Vertragscontrolling, Vertragsmanagement

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst den gesamten Prozess des Umgangs mit Verträgen. Das reicht von der Planung und Erstellung über die Abwicklung und Kontrolle bis hin zur Verlängerung oder revisionssicheren Archivierung. Ziel eines Vertragsmanagements ist es, Fristen, Verpflichtungen und Risiken systematisch zu steuern und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu gewährleisten. In der digitalen Form, oft als digitales Vertragsmanagement oder Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet, werden diese Prozesse automatisiert und zentral in Softwarelösungen abgebildet. Diese unterstützen Unternehmen u.a. bei der transparenten Verwaltung und Freigabe von Verträgen, erinnern an wichtige Termine, optimieren Genehmigungsprozesse und erhöhen durch zentrale Datenbanken und digitale Signaturen die Effizienz und Rechtssicherheit.

Was sind die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements?

Ein digitales Vertragsmanagement schafft klare Strukturen über den gesamten Vertragslebenszyklus von der Anforderung über die Verhandlung und Freigabe bis zur Laufzeitsteuerung und Archivierung. Die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements liegen in der Erhöhung der Transparenz, der Risikoverminderung, der Beschleunigung von Abläufe und des daraus resultierenden messbaren wirtschaftlichen Erfolgs.

Transparenz

Einer der großen Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements ist die zentrale, durchsuchbare Ablage mit aktuellem Vertragsstatus, Terminen und Verantwortlichkeiten.

• Zentrale Vertragsakte: Einheitliche Ablage für alle Vertragstypen (Kauf-, Dienstleistungs-, Lizenz-, Partner- und Rahmenverträge) inkl. Anhänge, Nachträge und Korrespondenz.
• Volltextsuche & Metadaten: Schnelles Auffinden über Schlagworte, Vertragsnummern, Lieferant/Kunde, Beträge, Laufzeiten, KPIs und Tags.
• Klare Statusanzeigen: Lebenszyklus-Status wie Entwurf, Prüfung, genehmigt, aktiv, gekündigt, archiviert – inkl. Zeitstempel.
• Rollen & Verantwortlichkeiten: Eindeutige Zuordnung von Owner, Fachbereich, Genehmigern und Vertragspartnern – inklusive Stellvertretungsregeln.
• Dashboards & Reports: Live-Übersichten zu anstehenden Fristen, Verlängerungen, Verpflichtungen (Obligations) und Ausnahmen (Deviations).
• Rechtekonzept: Zugriff nach Rolle/Standort/Vertragstyp; sensible Anlagen (z. B. Preisblätter) gezielt absichern.

Praxisnutzen: Die Informationen sind für jeden Berechtigten in Sekunden verfügbar. Alle Vorgänge nutzen dieselbe, aktuelle Datenbasis.

Risikominimierung & Compliance

Ein weiterer Vorteil liegt in der Verwendung von Standardklauseln, Prüfpfaden, Audit-Trails und in der Anwendung von fristgerechten Maßnahmen.

• Klauselbibliothek & Playbooks: Vorgaben für Haftung, Gewährleistung, Datenschutz (z. B. AVV), Informationssicherheit, Vertraulichkeit und SLA. Automatische Hinweise auf Abweichungen.
• Genehmigungs-Workflows: Schwellenwerte für Beträge, Laufzeiten oder Risikoprofile steuern, wann Rechtsabteilung, Datenschutz, Informationssicherheit oder Einkauf involviert werden.
• Audit-Trail & Versionierung: Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Kommentaren und Freigaben – revisionssicher.
• Regulatorische Vorgaben: Unterstützung bei Aufbewahrungsfristen, DSGVO-Anforderungen, SoD-Prinzipien (Segregation of Duties) und Lieferanten-Risikobewertungen.
• Fristen- & Obligation-Tracking: Verpflichtungen aus Verträgen (z. B. Berichtspflichten, Zertifikatsnachweise, SLA-Reviews) werden termingerecht überwacht und eskaliert.

Praxisnutzen: Reduzierte Vertrags- und Compliance-Risiken, weniger Streitfälle, bessere Prüf- und Nachweisfähigkeit gegenüber Auditoren.

Effizienz

Ein Vorteil bei der Nutzung einer digitalen Vertragsverwaltung sind außerdem die schnelleren Durchlaufzeiten von der Anforderung bis zur Unterschrift (Time-to-Contract).

