Personalwirtschaft, Personalwesen

Die passende HR-Software für ein Unternehmen zu finden, ist keine einfache Aufgabe. Das hat zum einen damit zu tun, das der Begriff „HR-Software“ so unspezifisch bzw. auf gewisse Weise „allumfassend“ ist und zum anderen damit, dass es für jede Softwareauswahl wichtig ist, vorher genau zu wissen, welche Funktionalitäten genau das System abbilden soll.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff HR-Software?

Als HR-Software kann letztlich alles bezeichnet werden, was softwaretechnisch einen oder auch mehrere Bereiche des Personalwesens abbildet. So vielfältig wie das Personalwesen selbst ist folglich auch die HR-Software. Zum Personalwesen zählen unter anderem die Personalbeschaffung, das Leistungsmanagement bzw. die Zeitwirtschaft, Weiterbildung und Unterweisungen, Nachfolgeplanung, Vergütung sowie Auswertungen, um nur einige wesentliche Bereiche zu nennen. Nicht jede HR-Software deckt dabei den kompletten HR Umfang ab.

Wenn Software-Anbieter den Begriff HR-Software verwenden, kann es daher sein, dass die Software einen Teilbereich des Personalwesens wie z.B. die Zeiterfassung, die Personalplanung oder das Bewerbermanagement abbildet. Es könnte aber genauso ein Personalstammdatenmanagement sein, das durch weitere Module für den gewünschten Umfang ergänzt werden kann. Ebenso kann die HR-Software von vorn herein eine vollumfängliche HR-Suite sein, die den gesamten Bereich des Personalwesens mit ihren Modulen und Funktionen abbildet.

