Vertragscontrolling, Vertragsmanagement

Was ist Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement umfasst alle Schritte von der Planung und Erstellung eines Vertrages, über die Abwicklung, das Controlling und ggfs. Fortschreibung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Softwaretools helfen u.a. bei der Ablage in zentralen Datenbanken, erinnern an Vertragsfristen und Termine, unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie den gesamten Genehmigungs- und Freigabeprozess.

Vertragscontrolling

Ein umfassendes Vertragscontrolling gewährleistet einen einheitlichen Informationsstand in Bezug auf die Verträge. Die Risiken und Möglichkeiten, die sich aus den Verträgen ergeben, können mittels Software transparent und aktuell dargestellt werden. Über Kennzahlen lassen sich Beurteilungen erstellen und weitere Handlungsschritte ableiten. Dies können beispielsweise Übersichten über die wichtigsten Vertragspartner mit den größten Umsätzen, Offene Posten oder Auftragsvolumina und Liquiditätsübersichten etc. sein.

Typische Funktionen von Vertragsmanagementsoftware

• Stammdatenverwaltung
• Eingabe von Metadaten und Verschlagwortung
• Statusabfrage und Einsicht in die jeweilige Historie
• Einzel- und Mantelverträge
• Freie Definition aller nötigen Vertragsarten
• Schnelle Erfassung aller Vertragsinhalte
• Individuelle Vertragserweiterungen
• Vertragsvorlagen, rechtlich sichere Vertragstexte, Klauseln
• Protokollierung der Bearbeitung mit Benutzer- und Zeitstempel
• Unterstützung zentrales und dezentrales Vertragsmanagement
• Termin- und Fristüberwachung durch automatisierte Wiedervorlage per E-mail
• Vertragscontrolling
• Kategorisierung durch Label
• Liquiditätsübersicht
• Vertrags-Genehmigungs-Workflow mit Freigabe
• automatische Release-Erstellung bei Vertragsänderungen
• Übernahme eingescannter Verträge
• Eingangsrechnungsprüfung
• Vertragsbuchungen
• Rechnungsprüfung gegen Vertragsbedingungen
• automatische Rechnungsstellung
• Auflösung von Verträgen nach Standortschließung
• Inanspruchnahme von Kündigungen und Verlängerungsoptionen
• Information über ablaufende Wartungsverträge, für nicht genutzte oder verschrottete Geräte
• Volumenbündelung durch Gesamtsicht über alle Verträge zu einem Lieferanten
• Vertragliche Risikobewertung durch Kennzifferberechnung
• Redundanzfreie Vertragspartnerverwaltung
• Claim Management (Nachtragsmanagement, Nachforderungsmanagement)
• E-Mail-Funktionen, Datenabgleich mit z. B. MS Outlook, Lotus Notes
• Dokumentenmanagement mit Check-In und Check-Out
• Versionierung der Dokumente
• Reporting
• Revisionssichere Archivierung
• Aufgabenmanagement
• Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
• Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit, Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
• Verbindung zu verschiedenen Datenbanken
• Schnittstellen für Import und Export
• Rechte- und Rollenmanagement
• Such- und Filterfunktionen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Vertragsmanagementsoftware:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Denken Sie an SSL Support für Internetprotokolle.
• Fragen Sie nach, ob eine eine regelmäßige Datensicherung bzw. Backup vorgesehen ist.
• Erkundigen sie sich, wie die Benutzerrechtevergabe gestaltet ist. Viele Workflows enthalten vertrauliche Informationen, die nicht für alle Benutzer oder Anwendergruppen freigegeben werden sollen. Können Sie festlegen, was jeder Benutzer sehen und bearbeiten kann? Haben Änderungen an den Benutzerrechten eines Workflows Auswirkungen auf die Ausführung?
• Fragen Sie, ob die Softwarelösung das elektronische Unterschreiben per eSignatur umfasst.
• Testen Sie die Such- und Filterfunktion der Software. Ist das rasche Auffinden von einzelnen Verträgen gewährleistet? Können sowohl Verträge als auch Belege oder Anhänge durchsucht werden?
• Lässt sich die Bedienoberfläche an abteilungsspezifische Anforderungen z.B. für Buchhaltung, Vertrieb oder Rechtsabteilung anpassen?
• Fragen Sie ggfs. nach zusätzlichen Modulen bzw. Erweiterungsmöglichkeiten wie beispielsweise Lizenzmanagement, Informationen zum Bestellprozess etc.
• Überlegen Sie sich, welchen Speicherbedarf Sie für die Verträge und evtl. Anlagen zu den Verträgen benötigen. Falls Sie Verträge in der Cloud speichern wollen, lassen Sie sich die unterschiedlichen Speicherplatzoptionen erläutern.
• Fragen Sie nach, ob die Software datenschutzkonform nach der DSGVO eingesetzt werden kann. Gibt es beispielsweise automatische Löschfunktionen für bestimmte personenbezogene Datensätze. Lassen sich Speicherfristen eingeben?
• Speichern Sie Ihre vorhandenen Verträge bereits in der Cloud? Dann sollten Sie fragen, ob die neue Lösung eine Schnittstelle bietet, damit die bisherigen Daten übernommen werden können.
• Fragen Sie nach, ob die Vertragsvorlagen von Ihnen frei gestaltet werden können.
• Testen Sie die Reportingfunktionen der Lösung. Sind die erstellten Berichte aussagekräftig? Entspricht das Dashboard Ihren Vorstellungen?
• Ist die Vertragsmanagementsoftware mehrsprachig und mandantenfähig? Kann sie konzernweit eingesetzt werden?
• Besteht die Möglichkeit, auf Papier vorliegende Verträge einzuscannen und mittels Texterkennungssoftware auszulesen?
• Bietet die Softwarelösung Schnittstellen zu Excel und Word für den Datenimport bzw. die Vertragserstellung und ggfs. die Rechnungserstellung?
• Besteht die Möglichkeit einer automatisierten Rechnungserstellung und dem automatisierten Versand per E-Mail als PDF-Dokument?
• Gibt es Schnittstellen zur Fakturierung? Können beispielsweise Zahlungseingangsdaten zwischen der Fakturierungssoftware und der Vertragsverwaltungssoftware ausgetauscht werden?
• Klären Sie, welche Daten die Software verarbeiten soll (Stammdaten, Adressen, Bankdaten, Objektbeziehungen, Klauseln etc.) und ob dies auch vollumfänglich mit der Software möglich ist.
• Umfasst die Software auch juristische Hilfefunktionen? Vertragsspezifische Anmerkungen und Hilfestellungen können die Arbeit mit den Verträgen deutlich erleichtern.
• Lassen sich mit der Softwarelösung alle Phasen eines Vertrages abbilden? Kann ein Vertragsobligo abgebildet werden?
• Klären Sie, ob bei Vertragsänderungen eine automatische Neuberechnung aller Planwerte erfolgt.
• Fragen Sie, ob die Lösung auch unterschiedliche Fristen (Gewährleistungsfrist, Zahlungsfristen, Kündigungsfristen etc.) verwalten kann.