespondierenden Dokumente jederzeit zur Verfügung zu stellen.
  • Zur Verwendung der Adressverwaltung für die Finanzbuchhaltung sehen wir folgende Kriterien:
    • Jede Adresse als Debitor und/oder Kreditor verwendbar
    • Definition von Kontierung, Kostenstelle, Kostenarten sowie Steuercodes je Adresse
    • Verwaltung von Kreditlimiten, Zahlungskonditionen, Währungen, Preisen, Rabatten je Adresse
    • Definition von Mahn- und Buchungssperren
    • Verwaltung von Liefer-, Mahn-, Rechnungs- sowie Verwaltungsadresse je Stammadresse
    • Defaultwerte für Debitoren- und Kreditorenerfassung
    • Verwaltung von Zahlungsarten von Lieferanten
    • Aktualisierung des Bankenstamms direkt über das Internet
    • Alarmfunktionen

1 z.B. mit Microsoft Office, OpenOffice, etc.
2 Computer Telephony Integration
3 Wenn Sie beispielsweise öfter alle Adressen zu einem Ort brauchen, ist es sinnvoll auf das Feld Ort einen Suchindex zu legen.
4  Reguläre Funktionen sind Anweisungen um Daten auf Zeichenebene bedingt zu korrigieren.