Software-Tipps

Personalwirtschaft, Personalwesen


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Personalwirtschaftssoftware

Die passende HR-Software für ein Unternehmen zu finden, ist keine einfache Aufgabe. Das hat zum einen damit zu tun, das der Begriff „HR-Software“ so unspezifisch bzw. auf gewisse Weise „allumfassend“ ist und zum anderen damit, dass es für jede Softwareauswahl wichtig ist, vorher genau zu wissen, welche Funktionalitäten genau das System abbilden soll.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff HR-Software?

Als HR-Software kann letztlich alles bezeichnet werden, was softwaretechnisch einen oder auch mehrere Bereiche des Personalwesens abbildet. So vielfältig wie das Personalwesen selbst ist folglich auch die HR-Software. Zum Personalwesen zählen unter anderem die Personalbeschaffung, das Leistungsmanagement bzw. die Zeitwirtschaft, Weiterbildung und Unterweisungen, Nachfolgeplanung, Vergütung sowie Auswertungen, um nur einige wesentliche Bereiche zu nennen. Nicht jede HR-Software deckt dabei den kompletten HR Umfang ab.

Wenn Software-Anbieter den Begriff HR-Software verwenden, kann es daher sein, dass die Software einen Teilbereich des Personalwesens wie z.B. die Zeiterfassung, die Personalplanung oder das Bewerbermanagement abbildet. Es könnte aber genauso ein Personalstammdatenmanagement sein, das durch weitere Module für den gewünschten Umfang ergänzt werden kann. Ebenso kann die HR-Software von vorn herein eine vollumfängliche HR-Suite sein, die den gesamten Bereich des Personalwesens mit ihren Modulen und Funktionen abbildet.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema HR-Software, Personalmanagement

Am häufigsten genutzten HR-Module

  • HR Stammdatenmanagement / Digitale Personalakte
  • Die digitale Personalakte umfasst die grundlegenden Daten zum Mitarbeiter, die für das Arbeitsvertragsverhältnis relevant sind. Hierzu zählen die Personalstammdaten ebenso wie beispielsweise Zeugnisse, Vertragsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Zertifikate über absolvierte Schulungen etc.

  • Recruiting bzw. Personalbeschaffung
  • Ein Rekrutierungsmodul bzw. ein Modul für die Personalbeschaffung bildet in der Regel sowohl die internen Genehmigungsprozesse für eine Stellenausschreibung als auch die entsprechende Veröffentlichung dieser Ausschreibung ab. Das Modul umfasst außerdem meist Funktionen für die Kandidatensuche, CV Parsing, automatisierte Beurteilungsprozesse, Funktionen für die Kommunikation mit Bewerbern sowie mit verantwortlichen Personalkräften und evtl. Kollegen. Das Recruitingmodul bietet oft Schnittstellen zu Social Media und weiteren Plattformen, auf denen Stellengesuche veröffentlicht werden bzw. Analysen zu den Kandidaten erfolgen können.

  • Bewerbermanagement
  • Die Funktionen einer Bewerbermanagement Softwarelösung sind unter Umständen denen des Recruiting Moduls sehr ähnlich, da das Bewerbermanagement ein Teilbereich des Recruitings darstellt. Ein Bewerbermanagement bildet die Prozesse ab, die ein Bewerber durchläuft bzw. im Unternehmen auslöst. Hierzu zählen zum Beispiel der Eingang der Bewerbung, das CV Parsing, die Versendung einer Eingangsbestätigung, die Verteilung von Bewerbungsdokumenten im Unternehmen bzw. deren Freischaltung und Benachrichtigung der entsprechenden Personalbearbeiter. Oft umfasst das Bewerbermanagement auch Features für die One-Click-Bewerbung oder auch Chatbots oder Jobbots, die den Bewerber interaktiv per Dialog durch den Bewerbungsprozess führen.

  • Onboarding
  • Zur HR-Software gehört auch das Onboarding. Auch für diesen Bereich gibt es Module bzw. gesonderte Software. Sie unterstützen alle Vorgänge rund um den ersten Tag im neuen Unternehmen und bieten auch über die erste Einführung hinaus meist weitere Tools und Features. Onboarding Software ist dabei mittlerweile mehr als nur eine personalisierte Begrüßungsseite mit wichtigen Dokumenten und Hinweisen. Die Funktionalitäten können den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus umfassen. Oft wird die Onboarding Lösung für das Zuweisen von Schulungen und Unterweisungen sowie für die Vernetzung mit Kollegen eingesetzt. Fragen und Anträge des neuen Mitarbeiters bezüglich Zugangsdaten, Ausweis usw. können meist wie in einem Ticketsystem aufgenommen und weitergeleitet werden.

