Was versteht man unter Vertragscontrolling?

Der Begriff "Vertragscontrolling" bezieht sich auf die Überwachung und Steuerung aller Vertragsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden, Risiken minimiert und finanzielle Ziele erreicht werden. Vertragscontrolling umfasst die Analyse und Auswertung von Verträgen in Bezug auf ihre Einhaltung, Performance und Wirtschaftlichkeit. Es dient als zentrales Instrument zur Optimierung des Vertragsmanagements und zur Unterstützung der Unternehmensführung bei strategischen Entscheidungen.

Typische Softwarefunktionen im Bereich "Vertragscontrolling":

Überwachung der Vertragserfüllung: Automatisierte Überprüfung und Nachverfolgung der Einhaltung vertraglicher Pflichten und Termine.
Risikoanalyse: Identifikation und Bewertung von Risiken, die sich aus bestehenden Verträgen ergeben könnten, einschließlich finanzieller und rechtlicher Risiken.
Kosten- und Ertragsanalyse: Analyse der finanziellen Aspekte von Verträgen, um die Rentabilität und Wirtschaftlichkeit zu beurteilen.
Reporting und Dashboards: Bereitstellung von Berichten und visuellen Darstellungen (z. B. Dashboards) zur Überwachung der Vertragsperformance in Echtzeit.
Vertragsänderungsmanagement: Nachverfolgung und Verwaltung von Vertragsänderungen, inklusive Anpassung der Vertragsbedingungen und Dokumentation.
Benachrichtigungssysteme: Automatisierte Erinnerungen und Warnmeldungen, z. B. bei Vertragsablauf, Zahlungsterminen oder anstehenden Verhandlungen.

Beispiele für „Vertragscontrolling“:

Erfüllungsstatus: Ein Dashboard zeigt den aktuellen Status der Vertragserfüllung an, z. B. ob alle vereinbarten Leistungen erbracht wurden.
Kostenüberschreitung: Eine Analyse zeigt, dass die Kosten eines Projekts den im Vertrag festgelegten Rahmen überschreiten, was Maßnahmen zur Kostenkontrolle erfordert.
Risiko-Scorecard: Ein System bewertet die Risiken, die mit einem bestimmten Vertrag verbunden sind, und gibt eine Gesamtbewertung (z. B. niedrig, mittel, hoch) aus.
Vertragsverlängerung: Eine automatische Benachrichtigung informiert darüber, dass ein Vertrag bald ausläuft und eine Entscheidung über die Verlängerung getroffen werden muss.
Einnahmeprognose: Auf Basis der Vertragsbedingungen wird eine Prognose der zu erwartenden Einnahmen erstellt, um die Finanzplanung zu unterstützen.
Compliance-Bericht: Ein Bericht analysiert, ob alle Compliance-Anforderungen erfüllt wurden und welche Maßnahmen ggf. erforderlich sind.