Uniarchiv DMS - Belegverarbeitung - Workflow - Dokumentenmanagement

Modernes Dokumentenmanagement ist mehr als nur das Scannen und die digitale Ablage von Papier.

Im Idealfall sorgt es für eine frühzeitige Transparenz des Dokumentenbestands, optimiert den Weg der zu verarbeitenden Dokumente durch das Unternehmen und stellt Informationen für externe Anwendungen bereit.

Das Uniarchiv-System bietet diesen Doppelnutzen:

Neben einer zeitgemäßen Dokumentenverwaltung mit Uniarchiv extrahieren die Erfassungsclients Unides (automatisierte Rechnungsverarbeitung) und Unicapture (allgemeine Dokumentenerfassung) je nach Bedarf Daten für Produktivsysteme wie Finanzbuchhaltung oder ERP.

Neben einer passgenauen Hardwareintegration können auch externe Standorte oder Mandanten mit Hilfe des JobServers in die Verarbeitungsprozesse einbezogen werden.

Der WorkflowServer bindet die beteiligten Mitarbeiter in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter, Bearbeitungszeiten werden verkürzt, Transport- und Liegezeiten entfallen fast vollständig. Der Webclient UniWeb ermöglicht dabei einen browserbasierten Onlinezugriff über die Grenzen des Unternehmensnetzwerks hinaus.

Ein Produktivitätsgewinn entsteht dadurch nicht erst bei der Recherche im elektronischen Archiv, sondern bereits während der Bearbeitung der Dokumente und ihrem Weg durch das Unternehmen.

Kennzeichen:

Unides

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung auf Basis einer Freiformerkennung
• Weitgehender Verzicht auf die manuelle Datenerfassung
• Konformitätsprüfung im Sinne des § 14 UStG (Recht zum Vorsteuerabzug)
• Webbasierte Freigabeworkflows durch Anbindung des WorkflowServers
• Verknüpfung von Buchungssatz und Beleg / Aufruf aus externen Anwendungen
• Flexible Ex- und Importschnittstellen für Buchungsdaten und Belege
• Für Softwarepartner: .NET-SDK zur Integration in eigene Anwendungen

Unicapture

• Unlimitierte optische Zeichenerkennung (OCR-Texterkennung)
• Komfortable Indexierung mit der Maus auf Basis der OCR-Ergebnisse
• Layoutbasierte Dokumentenklassifikation und automatisierte Indexierung
• Anbringen digitaler Anmerkungen (Haftnotizen, Stempel, Markierungen)
• Office Add-Ins zur Direktarchivierung aus Word, Excel und Outlook / Exchange
• Virtueller Uniarchivdrucker

Uniview

• Kombinierte Index- und Volltextrecherche
• Direkte Archivrecherche aus Fremdanwendungen
• Direktes Bearbeiten archivierter Dokumente
• Automatische Versionierung
• Flexible Exportoptionen
• Online-Recherche via Webclient UniWeb
• Selbsttragende Archivauszüge zur lizenzunabhängigen Recherche
• Für Softwarepartner: .NET-SDK zur Integration in eigene Anwendungen

WorkflowServer / Uniweb

• Standortübergreifende Prozessoptimierung durch digitale Vorgangsbearbeitung
• Verbesserte Terminüberwachung und Prozesskontrolle
• Verbesserte Zusammenarbeit der teilnehmenden Sachbearbeiter
• Verringerte Prozesskosten, Transport- und Liegezeiten
• Online Recherche im Dokumentenarchiv
• Online Dokumentenerfassung und Rechnungsverarbeitung

JobServer

• Erweiterung für Unides / Uniarchiv
• Serverbasierte Vorverarbeitung von Dokumenten
• Optimierte Serverauslastung durch Verteilung technischer Prozesse
• Hardwareintegrationen
• Outlook-Anbindung / Überwachung von Verzeichnissen
• Anbindung externer Standorte und Mandanten

• Mittelständische Unternehmen
• Steuerberater
• selbständige Buchhalter