Software-Tipps

Workflow


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Workflow Management Systemen

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein Arbeitsablaufplan. Dieser Arbeitsablaufplan (englisch Workflow) skizziert die operativen Aspekte des Geschäftsprozesses mittels strukturierter Schritte. Diese Schritte bauen aufeinander auf. Ist ein Schritt ausgeführt, bestimmt sein Ergebnis den darauffolgenden Schritt. Die Abarbeitung dieser Schritte im Workflow kann IT-gestützt erfolgen.

Was bedeutet Workflow Management?

Das Workflow Management umfasst die Verwaltung aller einzelnen Workflows sowie deren Modellierung, Simulation, Steuerung und Überwachung. Ein Workflow Management System (WMS) unterstützt diese Planung, Verwaltung und Überwachung. Das WMS umfasst Tools, mit denen die einzelnen Workflows erstellt und bearbeitet werden können. Hierbei sind Systeme mit grafischen Oberflächen und der Möglichkeit, selbst hochkomplexe Vorgänge ohne Programmierkenntnisse über einen einfach zu bedienenden Workflow Designer erstellen zu können, von Vorteil. Das System assistiert bei der Modellierung der einzelnen Arbeitsschritte als Flow-Diagramm. Oft stellen Workflow Management Systeme bereits vorkonfigurierte Workflows zur Verfügung, die dann leicht angepasst werden können.

Vorteile und Ziele eines Workflow Management Systems

Workflow Management Systeme (WMS) unterstützen die Automatisierung von Routineprozessen des Unternehmens. Hierbei geht es darum, strukturierte Aufgaben und Prozesse von doppelten oder überflüssigen Arbeitsschritten zu befreien und diese dann effizient IT-gestützt zu automatisieren. Das Ziel des Workflow Managements ist die Koordination der Vorgangsbearbeiter bzw. der Teams. Die Bearbeiter können oft räumlich verteilt sein oder bei Remote Work aus dem Homeoffice heraus die Bearbeitung der einzelnen Arbeitsschritte sowie die Kontrolle des Prozessverlaufs vornehmen. Die Abarbeitung der Vorgänge eines gut erstellten Workflows erfolgt reibungslos und ohne Fehler. Die Qualität der Prozesse wird in der Regel durch das Workflow Management verbessert, die Bearbeitungszeiten durch die Automatisierung verkürzt und die Transparenz des Prozesses erhöht.

Typische Einsatzbereich des Workflow Management Systems

Die Einsatzbereiche für ein Workflow Management System sind äußerst vielfältig und variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Grundsätzlich sind Workflows unabhängig von der Unternehmensgröße und der Branche einsetzbar. Im Folgenden haben wir einige typische Einsatzbereiche aufgeführt, die für die meisten KMU und auch für größere Organisationen und Konzerne in Frage kommen.

  • Auskunft an Betroffene im Rahmen der DSGVO
  • Beschaffung
  • Bestellvorgänge
  • Change Management
  • Compliance
  • Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Ideenmanagement
  • Lieferantenmanagement
  • Posteingangsverteilung
  • Produktionsworkflow
  • Qualitätsmanagement
  • Recruiting
  • Reisekostenabrechnung
  • Reklamationen
  • Urlaubsverwaltung
  • Weiterbildungsmanagement
  • Zutrittsmanagement

Wie wird ein Workflow digital abgebildet?

Ein Workflow Management System umfasst in der Regel einen grafischen Workflowdesigner und vordefinierte Workflow Templates. Per Drag & Drop können mittels Designer dann einzelne Workflows erstellt bzw. vorgefertigte Workflows verändert oder ergänzt werden. Teilvorgänge können dabei unter Umständen zeitgleich oder auch zeitunabhängig voneinander ablaufen. Es werden Regeln definiert, die automatisch greifen, wenn entsprechende Eingaben durch einen Bearbeiter erfolgen. Als weiterer Schritt erfolgt dann die Ausführung mittels Workflow Engine. Die Workflow-Engine überwacht die Einhaltung der Prozessschritte und beginnt nach den festgelegten Regeln mit den jeweils folgenden Arbeitsschritten. Außerdem umfasst die Workflow Software eine Überwachungskomponente. Das Monitoring dient der Auswertung und anschließenden Verbesserung der Workflows.

Beispiel für einen Workflow

Ein typisches Beispiel für einen Workflow ist zum Beispiel der Urlaubsantrag. Ein Mitarbeiter startet den Workflowprozess in dem er zum Beispiel im Self-Service Portal auf "Urlaub beantragen" geht. Dann wird über ein Formular der Urlaubsantrag aufgenommen. Ist das Formular ausgefüllt, wird der Antrag automatisch an den Vorgesetzten weitergeleitet. Wird der Antrag genehmigt, geht er weiter an die Personalabteilung und dort wird geprüft, ob die entsprechenden Resturlaubstage noch vorhanden sind. Ist dies der Fall werden die entsprechenden Urlaubstage in der Personalabteilung aufgenommen. Genehmigt der Vorgesetzte den Urlaub nicht, geht eine Meldung zurück an den Antragsteller. Sind nicht mehr genügend Urlaubstage vorhanden, geht ebenfalls eine Meldung zurück an den Antragsteller.

