Adressverwaltung

Adressverwaltung

Typische Funktionen von Adressverwaltungs-Software

• Eingabe und Importfunktionen zum Hinzufügen neuer Adressen und Kontakte
• Verarbeitung und Verwaltung großer Adressenmengen
• Verarbeitung und Verwaltung von Kontaktpersonen pro Adresse
• Such- und Filterfunktionen
• Integration von Office-Systemen bzw. Textverarbeitung für dokumentierte Korrespondenz¹
• Dublettensuche oder Automatische Erkennung doppelter Einträge
• Zusammenfügen mehrere Adressen zu einer Adresse
• Individuelle Verwaltung von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Standorten etc.
• Verwaltung unterschiedlicher Telefonformate
• Gruppierungs- und Zugriffsfunktionen auf Adressdaten zum Beispiel für die Vorselektion
• Korrekturfunktionen für eine oder mehrere Adressen
• Serienbrieffunktionen um Serienbriefe an selektierte Empfängergruppen zu senden.
• Adresssynchronisation mit Fremdprogrammen (z.B. Outlook, Cobra, etc.) oder mit elektronischen Telefonbüchern
• Funktionen zur Individuellen Anpassung der Datenansichten
• Ausgabe verschiedener Adress- und Kontaktlisten z.B. Termin- und Geburtstagslisten
• Etikettendruck
• Datensynchronisation mit Webdatenbeständen zur Offline-Bearbeitung
• Schnittstellenfunktionen für CTI ²
• Eingabe individueller unformatierter Notizen
• Direkte Telefonwahl mit jedem TAPI-fähigen Telefongerät oder Modem
• Schnittstellen zu anderen innerbetrieblichen Anwendungen (z.B. Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft)
• Funktionen zu Erweiterung und Verwaltung des Adressdatenformats (z.B. Anlegen neuer Felder)
• Speicherung und Verwaltung individueller Adressen-Suchabfragen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Adressverwaltungs-Software

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Achten Sie auf frei definierbare Adresszeilen, besonders wenn Sie viele ausländische Adressen bzw. Adressformate verarbeiten.
• Prüfen Sie, ob ein ausreichender Branchenbezug besteht. Werden die benötigten Funktionen und Datenfelder angeboten und sind die vorhandenen Funktionen und Datenfelder ausreichend?
• Werden die besonderen Anforderungen des Datenschutz bei der Speicherung und Verarbeitung von Adressen und personenbezogenen Daten ausreichend erfüllt?
• Es sollten aus möglichst vielen Quellen Adressen importiert werden können, wenn mit größeren Adressbeständen gearbeitet werden soll.
• Prüfen Sie, ob es eine flexible Suche mit individuell definierbarem Suchindex gibt, wenn das Anwendungsgebiet bzw. die Anforderungen noch erweitert werden sollen³ .
• Prüfen Sie, ob man mehrere Adressen z.B. mit regulären Funktionen⁴ korrigieren kann.
• Fragen Sie nach der Möglichkeit Sprachdefinitionen zu einer Adresse abzulegen, wenn der Anteil ausländischer Kunden bzw. Lieferanten in Ihrem Unternehmen besonders hoch ist.
• Achten Sie auch auf die vorhandenen Adressmasken. Diese sollten die üblichen Angaben wie PLZ, Ort, Telefon-Nummern, etc. enthalten sowie Kennfelder für Branche, Bankverbindung im SEPA-Format, Debitoren/Kreditoren-Nummern, Webshop-Abgleich, Steuernummern und Preisgruppen. Zu jeder Adresse sollten auch beliebig viele Gesprächspartner und evtl. Termine mit den jeweiligen. Gesprächspartnern hinterlegt werden können.
• Auch die Möglichkeit zur Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte überprüft werden. Eine Schnittstelle zu einem DMS ermöglicht es, umfassende, unterschiedlichste Informationen zu jeder Adresse zu hinterlegen und alle korrespondierenden Dokumente jederzeit zur Verfügung zu stellen.
• Zur Verwendung der Adressverwaltung für die Finanzbuchhaltung sehen wir folgende Kriterien:
  • Jede Adresse als Debitor und/oder Kreditor verwendbar
  • Definition von Kontierung, Kostenstelle, Kostenarten sowie Steuercodes je Adresse
  • Verwaltung von Kreditlimiten, Zahlungskonditionen, Währungen, Preisen, Rabatten je Adresse
  • Definition von Mahn- und Buchungssperren
  • Verwaltung von Liefer-, Mahn-, Rechnungs- sowie Verwaltungsadresse je Stammadresse
  • Defaultwerte für Debitoren- und Kreditorenerfassung
  • Verwaltung von Zahlungsarten von Lieferanten
  • Aktualisierung des Bankenstamms direkt über das Internet
  • Alarmfunktionen