  • Personalportal - Employee Self Services
  • Das Personalportal oder auch die Employee Self Services sind Schlagworte für mögliche „Selbstbedienungs“-Anwendungen für den Mitarbeiter. Hierzu gehören beispielsweise der Zugriff zu persönlichen Daten oder die schlanke und einfache Antragsstellung für Urlaub usw. oder auch die Verwaltung von bestimmten Arbeitsmaterialien oder Zielvereinbarungen und vieles mehr. Personalportale bzw. die Self Services können ebenfalls für die Abfrage von Arbeitszeitkonten, Beurteilungen oder für die Hinterlegung von Qualifikationen genutzt werden. Wesentlicher Vorteil des Personalportals ist die Entlastung der Personalbearbeiter bei gleichzeitiger Stärkung der Eigenverantwortung des Mitarbeiters.

  • Personaleinsatzplanung
  • Personaleinsatzplanung bzw. Workforce-Management Module bieten in der Regel eine Vielzahl von Planungsfunktionalitäten für den Personaleinsatz, für Einzel- und Wechselschichten, zur Abbildung von Arbeitsplänen sowie u.a. die An- bzw. Abwesenheitsverwaltung. Die Personaleinsatzplanung ist meist eng mit dem Urlaubsmanagement und der Zeiterfassung bzw. Zeitwirtschaft verknüpft.

  • Zeitwirtschaft
  • Eines der wichtigsten Module bzw. eine der wesentlichen Funktionalitäten im Bereich der HR-Software ist die Zeitwirtschaft. Die Software ist in der Regel mit der Personalverwaltung verknüpft oder auch ein unmittelbarer Bestandteil der Personalverwaltungslösung mit Verbindung zur Lohn- und Gehaltssoftware. Mittels der Software werden der Anfang, die Dauer und das Ende der geleisteten Arbeitsstunden sowie Pausenzeiten erfasst und verarbeitet, kontrolliert und dokumentiert. Meist können verschiedene Arbeitszeitmodelle abgebildet werden und es stehen Funktionen für mobile Mitarbeiter zur Verfügung.

  • Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
  • Abwesenheitsmanagement und Urlaubsmanagement sind oft eng mit der Zeitwirtschaft und der Personalverwaltung verbunden und immer öfter auch per Personalportal erreichbar. Das Modul für Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement bietet in der Regel die Möglichkeiten Urlaub einzureichen, genehmigen zu lassen und zu verwalten. Das Modul sollte allerdings auch die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu Elternzeit, Mutterschutz, Bildungsurlaub, Sonderurlaub usw. abbilden.

  • Talentmanagement, Nachfolgeplanung
  • Talentmanagement verknüpft verschiedene Aspekte des Personalmanagements. Zum Talentmanagement gehören sowohl die Mitarbeitersuche, die Mitarbeiterförderung als auch die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Die Talentsuche und die Talentförderung haben unter anderem die erfolgreiche Nachfolgeplanung zum Ziel. Die Software unterstützt daher die Ausrichtung der Talentsuche an strategischen Geschäftszielen, die Identifizierung von Karrierepfaden sowie deren Planung, den Aufbau und die Pflege eines Talentpools. Überschneidungen gibt es mit dem Recruiting, Onboarding und dem Skill- und Kompetenzmanagement.

  • Leistungsmanagement
  • Zum Leistungsmanagement zählen alle Funktionen rund um die Beurteilung der Leistung der Mitarbeiter. Tätigkeiten bzw. die Absolvierung zugewiesener Aufgaben werden aufgezeichnet und mit Vorgaben und Zielen abgeglichen. Module für das Leistungsmanagement umfassen oft Feedback-Tools, 360°-Leistungsfeedback Funktionen, Features für das Management von Zielen sowie Planungsfunktionen für Beurteilungssitzungen. Meist ist das Modul auch mit dem Modul für Talentmanagement und Nachfolgeplanung verknüpft.

