Output-Management Systeme

Was ist Output Management?

Das Output Management lässt sich unterteilen in die Erstellung, das Formatieren und das Optimieren von Dokumenten und Dateien sowie deren Verteilung. Außerdem wird in der Regel sowohl die Übernahme von Dokumenten aus den verschiedenen Eingangssystemen als auch die Archivierung von Dokumenten zum Output Management gezählt. Auch die Druck- und Kuvertierprozesse werden zur Output Verwaltung gerechnet. Wobei die Ausgabekanäle immer umfangreicher werden und sich nicht mehr nur auf die Papierform oder PDF Dateien beschränken, sondern weitere digitale Kanäle wie SMS, E-Mail oder Webseiten bedienen.

Vorteile und Ziele des Output Managements

Die Vorteile des Output Managements liegen in einer zentralen Dokumentenverwaltung. Hier werden ein- und ausgehende Dokumente revisionssicher gespeichert, verarbeitet und den verschiedenen Kanälen zur Verfügung gestellt. Über das zentrale Management der Dokumente lässt sich ein einheitliches Design bzw. Layout (Corporate Design) sicherstellen. Durch die Zusammenfassung von Dokumenten und die größere Nutzung von digitalen Kanälen lassen sich Einsparungseffekte erzielen.

Besonders wichtig beim Output Management:

Ein besonderer Schwerpunkt beim Output Management sollte auf der Definition und der Umsetzung von Prüfroutinen vor der Ausgabe des Outputs liegen. Fehlerhaft erstellte Dokumente schaden dem Ansehen eines Unternehmens. Ein weiterer Schwerpunkt sollte die Datensicherheit sein. Dies gilt sowohl bei der Archivierung der Dokumente als auch bei der Erstellung und Übertragung bzw. Auslieferung der Dokumente.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für Output Management:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie, ob das Output Management System eine Voll- oder Teilautomation von Routinen umfasst.
• Ist es möglich, die einzelnen Druckaufträge zu bündeln, z.B. wenn Sie die gleiche Papiersorte verwenden wollen.
• Gibt es ein Load-Balancing zwischen den Drucksystemen? Wichtig, wenn Sie sehr viel Output auf einmal abarbeiten müssen.
• Ist ein verschlüsselter Druck-Workflow sichergestellt. Es sollten nicht mehr Personen Zugriff auf die Daten haben als unbedingt nötig.
• Lässt sich das Output Management an Standorte oder Filialen des Unternehmens anpassen?
• Gibt es eine Formaterkennung von DIN A0–A8? Können PDF Dokumente gestempelt, gesplittet oder auch zusammengefügt werden?
• Ist eine Konvertierung von Dokumenten in PDF möglich?
• Klären Sie, ob der Output möglichst umfassend in den verschiedenen Formaten und Medien erfolgen kann und nicht auf nur wenige Systeme beschränkt ist.
• Achten Sie darauf von Zeit zu Zeit die Templates zu überprüfen und fragen Sie, ob es Erinnerungsfunktionen gibt.
• Schauen Sie sich die Benutzeroberfläche an. Sind die erstellten Dokumente später so, wie Sie sie am Bildschirm zusammengestellt haben? Das Stichwort hierfür ist WYSIWYG (What you see is what you get) - Benutzeroberfläche. Eine WYSIWYG Oberfläche erleichtert den Benutzern die Bedienung.