• Geführte Self-Service-Anträge: Fachbereiche stoßen Vertragsprozesse über strukturierte Formulare an; Pflichtfelder sichern vollständige Informationen.
• Vorlagen & Automatisierung: Erzeugung von Standardverträgen mit Platzhaltern; automatische Befüllung aus ERP/CRM (Stammdaten, Preise, Laufzeiten).
• Kollaboration & Redlining: Parallele Fach- und Rechtsprüfung, Kommentierung, Vergleichsansichten (Diff), zentrale Verhandlungsumgebung.
• Digitale Signatur: Nahtlose eSigning-Integration für rechtssichere, schnelle Abschlussprozesse – auch mobil.
• Integrationen: Schnittstellen zu ERP, CRM, ITSM, DMS und E-Procurement verhindern Medienbrüche und Doppelerfassung.
• SLAs & Eskalationen: Messbare Bearbeitungszeiten pro Schritt, automatische Reminder und Eskalationen bei Verzögerungen.

Praxisnutzen: Kürzere Verhandlungszyklen, weniger Rückfragen, weniger manuelle Arbeitsschritte - spürbar schnellere Vertragsabschlüsse.

Wirtschaftlicher Nutzen

Ein strukturiertes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass automatische Vertragsverlängerungen („Auto-Renewals“) rechtzeitig geprüft und aktiv gesteuert werden, sodass unerwünschte Verlängerungen vermieden und bessere Vertragsbedingungen ausgehandelt werden können. Dies unterstützt die konsequente Durchsetzung von Ansprüchen gegenüber Vertragspartnern und führt zu einer deutlichen Senkung der Gesamtkosten. Durch den optimierten Ablauf, von der Vertragserstellung bis hin zur finalen Unterzeichnung, beschleunigen sich Vertragsabschlüsse, was dazu beiträgt, dass Umsatzströme und Einnahmen früher generiert werden.

• Fristenkontrolle & Verlängerungen: Rechtzeitige Hinweise auf Kündigungs- und Verlängerungsfristen; strukturierte Entscheidungsvorlagen (verlängern, neu verhandeln, konsolidieren).
• Konditionsmanagement: Transparenz über Preise, Rabatte, Preisgleitklauseln, Meilensteine und Boni/Malus - aktive Nutzung in Verhandlungen.
• Anspruchs- und SLA-Durchsetzung: Systematisches Tracking von Service Credits, Vertragsstrafen und Gewährleistungsrechten – Vermeidung von „Geld auf der Straße“.
• Kosten- & Lieferantenkonsolidierung: Erkennen redundanter Verträge/Anbieter, Bündelung von Volumina, Lizenz- und Abonnementoptimierung.
• Erlös- & Cashflow-Effekte: Schnellere Signatur beschleunigt Umsatzrealisierung; saubere Meilenstein- und Abrechnungslogik verbessert Liquiditätsplanung.
• Reporting & KPIs: Einsparungen, Vermeidung ungewollter Verlängerungen, erzielte Rabatte, Time-to-Contract, First-Time-Right-Quote – Entscheidungsgrundlage für Management.

Praxisnutzen: Niedrigere Gesamtkosten, bessere Verhandlungsergebnisse und messbare Einsparungen über den Vertragsbestand hinweg.

Was ist Vertragscontrolling?

Vertragscontrolling ist die systematische Planung, Steuerung und Überwachung aller wirtschaftlichen, rechtlichen und operativen Aspekte von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziel ist es, Kosten, Risiken und Verpflichtungen transparent zu machen, Einspar- und Optimierungspotenziale zu heben und Compliance sicherzustellen.

Ziele & Nutzen des Vertragscontrollings

• Wirtschaftlichkeit: Gebühren, Rabatte, Preisgleitklauseln, SLA-Vertragsstrafen und Bonus/Malus aktiv managen.
• Risikoreduktion: Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Haftungsgrenzen, Audit-Rechte, Datenschutz- und IP-Klauseln im Blick behalten.
• Compliance & Governance: Einhaltung interner Richtlinien, regulatorischer Vorgaben und Prüfpfade (Revisionssicherheit).
• Transparenz: Zentrale Sicht auf Verpflichtungen, Cashflows und Leistungsstände je Vertrag/Anbieter/Kunde.
• Agilität: Frühzeitige Entscheidungsvorlagen für Verlängerung, Neuverhandlung, Konsolidierung.

Kernaufgaben des Vertragscontrollings im Überblick

• Inventarisierung & Klassifizierung: Vertragsarten (Einkauf, Vertrieb, SaaS/Lizenzen, Wartung, Projekte, Rahmenverträge, NDAs), Kritikalität, Laufzeiten.
• Fristen- & Verpflichtungsmanagement: Kündigungs- und Optionsfenster, Meilensteine, Deliverables, Abnahme- und Zahlungspläne.
• Finanz- und Leistungscontrolling: Budgetabgleich, TCO, Preisgleitungen, Indexierungen, SLA-Einhaltung, Vertragsstrafen/Service Credits.
• Risiko- & Compliance-Monitoring: Schlüssel-Klauseln (z. B. Haftung/Indemnity, Datenschutz, Subunternehmer), Regelverstöße, Abweichungen.
• Reporting & Entscheidungsunterstützung: Dashboards, Ampellogik, Forecasts, Eskalationen, Renegotiation-Empfehlungen.
• Lifecycle-Steuerung (CLM): Von Bedarf/Anbahnung → Verhandlung → Signatur → Ausführung → Änderung → Verlängerung/Auslauf.