  • Lernmanagement, Aus- und Weiterbildung, Unterweisungen
  • Das Personalmanagement ist damit betraut, die notwendigen betrieblichen Unterweisungen, aber auch die Aus- und Weiterbildung bzw. die Wissensvermittlung im Unternehmen sicherzustellen und zu organisieren. Software für Lernmanagement, Aus- und Weiterbildung bzw. auch für Unterweisungen unterstützt daher unter anderem bei der Erstellung von Schulungsplänen für Mitarbeiter, bei Buchungen von Kursen sowie die Verwaltung des entsprechenden Budgets für Weiterbildung und Bewertungs- und Feedbackprozesse. Oft bietet ein solches Modul ein Lernportal für die Mitarbeiter mit individuellen Lernvorgaben bzw. Kursvorgaben an.

  • Payroll
  • Zu den grundlegenden Tätigkeiten in Personalabteilungen zählt die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Oft ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine separate Software im Einsatz. Viele HR-Software Anbieter haben allerdings bereits Module für den Bereich Payroll in ihre HR-Software Suiten eingebunden. Die Software (alleinstehend oder als Modul einer Suite) umfasst Funktionen zur Abbildung der Abrechnungsmodalitäten und Abführen von Sozialversicherungsbeiträgen. Das können verschiedene Modalitäten wie Stundenlohnabrechnung, Baulohn, Festlohn- oder Lohngruppenabrechnung etc. sein. Meist unterstützen die Programme auch die digitale Betriebsprüfung und bieten Auswertungen u.a. für Finanzämter und Krankenkassen.

Typische weitere Module und ergänzende Funktionen

Personalwesen ist so vielfältig, dass die gängigsten Module noch durch weitere Module und Funktionen ergänzt werden können. Hierzu zählen:

  • Skill Management / Kompetenzmanagement
  • Reisekostenmanagement
  • Applicant Tracking Systeme
  • Mitarbeitergespräche
  • Compliance Management
  • Arbeitszeugnis
  • Benefit Management
  • Collaboration
  • HR-Analysen

Die Aufzählung von gängigen und typischen Modulen und Funktionen von HR-Software zeigt, dass sich einige der HR-Prozesse überschneiden. Personaleinsatzplanung ist beispielsweise eng mit der Zeitwirtschaft und dem Abwesenheitsmanagement verknüpft und ein anderes Beispiel sind Überschneidungen zwischen Talentmanagement, Aus- und Weiterbildung und Skill Management.

Für die Auswahl einer passenden HR-Software ist es daher unerlässlich, genau festzulegen, welche Funktionalitäten mit der Software abgebildet werden sollen. Nicht jedes Unternehmen wird von vornherein eine vollumfängliche HR-Suite benötigen. Kleinere Unternehmen nutzen evtl. zunächst nur ein Stammdatenmanagement, Module für Zeitwirtschaft und Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Größere Unternehmen ergänzen unter Umständen weitere Module je nach Anforderung. Letztlich ist bei der Vielfalt der HR-Module und Funktionen auch eine „fast“ unendliche Vielfalt an Kombinationsmöglichkeiten gegeben.


