Der Vertrieb ist das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens. Er umfasst nicht nur den Verkauf und die Verteilung von Waren, sondern auch den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen sowie die effiziente Organisation des Außendienstes. Die Auswahl der passenden Vertriebssoftware ist dabei entscheidend, um Prozesse zu optimieren, Schnittstellen zwischen Marketing, Außendienst und Kundendienst zu schaffen und die Zusammenarbeit im Team zu stärken. Auf dieser Seite finden Sie eine strukturierte Übersicht typischer Funktionen von Vertriebssoftware, praxisnahe Tipps für die Auswahl sowie Hinweise zu häufigen Fehlern und deren Vermeidung. Ergänzt wird das Angebot durch gezielte Fragen, die Sie Anbietern stellen sollten, um die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu identifizieren. Nutzen Sie diese Orientierungshilfe, um Ihre Vertriebsprozesse digital zu unterstützen und nachhaltig erfolgreicher zu gestalten
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Vertrieb |
Typische Funktionen für Vertriebssoftware
| Fehler | Beschreibung | Tipp zur Vermeidung |
| Unklare Zielsetzung und fehlender Anforderungskatalog | Es werden keine klaren Ziele und Anforderungen definiert, was zu Fehlentscheidungen und unnötigen Funktionen führt. | Erstellen Sie gemeinsam mit den Anwendern ein detailliertes Lastenheft mit Muss- und Kann-Kriterien. Dokumentieren Sie alle Anforderungen schriftlich. |
| Zu wenig Einbindung der Nutzer und Stakeholder | Die tatsächlichen Anwender und betroffenen Abteilungen werden nicht frühzeitig eingebunden, was Akzeptanzprobleme und Fehlentscheidungen nach sich zieht. | Binden Sie alle relevanten Nutzergruppen frühzeitig ein, z.B. durch Workshops oder Interviews, um Anforderungen und Erwartungen zu erfassen. |
| Technische Rahmenbedingungen und Integration werden nicht geprüft | Kompatibilität mit vorhandener IT-Infrastruktur, Schnittstellen und Hardware wird vernachlässigt. | Prüfen Sie frühzeitig technische Voraussetzungen und Integrationsmöglichkeiten. Testen Sie Schnittstellen mit bestehenden Systemen. |
| Fehlende oder mangelhafte Kommunikation mit dem Anbieter | Missverständnisse über Funktionen, Leistungsumfang und Support entstehen durch unklare Kommunikation. | Führen Sie regelmäßigen, strukturierten Austausch mit dem Anbieter. Benennen Sie einen internen Ansprechpartner für die Kommunikation. |
| Zu wenig Zeit für Auswahl, Test und Einführung | Zeitdruck führt zu überstürzten Entscheidungen ohne ausreichende Testphasen und Schulungen. | Planen Sie ausreichend Zeit für Auswahl, Test (Pilotphase) und Schulungen ein. Nutzen Sie Testversionen, um die Software im Alltag zu prüfen. |
| Benutzerfreundlichkeit wird unterschätzt | Komplexe oder unübersichtliche Software erschwert die Nutzung und senkt die Akzeptanz. | Testen Sie die Bedienbarkeit mit echten Anwendern. Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen und verständliche Hilfen. |
| Unzureichende Schulung und Support | Fehlende oder unzureichende Schulungen führen zu Fehlern und Frustration bei den Nutzern. | Organisieren Sie zielgruppenspezifische Schulungen und etablieren Sie Key-User als interne Ansprechpartner. |
| Fehlende Datensicherung vor Einführung | Es existiert kein aktuelles Backup, was bei Problemen zu Datenverlust führen kann. | Erstellen Sie vor der Umstellung ein vollständiges Backup und prüfen Sie dessen Wiederherstellbarkeit. |
| Prozesse werden nicht ganzheitlich betrachtet | Software wird eingeführt, ohne bestehende Prozesse zu analysieren oder anzupassen. | Analysieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse vor der Einführung. Stimmen Sie Software und Prozesse aufeinander ab. |
| Unzureichende Vergleichbarkeit der Angebote | Angebote werden nicht systematisch und transparent verglichen; wichtige Kriterien bleiben unberücksichtigt. | Nutzen Sie strukturierte Vergleichslisten und Bewertungsschemata. Berücksichtigen Sie Funktionalität, Kosten, Support, Skalierbarkeit und Datenschutz. |
| Falsche Priorisierung (z.B. nur Preis oder Features) | Entscheidungen basieren zu stark auf Einzelkriterien wie Kosten oder Funktionsumfang, ohne den Gesamtnutzen zu betrachten. | Bewerten Sie alle relevanten Kriterien ganzheitlich und gewichten Sie diese nach Unternehmensprioritäten. |
| Feature-Overload statt Fokus auf Kernfunktionen | Auswahl von Software mit zu vielen unnötigen Funktionen, die Bedienung erschweren und Kosten erhöhen. | Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die Ihre Prozesse wirklich unterstützen. Vermeiden Sie unnötige Komplexität. |
| Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung | Mangelnde Rückendeckung erschwert Ressourcenbereitstellung und Akzeptanz. | Sorgen Sie für klare Unterstützung und aktive Beteiligung der Geschäftsleitung am Projekt. |
| Unzureichende Dokumentation und Nachverfolgung | Anforderungen, Entscheidungen und Testergebnisse werden nicht dokumentiert, was spätere Probleme verursacht. | Führen Sie eine lückenlose Dokumentation des Auswahlprozesses und der Tests. Nutzen Sie diese als Entscheidungsgrundlage. |
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