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Adressverwaltung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Adressverwaltung

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Adressverwaltung


Typische Funktionen von Adressverwaltungs-Software

  • Eingabe und Importfunktionen zum Hinzufügen neuer Adressen und Kontakte
  • Verarbeitung und Verwaltung großer Adressenmengen
  • Verarbeitung und Verwaltung von Kontaktpersonen pro Adresse
  • Such- und Filterfunktionen
  • Integration von Office-Systemen bzw. Textverarbeitung für dokumentierte Korrespondenz1
  • Dublettensuche oder Automatische Erkennung doppelter Einträge
  • Zusammenfügen mehrere Adressen zu einer Adresse
  • Individuelle Verwaltung von Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Standorten etc.
  • Verwaltung unterschiedlicher Telefonformate
  • Gruppierungs- und Zugriffsfunktionen auf Adressdaten zum Beispiel für die Vorselektion
  • Korrekturfunktionen für eine oder mehrere Adressen
  • Serienbrieffunktionen um Serienbriefe an selektierte Empfängergruppen zu senden.
  • Adresssynchronisation mit Fremdprogrammen (z.B. Outlook, Cobra, etc.) oder mit elektronischen Telefonbüchern
  • Funktionen zur Individuellen Anpassung der Datenansichten
  • Ausgabe verschiedener Adress- und Kontaktlisten z.B. Termin- und Geburtstagslisten
  • Etikettendruck
  • Datensynchronisation mit Webdatenbeständen zur Offline-Bearbeitung
  • Schnittstellenfunktionen für CTI 2
  • Eingabe individueller unformatierter Notizen
  • Direkte Telefonwahl mit jedem TAPI-fähigen Telefongerät oder Modem
  • Schnittstellen zu anderen innerbetrieblichen Anwendungen (z.B. Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft)
  • Funktionen zu Erweiterung und Verwaltung des Adressdatenformats (z.B. Anlegen neuer Felder)
  • Speicherung und Verwaltung individueller Adressen-Suchabfragen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Adressverwaltungs-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Achten Sie auf frei definierbare Adresszeilen, besonders wenn Sie viele ausländische Adressen bzw. Adressformate verarbeiten.
  • Prüfen Sie, ob ein ausreichender Branchenbezug besteht. Werden die benötigten Funktionen und Datenfelder angeboten und sind die vorhandenen Funktionen und Datenfelder ausreichend?
  • Werden die besonderen Anforderungen des Datenschutz bei der Speicherung und Verarbeitung von Adressen und personenbezogenen Daten ausreichend erfüllt?
  • Es sollten aus möglichst vielen Quellen Adressen importiert werden können, wenn mit größeren Adressbeständen gearbeitet werden soll.
  • Prüfen Sie, ob es eine flexible Suche mit individuell definierbarem Suchindex gibt, wenn das Anwendungsgebiet bzw. die Anforderungen noch erweitert werden sollen3 .
  • Prüfen Sie, ob man mehrere Adressen z.B. mit regulären Funktionen4 korrigieren kann.
  • Fragen Sie nach der Möglichkeit Sprachdefinitionen zu einer Adresse abzulegen, wenn der Anteil ausländischer Kunden bzw. Lieferanten in Ihrem Unternehmen besonders hoch ist.
  • Achten Sie auch auf die vorhandenen Adressmasken. Diese sollten die üblichen Angaben wie PLZ, Ort, Telefon-Nummern, etc. enthalten sowie Kennfelder für Branche, Bankverbindung im SEPA-Format, Debitoren/Kreditoren-Nummern, Webshop-Abgleich, Steuernummern und Preisgruppen. Zu jeder Adresse sollten auch beliebig viele Gesprächspartner und evtl. Termine mit den jeweiligen. Gesprächspartnern hinterlegt werden können.
  • Auch die Möglichkeit zur Anbindung an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte überprüft werden. Eine Schnittstelle zu einem DMS ermöglicht es, umfassende, unterschiedlichste Informationen zu jeder Adresse zu hinterlegen und alle korrespondierenden Dokumente jederzeit zur Verfügung zu stellen.
  • Zur Verwendung der Adressverwaltung für die Finanzbuchhaltung sehen wir folgende Kriterien:
    • Jede Adresse als Debitor und/oder Kreditor verwendbar
    • Definition von Kontierung, Kostenstelle, Kostenarten sowie Steuercodes je Adresse
    • Verwaltung von Kreditlimiten, Zahlungskonditionen, Währungen, Preisen, Rabatten je Adresse
    • Definition von Mahn- und Buchungssperren
    • Verwaltung von Liefer-, Mahn-, Rechnungs- sowie Verwaltungsadresse je Stammadresse
    • Defaultwerte für Debitoren- und Kreditorenerfassung
    • Verwaltung von Zahlungsarten von Lieferanten
    • Aktualisierung des Bankenstamms direkt über das Internet
    • Alarmfunktionen
1 z.B. mit Microsoft Office, OpenOffice, etc.
2 Computer Telephony Integration
3 Wenn Sie beispielsweise öfter alle Adressen zu einem Ort brauchen, ist es sinnvoll auf das Feld Ort einen Suchindex zu legen.
4  Reguläre Funktionen sind Anweisungen um Daten auf Zeichenebene bedingt zu korrigieren.
Abkürzungen:
CTI: Computer Telephony Integration
PLZ: Postleitzahl
evtl.: eventuell
DMS: Dokumenten Management System
Software zum Thema Adressverwaltung:
TelMarkt CRM - Kommunikation perfekt organisieren
CRM, Customer-Relationship-Management