Wichtige Kennzahlen (KPIs)

• Finanziell: Vertragswert (TCV/ACV), Ist-Kosten vs. Plan, Einsparungen, Preisabweichungen, Auslastung von Kontingenten.
• Zeit/Frist: Tage bis Kündigungs-/Optionsfrist, Durchlaufzeiten je Phase (Anbahnung→Signatur).
• Leistung/Qualität: SLA-Erfüllungsgrad, Anzahl/Schwere von Incidents, genutzte Service Credits.
• Risiko/Compliance: Anteil Verträge mit kritischen Klauseln, Audit-Findings, Policy-Abweichungen.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Vertragsmanagementsoftware:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Denken Sie an SSL Support für Internetprotokolle.
• Fragen Sie nach, ob eine eine regelmäßige Datensicherung bzw. Backup vorgesehen ist.
• Erkundigen sie sich, wie die Benutzerrechtevergabe gestaltet ist. Viele Workflows enthalten vertrauliche Informationen, die nicht für alle Benutzer oder Anwendergruppen freigegeben werden sollen. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann? Haben Änderungen an den Benutzerrechten eines Workflows Auswirkungen auf die Ausführung?
• Fragen Sie, ob die Softwarelösung das elektronische Unterschreiben per eSignatur umfasst.
• Testen Sie die Such- und Filterfunktion der Software. Ist das rasche Auffinden von einzelnen Verträgen gewährleistet? Können sowohl Verträge als auch Belege oder Anhänge durchsucht werden?
• Lässt sich die Bedienoberfläche an abteilungsspezifische Anforderungen z.B. für Buchhaltung, Vertrieb oder Rechtsabteilung anpassen?
• Fragen Sie ggfs. nach zusätzlichen Modulen bzw. Erweiterungsmöglichkeiten wie beispielsweise Lizenzmanagement, Informationen zum Bestellprozess etc.
• Überlegen Sie sich, welchen Speicherbedarf Sie für die Verträge und evtl. Anlagen zu den Verträgen benötigen. Falls Sie Verträge in der Cloud speichern wollen, lassen Sie sich die unterschiedlichen Speicherplatzoptionen erläutern.
• Fragen Sie nach, ob die Software datenschutzkonform nach der DSGVO eingesetzt werden kann. Gibt es beispielsweise automatische Löschfunktionen für bestimmte personenbezogene Datensätze. Lassen sich Speicherfristen eingeben?
• Speichern Sie Ihre vorhandenen Verträge bereits in der Cloud? Dann sollten Sie fragen, ob die neue Lösung eine Schnittstelle bietet, damit die bisherigen Daten übernommen werden können.
• Fragen Sie nach, ob die Vertragsvorlagen von Ihnen frei gestaltet werden können.
• Testen Sie die Reportingfunktionen der Lösung. Sind die erstellten Berichte aussagekräftig? Entspricht das Dashboard Ihren Vorstellungen?
• Ist die Vertragsmanagementsoftware mehrsprachig und mandantenfähig? Kann sie konzernweit eingesetzt werden?
• Besteht die Möglichkeit, auf Papier vorliegende Verträge einzuscannen und mittels Texterkennungssoftware auszulesen?
• Bietet die Softwarelösung Schnittstellen zu Excel und Word für den Datenimport bzw. die Vertragserstellung und ggfs. die Rechnungserstellung?
• Besteht die Möglichkeit einer automatisierten Rechnungserstellung und dem automatisierten Versand per E-Mail als PDF-Dokument?
• Gibt es Schnittstellen zur Fakturierung? Können beispielsweise Zahlungseingangsdaten zwischen der Fakturierungssoftware und der Vertragsverwaltungssoftware ausgetauscht werden?
• Klären Sie, welche Daten die Software verarbeiten soll (Stammdaten, Adressen, Bankdaten, Objektbeziehungen, Klauseln etc.) und ob dies auch vollumfänglich mit der Software möglich ist.
• Umfasst die Software auch juristische Hilfefunktionen? Vertragsspezifische Anmerkungen und Hilfestellungen können die Arbeit mit den Verträgen deutlich erleichtern.
• Lassen sich mit der Softwarelösung alle Phasen eines Vertrages abbilden? Kann ein Vertragsobligo abgebildet werden?
• Klären Sie, ob bei Vertragsänderungen eine automatische Neuberechnung aller Planwerte erfolgt.
• Fragen Sie, ob die Lösung auch unterschiedliche Fristen (Gewährleistungsfrist, Zahlungsfristen, Kündigungsfristen etc.) verwalten kann.