Software-Tipps

Collaboration, UCC und Workflow


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für Collaboration, UCC und Workflow Management Systeme

Definition Workflow

Ein Workflow ist, wie die Übersetzung ins Deutsche nahelegt, ein Arbeitsablauf. Dieser Workflow skizziert die operativen Aspekte des Geschäftsprozesses mittels strukturierte Schritte, die sich aufeinander beziehen. Ist ein Schritt ausgeführt, bestimmt sein Ergebnis den darauffolgenden Schritt. Die Abarbeitung dieser Schritte im Workflow kann IT-gestützt erfolgen.

Definition Workflow Management

Das Workflow Management umfasst die Verwaltung aller einzelnen Workflows sowie deren Modellierung, Simulation, Steuerung und Überwachung.

Vorteile eines Workflow Management Systems

Workflow Management Systeme (WMS) unterstützen die Automatisierung von Routineprozessen des Unternehmens. Hierbei geht es darum strukturierte Aufgaben und Prozesse von doppelten oder überflüssigen Arbeitsschritten zu befreien und diese dann effizient IT-gestützt zu automatisieren. Die Qualität der Prozesse wird in der Regel durch das Workflow Management verbessert, die Bearbeitungszeiten durch die Automatisierung verkürzt und die Transparenz des Prozesses erhöht.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Collaboration, Workflow, UCC


Typische Funktionen von Workflow Management Systemen

  • Definition und Erstellung von auftragsspezifischen Arbeitsabläufen (workflows)
  • Grafische Darstellung des Workflowstatus
  • Überwachung von Workflows
  • Zeitgesteuerte Workflows
  • BPMN, BPMN 2.0 Workflows
  • Benachrichtigungen über Statusänderungen per E-Mail, Instant Messenger, oder SMS
  • Vordefinierte Vorlagen für typische Prozesse
  • Definieren und Zuweisen von Aufgaben für Kollegen
  • “on the fly” Änderungen an Prozessen
  • Kontrolle über Abarbeitung der Aufgaben mittels Ampelsystem
  • Outlook-Integration
  • Skalierbarkeit
  • Integration von anderen Unternehmenslösungen mittels API
  • Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
  • Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit, Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
  • Verbindung zu verschiedenen Datenbanken
  • Schnittstellen für Import und Export
  • Rechte- und Rollenmanagement
  • Webbasierter Zugriff ohne Desktop-Installation

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Workflow Management Systemen:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es einen einfach zu bedienenden Workflow Designer? Basiert dieser Designer auf grafischen Elementen und ist er ohne Codeprogrammierung zu benutzen?
  • Fragen Sie, ob der Formulareditor per Drag & Drop zu bedienen ist. Sie müssen meist eine ganze Reihe an Textfeldern, Kalkulationen, Drop-Downs etc. einfügen. Dies geht wesentlich effizienter per Drag & Drop.
  • Fragen Sie, ob Echtzeitdaten dargestellt werden können und ob Sie im Design Prozess einfach auf verschiedene Datenbanken verlinken können.
  • Klären Sie, ob der Editor es ermöglicht, bei Bedarf einem Prozess einen weiteren Zweig mit zusätzlichen Aufgaben hinzuzufügen.
  • Ermöglicht das System die Veröffentlichung von Prozessen z.B. in Word, PDF oder SharePoint oder den Export in Visio oder PNG, PBM, SVG etc.? Dies unterstützt die unternehmensweite Verbreitung und Kommunikation.
  • Fragen Sie nach, ob der Workflow-Prozess automatisch E-Mails oder Push-Benachrichtigungen versendet, wenn eine Genehmigung ansteht. Können diese Benachrichtigungen vom Nutzer angepasst werden?
  • Klären Sie, ob ein reibungsloser Datenaustausch zwischen dem Workflow und beispielsweise Kalender, CMS, E-Mailprogramm und Finanzsoftware gegeben ist.
  • Da das Workflow Management System in der Regel Cloud-Basiert läuft, klären Sie, ob die erforderlichen Compliance und Datenschutzbelange ausreichend erfüllt werden.
  • Fragen Sie, ob die Softwarelösung eine Reporting-Funktion umfasst. Um zu analysieren, ob ein Workflow tatsächlich effizient funktioniert, benötigen Sie eine robuste KPI-basierte Reporting-Funktion mit der Sie ggfs. feststellen, wo noch Probleme im Workflow auftauchen und diese dann entsprechend nachbessern können.
  • Ist das Dashboard übersichtlich gestaltet? Gibt es beispielsweise farbliche Unterscheidungen je nach Dringlichkeit der Tasks, die zu bearbeiten sind?
  • Erkundigen sie sich, wie die Benutzerrechtevergabe gestaltet ist. Viele Workflows enthalten vertrauliche Informationen, die nicht für alle Benutzer oder Anwendergruppen freigegeben werden sollen. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann? Haben Änderungen an den Benutzerrechten eines Workflows Auswirkungen auf die Ausführung?
  • Gestattet das Workflow-Management-System ein Versionsmanagement in den Prozessen?
  • Klären Sie, ob ein automatisches Erfassen z.B. von Telefonaten, Reisen und externen Aktivitäten möglich ist.
  • Fragen Sie, ob die Workflow Management Software die Verwendung elektronischer Signaturen unterstützt. Dies kann die Geschäftsprozesse enorm beschleunigen.
  • Werden u.a. Master / Detail-Beziehungen unterstützt? Können Sie n:n Beziehungen mit dem WMS darstellen?