Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Adressverwaltungs-Software
Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
Achten Sie auf frei definierbare Adresszeilen, besonders wenn Sie viele ausländische Adressen bzw. Adressformate verarbeiten.
Prüfen Sie, ob ein ausreichender Branchenbezug besteht. Werden die benötigten Funktionen und Datenfelder angeboten und sind die vorhandenen Funktionen und Datenfelder ausreichend?
Werden die besonderen Anforderungen des Datenschutz bei der Speicherung und Verarbeitung von Adressen und personenbezogenen Daten ausreichend erfüllt?
Es sollten aus möglichst vielen Quellen Adressen importiert werden können, wenn mit größeren Adressbeständen gearbeitet werden soll.
Prüfen Sie, ob es eine flexible Suche mit individuell definierbarem Suchindex (Filter) gibt, wenn das Anwendungsgebiet bzw. die Anforderungen noch erweitert werden sollen.
Prüfen Sie, ob mehrere Adressen z.B. mit regulären Funktionen korrigiert werden können.
Fragen Sie nach der Möglichkeit Sprachdefinitionen zu einer Adresse abzulegen, wenn der Anteil ausländischer Kunden bzw. Lieferanten in Ihrem Unternehmen besonders hoch ist.
Achten Sie auch auf die vorhandenen Adressmasken. Diese sollten die üblichen Angaben wie PLZ, Ort, Telefon-Nummern, etc. enthalten sowie Kennfelder für Branche, Bankverbindung im SEPA-Format, Debitoren/Kreditoren-Nummern, Webshop-Abgleich, Steuernummern und Preisgruppen. Zu jeder Adresse sollten auch beliebig viele Gesprächspartner und evtl. Termine mit den jeweiligen. Gesprächspartnern hinterlegt werden können.
Auch die Möglichkeit zur Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte überprüft werden.
Eine Schnittstelle zu einem DMS ermöglicht es, umfassende, unterschiedlichste Informationen zu jeder Adresse zu hinterlegen und alle korrespondierenden Dokumente jederzeit zur Verfügung zu stellen.
Zur Verwendung der Adressverwaltung für die Finanzbuchhaltung sehen wir folgende Kriterien:
Jede Adresse als Debitor und/oder Kreditor verwendbar
Definition von Kontierung, Kostenstelle, Kostenarten sowie Steuercodes je Adresse
Verwaltung von Kreditlimiten, Zahlungskonditionen, Währungen, Preisen, Rabatten je Adresse
Definition von Mahn- und Buchungssperren
Verwaltung von Liefer-, Mahn-, Rechnungs- sowie Verwaltungsadresse je Stammadresse
Defaultwerte für Debitoren- und Kreditorenerfassung
Verwaltung von Zahlungsarten von Lieferanten
Aktualisierung des Bankenstamms direkt über das Internet
Alarmfunktionen
Gibt es eine automatische Dublettensuche und -bereinigung, um doppelte Adressdatensätze zu vermeiden und die Datenqualität zu sichern? Dies ist besonders wichtig, wenn Adressen aus verschiedenen Quellen importiert werden.
Können Adressen nach beliebigen Merkmalen, Kategorien oder Schlagworten flexibel gruppiert werden? Dies erleichtert die Segmentierung und gezielte Ansprache bestimmter Zielgruppen.
Lässt sich die Software durch Module, Add-ons oder individuelle Anpassungen erweitern? Können eigene Felder, Masken oder Workflows hinzugefügt werden, um spezielle Anforderungen abzudecken?
Gibt es integrierte Auswertungs- und Reportingfunktionen, um z.B. Adressbestände, Aktivitäten oder Kampagnenerfolge zu analysieren? Können Reports individuell gestaltet werden?
Wie einfach ist der Import und Export von Adressdaten aus bzw. in andere Systeme oder Formate (z.B. CSV, Excel)?
Können individuelle Workflows für Adressfreigaben, Änderungen oder Löschungen abgebildet werden?
Ist eine Historisierung von Adressänderungen vorhanden (Änderungsprotokoll)?
Gibt es Funktionen zur Validierung von Adressdaten (z.B. Postleitzahlprüfung, Dublettencheck)?
Unterstützt die Software die Verwaltung von Ansprechpartnern mit unterschiedlichen Rollen je Adresse (z.B. Entscheider, Sachbearbeiter, Buchhaltung)?
Können Beziehungen zwischen Adressen (z.B. Mutter-/Tochtergesellschaften, Lieferantenketten) abgebildet werden?
Welche Möglichkeiten zur Datensicherung und Wiederherstellung werden angeboten?