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Dokumentenlenkung

Was versteht man unter Dokumentenlenkung?

Unter "Dokumentenlenkung" versteht man den Prozess der Verwaltung, Kontrolle und Überwachung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dieser Prozess umfasst die Erstellung, Genehmigung, Verteilung, Revision und Archivierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Parteien stets Zugriff auf die aktuellsten und gültigen Versionen haben. Ziel der Dokumentenlenkung ist es, die Qualität, Konsistenz, Vollständigkeit und Compliance der Dokumente sicherzustellen sowie die Effizienz der Dokumentenprozesse zu verbessern.

Typische Funktionen einer Software im Bereich "Dokumentenlenkung" umfassen:

  1. Dokumenterstellung und -erfassung: Erfassung neuer Dokumente und Inhalte sowie Zuweisung von Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum und Kategorie.

  2. Genehmigungsworkflow: Einrichtung eines strukturierten Genehmigungsprozesses für neue oder geänderte Dokumente, einschließlich Zuweisung von Zuständigkeiten und Überwachung des Fortschritts.

  3. Versionierung: Verfolgung von Änderungen an Dokumenten und Speicherung früherer Versionen, um eine Rückverfolgbarkeit und Revision zu ermöglichen.

  4. Dokumentenverteilung: Sichere Bereitstellung von Dokumenten für autorisierte Benutzer oder Gruppen, wobei Zugriffsrechte und Berechtigungen berücksichtigt werden.

  5. Überprüfung und Freigabe: Überprüfung von Dokumenten durch autorisierte Personen oder Gremien sowie Genehmigung oder Ablehnung von Änderungen.

  6. Benachrichtigungen und Erinnerungen: Benachrichtigung von Benutzern über anstehende Aufgaben oder Fristen im Dokumentenlenkungsprozess.

 

Die Funktion / Das Modul Dokumentenlenkung gehört zu:

Workflow und Prozessmanagement

Abrechnungsprozesse
abteilungsspezifische Masken und Prozesse
Aktenverarbeitung
Automatisierungs-Workflows
Datenpflege
Einkaufsoptimierung
Entwurf Prozessaufzeichnungen
Fehlerbeseitigung
Freigabeworkflow für Entwürfe
Modellierungsworkflow
Planung der Roboter
Prozess- und Formulardesign
Prozessintelligenz
Prozessschnittstelle
Prozesssteuerung
Regelbasierte Ausnahmebehandlung
Sendungsverarbeitung
Separate Arbeitsumgebungen
Start der Roboter
Start von Prozessen
Vertrags-Genehmigungs-Workflow
Verwaltung der Roboter
Workflowoptimierung
Zeitgesteuerte Workflows
“on the fly” Änderungen

Softwarelösungen mit Funktion bzw. Modul Dokumentenlenkung:

ADONIS - Geschäftsprozessmanagement
Aeneis | BPM-Software für Governance, Risk & Compliance (GRC)
agorum core - Open Source Dokumentenmanagement
AKTEFIX® digital
Approve on Fabasoft PROCECO
awenko:360 - Software für Qualitäts- und Prozessmanagement
BENS Printserver und Output Management System
BIZON Management Systeme
business express
CAQ.Net - Lösungen für Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung
COI-BusinessFlow Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
COI-BusinessFlow Digitales Vertragsmanagement
ConSense IMS|QMS|PMS
co_suite - Qualitäts-/ Risikomanagement, CAPA, Beschwerde, Dokumente, Ideen
CWA SmartProcess für Prozessmanagement, QM und Workflow
d.3ecm - Digitalisierung von Informationen
DHC VISION - eDMS | eQMS | eTMF| Lösungen für Qualitäts- und Compliance-Prozesse
DOCUframe: Dokumentenmanagement (DMS) und CRM
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