Tipps zur Auswahl von Vertriebssoftware
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Vertriebssoftware
Was ist Vertrieb?
Vertrieb bezeichnet alle Maßnahmen und Prozesse, die darauf abzielen, Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens an Kunden zu verkaufen und diese erfolgreich zum Kunden zu bringen. Der Vertrieb ist damit eine der zentralen betrieblichen Funktionen neben Beschaffung und Produktion und trägt maßgeblich zur Umsatzgenerierung und Kundenakquise bei.
Was sind die zentralen Aufgaben und Prozesse im Vertrieb?
Der Vertriebsprozess umfasst typischerweise folgende Schritte:
- Identifikation und Ansprache potenzieller Kunden (Kundenakquise)
- Präsentation und Überzeugung der Kunden vom Produkt oder der Dienstleistung
- Angebotserstellung und Preisverhandlung
- Abschluss des Verkaufs
- Lieferung bzw. Distribution der Ware oder Dienstleistung
- Nachbetreuung und Pflege der Kundenbeziehung (After-Sales-Service)
- Gewinnung von Neukunden und Pflege von Bestandskunden
Was macht Vertriebssoftware?
Vertriebssoftware ist ein zentrales Werkzeug für Unternehmen, um den gesamten Vertriebsprozess effizient und erfolgreich zu gestalten. Sie unterstützt Vertriebsteams dabei, ihre Aktivitäten zu organisieren, zu automatisieren und zu analysieren, von der ersten Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden bis zum Abschluss des Verkaufs und darüber hinaus.
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Vertriebssoftware |
Was sind die Vorteile von Vertriebssoftware?
| Vorteil | Beschreibung |
| Strukturierte Vertriebsprozesse | Vertriebssoftware unterstützt die systematische Abbildung und Steuerung des gesamten Vertriebsprozesses, von der Lead-Generierung bis zum Abschluss. |
| Zentrale Datenhaltung (CRM) | Alle relevanten Kunden- und Kontaktdaten sind an einem Ort im CRM verfügbar, was Doppelarbeiten vermeidet und den Überblick erleichtert. |
| Transparenz & Nachvollziehbarkeit | Aktivitäten, Gesprächsverläufe und Fortschritte im Sales Funnel lassen sich für Teams und Führungskräfte klar nachvollziehen. |
| Effizienzsteigerung | Automatisierungen (z. B. Angebotsversand, Follow-ups) sparen Zeit und ermöglichen dem Vertrieb, sich auf den Kundenkontakt zu konzentrieren. |
| Verbesserte Kundenbindung | Durch bessere Informationslage und individuelle Kommunikation können Kundenbeziehungen gezielter gepflegt werden. |
| Aussagekräftige Auswertungen & Forecasts | Vertriebssoftware liefert Reports und Analysen zur Leistungskontrolle und für realistische Umsatzprognosen. |
| Mobiler Zugriff & Integration | Moderne Lösungen bieten Cloud-Zugriff und Schnittstellen zu ERP-, Marketing- oder Supportsystemen. |
| Skalierbarkeit | Gerade wachsende Unternehmen profitieren von standardisierten, skalierbaren Vertriebsprozessen. |
Was sind mögliche Herausforderungen?
| Herausforderungen | Beschreibung |
| Einführungsaufwand | Die Auswahl, Anpassung und Implementierung einer Vertriebssoftware kann zeit- und ressourcenintensiv sein. |
| Schulungsbedarf | Mitarbeitende müssen geschult werden, um die Software effektiv zu nutzen. Widerstand gegenüber Veränderungen kann auftreten. |
| Kosten | Neben Lizenzgebühren fallen auch Kosten für Einrichtung, Wartung und Support an, insbesondere bei umfangreichen Systemen. |
| Komplexität bei zu vielen Funktionen | Überladene Systeme können die Nutzerakzeptanz beeinträchtigen, wenn sie nicht passgenau konfiguriert sind. |
| Datensicherheit & DSGVO | Besonders bei Cloud-Lösungen ist auf Datenschutz und rechtskonforme Datenverarbeitung zu achten. |
| Technische Abhängigkeit | Bei Ausfällen oder Anbieterwechseln kann der Zugriff auf wichtige Vertriebsinformationen eingeschränkt sein. |
Typische Funktionen für Vertriebssoftware - Allgemein
Eine moderne Vertriebssoftware bildet das Rückgrat eines effizienten und erfolgreichen Vertriebsprozesses. Sie unterstützt Vertriebsteams dabei, sämtliche Aktivitäten von der Lead-Generierung über das Kundenmanagement bis hin zum Abschluss zentral zu steuern, zu automatisieren und zu analysieren. Durch die Bündelung aller relevanten Informationen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können sich Vertriebsmitarbeiter stärker auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und den erfolgreichen Abschluss von Geschäften konzentrieren.