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Personalwirtschaft

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Beachten Sie, dass für personenbezogene Daten im Vergleich zu vielen anderen betrieblichen Daten ein besonderer Schutz sichergestellt werden sollte. Sie schützen dadurch nicht nur die Privatsphäre der Mitarbeiter, sondern beugen auch einem schlechten Betriebsklima und potentiellen Datenmissbrauch vor.
  • Achten Sie darauf, dass die Software eine Benutzerrechteverwaltung möglichst bis auf Feldebene anbietet, wenn Sie im Mehrbenutzerbetrieb arbeiten und unterschiedliche Berechtigungsgruppen realisieren wollen.
  • Prüfen Sie, ob die Software, die im Unternehmen benutzen Lohnarten unterstützt bzw. auch solche, die zukünftig zur Anwendung kommen könnten. 1
  • Informieren Sie sich, ob die Einbindung von Social-Web-Aktivitäten für das Bewerbermanagement möglich ist, da z.B. Bewerberdaten direkt aus einem Karriereportal in Ihr Bewerbermanagementsystem übernommen werden können.
  • Fragen Sie nach, ob die Software die Organisation von Assessment-Centern unterstützt. Wenn Sie Bewerber auf Messen oder Inhouse-Veranstaltungen rekrutieren und testen wollen, sollten relevante gewonnene Daten in die Human-Ressource-Software mit einfließen.
  • Prüfen Sie, ob die Compliance-Bestimmungen2 durch die Personalsoftware oder eines Zusatztools eingehalten werden und ob sich die Compliance-Bestimmungen mit der Software flexibel verwalten lassen. Compliance-Bestimmungen regeln z.B. unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten.
  • Nutzen Sie bei der Einführung der Personalwirtschaftssoftware die Chance, neue Strategien zu entwickeln und die Prozesse ihrer Personalabteilung neu zu gestalten.
  • Klären Sie, ob es Funktionen bzw. Optionen gibt, die Arbeitsschutzmaßnahmen sicherstellen wie zum Beispiel Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffmanagement, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, Schutzbekleidungsanweisungen und auch die regelmäßige Prüfung von Arbeitsmitteln.
  • Stellen Sie sicher, dass ein Mitarbeiter der Personalabteilung bei der Auswahl und Einführung der Software beteiligt ist, um die Fachkenntnisse und Kenntnisse der Abläufe der Prozesse bei der Entscheidung zu berücksichtigen.
  • Fragen Sie auch, ob eine integrierte Datenbank zum Verwalten von Aufgabenbeschreibungen und deren Zuordnung zu den Mitarbeitern im Umfang der Software enthalten ist. Auch das Verwalten der Jobprofile nach frei definierbaren Unternehmensbereichen ist eine hilfreiche Option sowie das Mitführen von Personalkosten und Aufwänden für z. B. Weiterbildungen und Seminare etc.
  • Fragen Sie, neben Auswertungsoptionen auch nach vordefinierten Auswertungen, Grafiken und Berichten, Standardauswertungen z.B. Organigrammen und der übersichtlichen Aufstellung von Personalkosten pro Kostenstelle oder "Planstelle". In diesem Zusammenhang sollten Sie die Kennzahlen definieren können und behalten somit die Kosten immer im Blick.
  • Achten Sie darauf, dass die Software möglichst flexibel um weitere Module ergänzt werden kann, damit die ausgewählte Software beispielsweise bei einer Änderungen der Personalstrategie weiter genutzt werden kann.
  • Achten Sie darauf, dass das Preis-Leistungsverhältnis der Software in Relation zur Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl steht.
  • Analysieren und dokumentieren Sie gründlich die bestehenden Unternehmensprozesse in der Personalabteilung, um eine geeignete Software auszuwählen, die zu diesen Prozessen passt bzw. diese sinnvoll ändern kann.3
  • Analysieren Sie vorab das Einsparpotenzial Ihrer Personalverwaltungskosten, das Sie durch die Einführung einer neuen Personalsoftware haben.
  • Zur Optimierung Ihres unternehmensspezifischen Personamanagements sollte die Personalsoftware entsprechende Prozessabläufe möglichst weitgehend automatisieren und entscheidungsrelevante Daten aufbereiten und zur Verfügung stellen.
  • Stellen Sie sicher, dass auch strategische Funktionen und Daten zur Verfügung stehen. Zusätzlich zur administrativen Personalverwaltung ist vor allem ein intelligentes strategisches Personalmanagement notwendig, um kritische Rollen und Funktionen im Unternehmen langfristig sicherzustellen.
  • Erwägen Sie, ob die Software Talent Management Funktionen zur Verfügung stellen soll, da mittlerweile ein nachhaltiges Talent Management ein wesentlicher Teil eines umfassendes Personalmanagements ist, um neben wichtigen Potenzialträgern im Unternehmen auch qualifizierte potenzielle Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.