Am häufigsten genutzten HR-Module

Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Personalwirtschaft

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• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Beachten Sie, dass für personenbezogene Daten im Vergleich zu vielen anderen betrieblichen Daten ein besonderer Schutz sichergestellt werden sollte. Sie schützen dadurch nicht nur die Privatsphäre der Mitarbeiter, sondern beugen auch einem schlechten Betriebsklima und potentiellen Datenmissbrauch vor.
• Achten Sie darauf, dass die Software eine Benutzerrechteverwaltung möglichst bis auf Feldebene anbietet, wenn Sie im Mehrbenutzerbetrieb arbeiten und unterschiedliche Berechtigungsgruppen realisieren wollen.
• Prüfen Sie, ob die Software, die im Unternehmen benutzen Lohnarten unterstützt bzw. auch solche, die zukünftig zur Anwendung kommen könnten. ¹
• Informieren Sie sich, ob die Einbindung von Social-Web-Aktivitäten für das Bewerbermanagement möglich ist, da z.B. Bewerberdaten direkt aus einem Karriereportal in Ihr Bewerbermanagementsystem übernommen werden können.
• Fragen Sie nach, ob die Software die Organisation von Assessment-Centern unterstützt. Wenn Sie Bewerber auf Messen oder Inhouse-Veranstaltungen rekrutieren und testen wollen, sollten relevante gewonnene Daten in die Human-Ressource-Software mit einfließen.
• Prüfen Sie, ob die Compliance-Bestimmungen² durch die Personalsoftware oder eines Zusatztools eingehalten werden und ob sich die Compliance-Bestimmungen mit der Software flexibel verwalten lassen. Compliance-Bestimmungen regeln z.B. unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten.
• Nutzen Sie bei der Einführung der Personalwirtschaftssoftware die Chance, neue Strategien zu entwickeln und die Prozesse ihrer Personalabteilung neu zu gestalten.
• Klären Sie, ob es Funktionen bzw. Optionen gibt, die Arbeitsschutzmaßnahmen sicherstellen wie zum Beispiel Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffmanagement, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, Schutzbekleidungsanweisungen und auch die regelmäßige Prüfung von Arbeitsmitteln.
• Stellen Sie sicher, dass ein Mitarbeiter der Personalabteilung bei der Auswahl und Einführung der Software beteiligt ist, um die Fachkenntnisse und Kenntnisse der Abläufe der Prozesse bei der Entscheidung zu berücksichtigen.
• Fragen Sie auch, ob eine integrierte Datenbank zum Verwalten von Aufgabenbeschreibungen und deren Zuordnung zu den Mitarbeitern im Umfang der Software enthalten ist. Auch das Verwalten der Jobprofile nach frei definierbaren Unternehmensbereichen ist eine hilfreiche Option sowie das Mitführen von Personalkosten und Aufwänden für z. B. Weiterbildungen und Seminare etc.
• Fragen Sie, neben Auswertungsoptionen auch nach vordefinierten Auswertungen, Grafiken und Berichten, Standardauswertungen z.B. Organigrammen und der übersichtlichen Aufstellung von Personalkosten pro Kostenstelle oder "Planstelle". In diesem Zusammenhang sollten Sie die Kennzahlen definieren können und behalten somit die Kosten immer im Blick.
• Achten Sie darauf, dass die Software möglichst flexibel um weitere Module ergänzt werden kann, damit die ausgewählte Software beispielsweise bei einer Änderungen der Personalstrategie weiter genutzt werden kann.
• Achten Sie darauf, dass das Preis-Leistungsverhältnis der Software in Relation zur Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl steht.
• Analysieren und dokumentieren Sie gründlich die bestehenden Unternehmensprozesse in der Personalabteilung, um eine geeignete Software auszuwählen, die zu diesen Prozessen passt bzw. diese sinnvoll ändern kann.³
• Analysieren Sie vorab das Einsparpotenzial Ihrer Personalverwaltungskosten, das Sie durch die Einführung einer neuen Personalsoftware haben.
• Zur Optimierung Ihres unternehmensspezifischen Personamanagements sollte die Personalsoftware entsprechende Prozessabläufe möglichst weitgehend automatisieren und entscheidungsrelevante Daten aufbereiten und zur Verfügung stellen.
• Stellen Sie sicher, dass auch strategische Funktionen und Daten zur Verfügung stehen. Zusätzlich zur administrativen Personalverwaltung ist vor allem ein intelligentes strategisches Personalmanagement notwendig, um kritische Rollen und Funktionen im Unternehmen langfristig sicherzustellen.
• Erwägen Sie, ob die Software Talent Management Funktionen zur Verfügung stellen soll, da mittlerweile ein nachhaltiges Talent Management ein wesentlicher Teil eines umfassendes Personalmanagements ist, um neben wichtigen Potenzialträgern im Unternehmen auch qualifizierte potenzielle Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.
• Prüfen Sie welche Planungsmethode in der Software zugrunde gelegt werden kann: Bei der Personalkostenplanung wählen Sie zwischen der Top-down-Methode, bei der Kostenvorgaben des Managements umgesetzt werden sollen oder der Bottom-up-Methode, bei der Planungsvorschläge der Mitarbeiter zugrunde gelegt werden.
• Ein Personalcontrolling beispielsweise zur Ermittlung des Personal-Ertrags und der Mitarbeitermotivation gewinnt für Unternehmen zunehmend als strategischer Wettbewerbsvorteil an Bedeutung.⁴
• Erkundigen Sie sich, ob Mitarbeiter und Vorgesetzte Zugriff auf die entsprechenden mitarbeitergruppenspezifische Zielvereinbarungsformulare haben.
• Achten Sie darauf, dass die unterschiedlichen fixen und variablen Gehaltsbestandteile hinterlegt werden können.⁵
• Überlegen Sie, ob Sie ein flexibles Personalinformationssystem benötigen, dass Sie auch an Termine und Fristen erinnert.⁶
• Erkundigen Sie sich, ob die Software über eine ITSG-zertifizierte Schnittstelle zur Lohndatenübertragung zu den Krankenkassen verfügt.⁷
• Bringen Sie in Erfahrung, ob die Software über Funktionen zum strategisch wichtigen Demografiemanagement verfügt.
• Prüfen Sie, ob auch Organigramme ⁸ erstellt werden können, da dadurch im Einzelfall auf eine zusätzliche, spezielle Organisationssoftware verzichtet werden kann.
• Aufgrund der vielfältigen Aufgaben des Personalmanagements wird Personalsoftware in der Regel in einzelnen Modulen, z.B. Personalverwaltung, -Weiterbildung oder Personalakte angeboten. Damit keine Personaldaten doppelt erfasst werden müssen, ist es oft zweckmäßig alle benötigten Module von einem Anbieter zu beziehen. So greifen die einzelnen Module auf einen dieselben Stammdatensätze zu, bieten weitgehend einheitliche Oberflächen und können untereinander Daten austauschen.
• Berücksichtigen Sie, dass es oft sinnvoll ist eine Personalmanagemenstsoftware zu nutzen, die in der Lage ist Statistiken über Mitarbeiter, Beschäftigung sowie Lohn und Gehalt, filterbar nach Mandanten, Berufsgruppen und Abteilungen zu erstellen.
• Ziehen Sie in Betracht, mit dem Personalentwicklungsmodul nicht nur das Fortbildungsprogramm und dessen -maßnahmen zu planen, sondern auch allgemeine Daten ihrer Teilnehmer und Dozenten inklusive Kosten, Arbeitszeiten und Korrespondenz sowie Literatur zu verwalten.
• Achten Sie darauf, dass Ihr Bewerbermanagement das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren berücksichtigt. Nur so sind Sie vor Rechtskonflikten geschützt.
• Prüfen Sie, ob Sie in der Bewerbermanagementsoftware zusätzlich zu den Standardtextbausteinen auch bewerberindividuelle Textelemente nutzen können und dadurch eine persönliche Note bei jedem Bewerberkontakt sicherstellen.
• Klären Sie, ob die Personalsoftware ein Employee Self Service oder Manager Self Service ermöglicht. Dadurch werden viele Abläufe in der Personalabteilung vereinfacht.
• Fragen Sie nach, ob eine Schnittstelle zu E-Mail- oder Groupwareprogrammen vorhanden ist. So können Sie z.B. bei einem krankheitsbedingten Ausfall eines Schicht-Mitarbeiters schnell Ersatzmitarbeiter in Ihrer Mitarbeiterdatenbank ermitteln und diese per SMS informieren.
• Achten Sie auf darauf, dass Sie bei der Suchfunktion der Software eine Ähnlichkeitssuche bzw. Suggestfunktion nutzen können. Da häufig Eigennamen wie beispielsweise.”Meyer” gesucht werden, werden auch andere Schreibweisen wie z.B. “Meier” oder “Maier” zur Auswahl angezeigt.
• Prüfen Sie, ob auch die Mitarbeiter auf ihre Personaldaten zugreifen können, wenn Sie im Rahmen eins sog. Feel-Good-Managements durch Transparenz ein entsprechendes Betriebsklima fördern möchten.