Unter "Aufbewahrungsfristen" versteht man die gesetzlich festgelegten Zeiträume, während derer bestimmte Dokumente oder Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, bevor sie vernichtet oder archiviert werden dürfen. Diese Fristen können je nach Art der Dokumente und den geltenden rechtlichen Anforderungen variieren. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass wichtige Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, um rechtliche Bestimmungen zu erfüllen, mögliche Rechtsstreitigkeiten zu unterstützen oder historische Aufzeichnungen zu bewahren.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Aufbewahrungsfristen" sind:
Automatische Fristenverwaltung: Die Software ermöglicht es Benutzern, die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Arten von Dokumenten oder Aufzeichnungen festzulegen und automatisch zu verfolgen.
Benachrichtigungen und Erinnerungen: Die Software sendet Benachrichtigungen oder Erinnerungen an Benutzer, wenn Dokumente kurz vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist stehen, um rechtzeitige Maßnahmen zu ermöglichen.
Archivierung und Löschung: Die Software unterstützt die automatische Archivierung oder Löschung von Dokumenten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist gemäß den festgelegten Richtlinien.
Revisionssicherheit: Die Software gewährleistet die Revisionssicherheit der aufbewahrten Dokumente, indem sie sicherstellt, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert bleiben und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Compliance-Reporting: Die Software bietet Funktionen zur Erstellung von Berichten über die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und anderen rechtlichen Anforderungen, um die Konformität mit den Vorschriften zu dokumentieren.
Anpassbare Richtlinien: Benutzer können Richtlinien für Aufbewahrungsfristen basierend auf den spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens oder der geltenden Gesetze und Vorschriften anpassen.