Beispiel für einen Workflow für Urlaubsanträge

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Workflow, Workflow Management System

Typische Funktionen von Workflow Management Systemen

Definition und Erstellung von auftragsspezifischen Arbeitsabläufen (workflows)

Grafische Darstellung des Workflowstatus

Überwachung von Workflows

BPMN, BPMN 2.0 Workflows

Benachrichtigungen über Statusänderungen per E-Mail, Instant Messenger, oder SMS

Vordefinierte Vorlagen für typische Prozesse

Definieren und Zuweisen von Aufgaben für Kollegen

“on the fly” Änderungen an Prozessen

Kontrolle über Abarbeitung der Aufgaben mittels Ampelsystem

Outlook-Integration

Skalierbarkeit

Integration von anderen Unternehmenslösungen mittels API

Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen

Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit, Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig

Verbindung zu verschiedenen Datenbanken

Schnittstellen für Import und Export

Rechte- und Rollenmanagement


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Workflow Management Systemen:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es einen einfach zu bedienenden Workflow Designer? Basiert dieser Designer auf grafischen Elementen und ist er ohne Codeprogrammierung zu benutzen?
  • Fragen Sie, ob der Formulareditor per Drag & Drop zu bedienen ist. Sie müssen meist eine ganze Reihe an Textfeldern, Kalkulationen, Drop-Downs etc. einfügen. Dies geht wesentlich effizienter per Drag & Drop.
  • Fragen Sie, ob Echtzeitdaten dargestellt werden können und ob Sie im Design Prozess einfach auf verschiedene Datenbanken verlinken können.
  • Klären Sie, ob der Editor es ermöglicht, bei Bedarf einem Prozess einen weiteren Zweig mit zusätzlichen Aufgaben hinzuzufügen.
  • Ermöglicht das System die Veröffentlichung von Prozessen z.B. in Word, PDF oder SharePoint oder den Export in Visio oder PNG, PBM, SVG etc.? Dies unterstützt die unternehmensweite Verbreitung und Kommunikation.
  • Fragen Sie nach, ob der Workflow-Prozess automatisch E-Mails oder Push-Benachrichtigungen versendet, wenn eine Genehmigung ansteht. Können diese Benachrichtigungen vom Nutzer angepasst werden?
  • Klären Sie, ob ein reibungsloser Datenaustausch zwischen dem Workflow und beispielsweise Kalender, CMS, E-Mailprogramm und Finanzsoftware gegeben ist.
  • Da das Workflow Management System in der Regel Cloud-Basiert läuft, klären Sie, ob die erforderlichen Compliance und Datenschutzbelange ausreichend erfüllt werden.
  • Fragen Sie, ob die Softwarelösung eine Reporting-Funktion umfasst. Um zu analysieren, ob ein Workflow tatsächlich effizient funktioniert, benötigen Sie eine robuste KPI-basierte Reporting-Funktion mit der Sie ggfs. feststellen, wo noch Probleme im Workflow auftauchen und diese dann entsprechend nachbessern können.
  • Ist das Dashboard übersichtlich gestaltet? Gibt es beispielsweise farbliche Unterscheidungen je nach Dringlichkeit der Tasks, die zu bearbeiten sind?
  • Erkundigen sie sich, wie die Benutzerrechtevergabe gestaltet ist. Viele Workflows enthalten vertrauliche Informationen, die nicht für alle Benutzer oder Anwendergruppen freigegeben werden sollen. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann? Haben Änderungen an den Benutzerrechten eines Workflows Auswirkungen auf die Ausführung?
  • Gestattet das Workflow-Management-System ein Versionsmanagement in den Prozessen?
  • Klären Sie, ob ein automatisches Erfassen z.B. von Telefonaten, Reisen und externen Aktivitäten möglich ist.
  • Fragen Sie, ob die Workflow Management Software die Verwendung elektronischer Signaturen unterstützt. Dies kann die Geschäftsprozesse enorm beschleunigen.
  • Werden u.a. Master / Detail-Beziehungen unterstützt? Können Sie n:n Beziehungen mit dem WMS darstellen?
Abkürzungen:
WMS: Warehouse Management System
KMU: klein- und mittelständische Unternehmen
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
BPMN: Business Process Modeling Notation
PDF: Portable Document Format
SVG: Scalable Vector Graphics
CMS: Content Management System
ggfs.: gegebenenfalls
Software zum Thema Workflow:
HCM VDoc Process - Prozesse ohne Programmierung
OfficeWare Projekt (Bauwesen)
CWA SmartProcess für Prozessmanagement, QM und Workflow
Intelligente Prozessautomatisierung (MR.KNOW)
Uniarchiv DMS - Belegverarbeitung - Workflow - Dokumentenmanagement