Unter „Abbildung des Vergabevorgangs“ versteht man die digitale Modellierung, Steuerung und Dokumentation aller Schritte eines Beschaffungs- bzw. Vergabeverfahrens – von der Bedarfsanforderung über die Ausschreibung und Angebotsabgabe bis zur Bewertung, Zuschlagserteilung und Übergabe in das Vertrags- bzw. Bestellwesen. Ziel ist ein revisionssicherer, transparenter und effizienter Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten, Fristenkontrolle und rechtskonformer Durchführung (z. B. im öffentlichen Sektor gemäß geltenden Vergabevorschriften).
Prozess- und Workflow-Management: Modellierung von Vergabeschritten, Freigaben und Verantwortlichkeiten inkl. Stellvertreterregelungen.
Bedarfs- und Ausschreibungserstellung: Vorlagen, Leistungsbeschreibungen, Losbildung, Kriterien- und Gewichtungsmodelle.
Veröffentlichung & Plattformanbindung: Schnittstellen zu Ausschreibungsportalen, Bekanntmachungen und Terminkalender.
Teilnehmer- & Eignungsmanagement: Bieterverwaltung, Präqualifikation, Eignungs-/Ausschlusskriterien.
Kommunikation & Bieterfragen: Q&A-Management, Addenda/Änderungsmitteilungen, revisionssichere Korrespondenz.
Fristen- und Compliance-Kontrolle: Automatische Fristüberwachung, Erinnerungen, 4-Augen-Prinzip, Berechtigungskonzepte.
Elektronische Angebotsabgabe: Sichere Einreichung, Verschlüsselung, elektronische Signaturen.
Angebotsöffnung & Protokollierung: Nachweisbare Öffnungsprotokolle, Versionierung, Audit-Trail.
Bewertung & Scoring: Preis- und Qualitätswertungen, gewichtete Bewertungsmatrizen, TCO-/Life-Cycle-Betrachtung.
Verhandlungs- und BAFO-Runden: Strukturierte Vergleichsstände, Protokolle, Änderungsverfolgung.
Zuschlagsentscheidung & Begründung: Dokumentation der Entscheidung, automatische Erzeugung von Zu-/Absageschreiben.
Dokumentation & Revisionssicherheit: Lückenlose Verfahrensakte, Nachvollziehbarkeit aller Aktionen.
Reporting & KPIs: Auswertungen zu Durchlaufzeiten, Wettbewerb, Einsparungen, Compliance-Status.
Integration in ERP/Procurement: Übergabe an Bestellung/Vertrag, Stammdaten- und Kreditorenabgleich.
Eine Kommune führt eine EU-weite Ausschreibung für IT-Dienstleistungen durch, steuert Q&A, Fristen und Bewertungsmatrix vollständig digital und erstellt den Zuschlagsvermerk automatisch.
Ein Industrieunternehmen holt mehrere RFQs für eine Maschine ein, bewertet Angebote anhand von TCO und Lieferzeiten und übergibt den Zuschlag nahtlos an das ERP.
Ein Krankenhaus dokumentiert Verhandlungsrunden mit Medizintechnik-Anbietern revisionssicher und erzeugt standardisierte Absageschreiben.
Ein Verkehrsbetrieb veröffentlicht Lose auf mehreren Portalen parallel, konsolidiert alle Bieterfragen zentral und steuert Addenda fristgerecht.
Ein Energieversorger nutzt Rollen- und Rechtekonzepte, um Interessenkonflikte zu vermeiden, und erstellt Compliance-Reports für die Revision.
