Ein "Prozess- und QM-Portal" ist eine webbasierte Plattform oder Softwareanwendung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu dokumentieren, zu verwalten und zu verbessern sowie ihr Qualitätsmanagement zu optimieren. In einem solchen Portal können Unternehmen ihre Prozesslandschaft strukturieren, Prozessbeschreibungen, -dokumente und -richtlinien zentral speichern und verwalten sowie Qualitätsstandards und -richtlinien implementieren und durchsetzen. Ein Prozess- und QM-Portal bietet den Mitarbeitern einen zentralen Zugriff auf alle relevanten Prozess- und Qualitätsmanagementinformationen, erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensprozesse und der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Prozess- und QM-Portal" sind:
Prozessdokumentation und -verwaltung: Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Prozessbeschreibungen, -dokumenten, -richtlinien und -formularen in einer zentralen Datenbank.
Zugriffssteuerung und Berechtigungsverwaltung: Festlegung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für Benutzer und Benutzergruppen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Prozessinformationen zugreifen können.
Prozessvisualisierung und -analyse: Darstellung von Prozessabläufen und -strukturen in Form von Diagrammen, Flusscharts oder Grafiken sowie Analyse von Prozessleistungskennzahlen zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
Qualitätsmanagement: Implementierung von Qualitätsstandards, -verfahren und -richtlinien sowie Verfolgung von Qualitätszielen, Audits und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität.
Dokumentenmanagement: Verwaltung von Qualitätsdokumenten, -zertifikaten und -nachweisen sowie Revisionierung und Versionskontrolle von Dokumenten gemäß den Qualitätsstandards und -vorschriften.
Schulung und Schulungsmanagement: Bereitstellung von Schulungsmaterialien und -ressourcen sowie Verfolgung von Schulungsaktivitäten und -ergebnissen zur Gewährleistung der Mitarbeiterschulung im Bereich Prozess- und Qualitätsmanagement.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Unterstützung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit durch Diskussionsforen, Nachrichtenfunktionen, Benachrichtigungen und Freigabeworkflows für Prozess- und Qualitätsdokumente.
Integration mit anderen Systemen: Integration des Prozess- und QM-Portals mit anderen Unternehmenssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM) zur nahtlosen Datenübertragung und -verarbeitung.
Berichterstattung und Analyse: Generierung von Berichten und Analysen über Prozessleistung, Qualitätskennzahlen und Verbesserungsinitiativen zur Unterstützung von Managemententscheidungen und Audits.
Compliance-Überwachung: Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Branchenstandards und Qualitätsnormen durch automatische Benachrichtigungen, Prüfungen und Nachverfolgung von Änderungen.