  • Prüfen Sie welche Planungsmethode in der Software zugrunde gelegt werden kann: Bei der Personalkostenplanung wählen Sie zwischen der Top-down-Methode, bei der Kostenvorgaben des Managements umgesetzt werden sollen oder der Bottom-up-Methode, bei der Planungsvorschläge der Mitarbeiter zugrunde gelegt werden.
  • Ein Personalcontrolling beispielsweise zur Ermittlung des Personal-Ertrags und der Mitarbeitermotivation gewinnt für Unternehmen zunehmend als strategischer Wettbewerbsvorteil an Bedeutung.4
  • Erkundigen Sie sich, ob Mitarbeiter und Vorgesetzte Zugriff auf die entsprechenden mitarbeitergruppenspezifische Zielvereinbarungsformulare haben.
  • Achten Sie darauf, dass die unterschiedlichen fixen und variablen Gehaltsbestandteile hinterlegt werden können.5
  • Überlegen Sie, ob Sie ein flexibles Personalinformationssystem benötigen, dass Sie auch an Termine und Fristen erinnert.6
  • Erkundigen Sie sich, ob die Software über eine ITSG-zertifizierte Schnittstelle zur Lohndatenübertragung zu den Krankenkassen verfügt.7
  • Bringen Sie in Erfahrung, ob die Software über Funktionen zum strategisch wichtigen Demografiemanagement verfügt.
  • Prüfen Sie, ob auch Organigramme 8 erstellt werden können, da dadurch im Einzelfall auf eine zusätzliche, spezielle Organisationssoftware verzichtet werden kann.
  • Aufgrund der vielfältigen Aufgaben des Personalmanagements wird Personalsoftware in der Regel in einzelnen Modulen, z.B. Personalverwaltung, -Weiterbildung oder Personalakte angeboten. Damit keine Personaldaten doppelt erfasst werden müssen, ist es oft zweckmäßig alle benötigten Module von einem Anbieter zu beziehen. So greifen die einzelnen Module auf einen dieselben Stammdatensätze zu, bieten weitgehend einheitliche Oberflächen und können untereinander Daten austauschen.
  • Berücksichtigen Sie, dass es oft sinnvoll ist eine Personalmanagemenstsoftware zu nutzen, die in der Lage ist Statistiken über Mitarbeiter, Beschäftigung sowie Lohn und Gehalt, filterbar nach Mandanten, Berufsgruppen und Abteilungen zu erstellen.
  • Ziehen Sie in Betracht, mit dem Personalentwicklungsmodul nicht nur das Fortbildungsprogramm und dessen -maßnahmen zu planen, sondern auch allgemeine Daten ihrer Teilnehmer und Dozenten inklusive Kosten, Arbeitszeiten und Korrespondenz sowie Literatur zu verwalten.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Bewerbermanagement das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)9 berücksichtigt. Nur so sind Sie vor Rechtskonflikten geschützt.
  • Prüfen Sie, ob Sie in der Bewerbermanagementsoftware zusätzlich zu den Standardtextbausteinen auch bewerberindividuelle Textelemente nutzen können und dadurch eine persönliche Note bei jedem Bewerberkontakt sicherstellen.
  • Klären Sie, ob die Personalsoftware ein Employee Self Service oder Manager Self Service ermöglicht. 10 Dadurch werden viele Abläufe in der Personalabteilung vereinfacht.
  • Fragen Sie nach, ob eine Schnittstelle zu E-Mail- oder Groupwareprogrammen vorhanden ist. So können Sie z.B. bei einem krankheitsbedingten Ausfall eines Schicht-Mitarbeiters schnell Ersatzmitarbeiter in Ihrer Mitarbeiterdatenbank ermitteln und diese per SMS informieren.
  • Achten Sie auf darauf, dass Sie bei der Suchfunktion der Software eine Ähnlichkeitssuche bzw. Suggestfunktion nutzen können. Da häufig Eigennamen wie beispielsweise.”Meyer” gesucht werden, werden auch andere Schreibweisen wie z.B. “Meier” oder “Maier” zur Auswahl angezeigt.
  • Prüfen Sie, ob auch die Mitarbeiter auf ihre Personaldaten zugreifen können, wenn Sie im Rahmen eins sog. Feel-Good-Managements durch Transparenz ein entsprechendes Betriebsklima fördern möchten.

1 neben den normalen Gehaltsarten z.B. Einmalzahlungen, Provisionen, Ausbildungsvergütung, Fahrgeld, Sachbezüge, Fortzahlungen, Stundenlöhne, festlöhne, Überstunden, Feiertagslohn, Urlaubslohn, Werkzeuggeld, Weihnachtsgeld usw.
2 Einhaltung gesetzlicher oder freiwilliger Regeln und Richtlinien
3 vgl. auch Was Sie bei der Auswahl von HR-Software beachten sollten, aufgerufen am 19.07.2021
4 vgl. auch Personal-Controlling, aufgerufen am 19.07.2021
5 vgl. auch Gehaltskomponenten, aufgerufen am 19.07.2021
6 vgl. auch Anbieter im Softwareführer adata Personalwirtschaft - Lohnabrechnung, HRM und Zeiterfassung, aufgerufen am 19.07.2021
7 vgl. auch ITSG GmbH, ITSG, aufgerufen am 19.07.2021
8 vgl. auch Organigramm, aufgerufen am 19.07.2021
9 vgl. auch AGG bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren, aufgerufen am 19.07.2021
10 vgl. auch Employee Self Service, Selbstbedienung in der Personalabteilung, aufgerufen am 19.07.2021