Typische Funktionen für Vertriebssoftware im Bereich Akquise
Die Neukundengewinnung (Akquise) ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher Vertriebsarbeit. Sie umfasst alle Maßnahmen, um potenzielle Kunden zu identifizieren, anzusprechen und für die eigenen Produkte oder Dienstleistungen zu gewinnen. Im Rahmen dieses Prozesses durchläuft das Vertriebsteam verschiedene Schritte – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss.
Typische Funktionen für Vertriebssoftware im Bereich Kundenbindung
Eine professionelle Bestandskundenpflege ist ein zentraler Erfolgsfaktor für nachhaltige Kundenbindung und Unternehmenserfolg. Der Vertrieb übernimmt dabei weit mehr als reine Verkaufsaufgaben: Er bleibt auch nach dem Kauf erster Ansprechpartner, baut vertrauensvolle Beziehungen auf und sorgt für eine kontinuierlich hohe Kundenzufriedenheit. Zusätzlich identifiziert der Vertrieb gezielt Potenziale für Up-Selling und Cross-Selling, um Bestandskunden passende Zusatz- oder höherwertige Angebote zu unterbreiten. Nicht zuletzt dient der Vertrieb als wichtige Schnittstelle für Kundenfeedback, das in andere Unternehmensbereiche wie Produktentwicklung oder Marketing einfließt und so zur stetigen Optimierung von Produkten und Prozessen beiträgt.
Typische Funktionen für Vertriebssoftware im Bereich strategische und administrative Aufgaben
Effiziente Vertriebsarbeit basiert auf einer Vielzahl strategischer und administrativer Aufgaben, die sorgfältig koordiniert werden müssen. Moderne Vertriebssoftware unterstützt Unternehmen dabei, diese Aufgaben systematisch zu steuern und zu optimieren. Dazu zählen unter anderem die Entwicklung zielgerichteter Vertriebsstrategien, die kontinuierliche Markt- und Wettbewerbsanalyse sowie ein umfassendes Vertriebscontrolling. Ebenso wichtig sind die enge Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen und die lückenlose Pflege aller relevanten Daten im CRM-System.
Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Vertriebssoftware
- Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
- Achten Sie auf einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den CRM-Lösungen und der zentralen Vertriebsssteuerung oder Adressenverwaltung. Idealweise läuft alles über Echtzeitzugriff mittels permanenten Internetverbindungen auf eine zentrale Datenbank.
- Beachten Sie besonders bei personenbezogen Daten und Vertriebsdaten auf den Datenschutz und verschlüsselte Übertragungen. Werden DSGVO-Anforderungen wie Auskunftsrecht, Löschkonzepte, Protokollierung und Nachweispflichten erfüllt? Wo werden die Daten gespeichert (Deutschland/EU)?
- Prüfen Sie, ob Ihren Anforderungen entsprechende CRM-Funktionalitäten vorhanden sind.
- Können interne und externe Communitys aufgebaut werden, in denen sich Ihre Mitarbeiter untereinander vernetzen können?
- Lassen sich Vertriebsmitarbeiter zu Postleitzahlgebieten / Regionen oder Vertriebsprojekten zuordnen? Können beispielsweise Kompetenzen oder Präferenzen gespeichert werden?
- Prüfen Sie, ob Terminkalender mit Wiedervorlagefunktionen integriert sind.
- Inwieweit werden Call Center Funktionen angeboten?
- Fragen Sie nach Unterstützung und Schnittstellen zu sozialen Medien.
- Steht den Vertriebsmitarbeitern auch offline das aktuelle Vertriebsmaterial zur Verfügung?
- Prüfen Sie gegebenenfalls, ob Schnittstellen zum ERP oder zu Business Intelligence vorhanden sind.
- Werden Standardformate wie CSV, XML oder Webservices unterstützt?
- Wie einfach vzw. unkompliziert ist die Datenmigration aus bestehenden Systemen?
- Können Workflows und Automatisierungen individuell gestaltet werden?
- Gibt es Möglichkeiten für Cross- und Upselling sowie After-Sales-Management?
- Wie werden Aufgaben- und Projektmanagement unterstützt?