Software-Tipps

Warenwirtschaft


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Warenwirtschaftssoftware

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Warenwirtschaft


Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software:1 Beschaffung (Einkauf, Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung)

  • Unterstützung der Beschaffung, Lieferantenverwaltung
  • Management von Konkurrenzprodukten
  • Bestandsführung
  • Produkt-Konfiguratoren
  • Artikelverwaltung
  • Verwaltung von Firmenadressen, Kunden- und Lieferantendaten
  • Bestellvorschläge und Abwicklung des Bestellvorgangs

Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software: Logistik (Lagerung, innterbetrieblicher Transport, Distribution)

  • Erfassung und Verwaltung des Wareneingangs
  • Verwaltung von Gütern, Roh- und Hilfsstoffen oder Büromaterialien mit Inventarfunktionen
  • Vertriebsfunktionen
  • Lagerfunktionen
  • Inventur

Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software: Produktion (Verbrauchsermittlung, Recycling, Entsorgung, Fertigung)

  • Integration von PPS-Funktionen
  • Geräte- und Maschinenmanagement
  • Verarbeitung von Stücklisten

Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software: Controlling

  • Berichte und Statistiken wie: Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresabschlüsse
  • Kostenrechnung
  • Vertragsverwaltung
  • Prozessoptimierung
  • Workflowoptimierung
  • Projektverwaltung
  • Betriebliche Datenerfassung

Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software: Artikel-/ und Auftragsverwaltung

  • Auftragsverwaltung
  • Fakturierung und Sammelrechnungen
  • Wiedervorlage
  • Angebotswesen

Typische Funktionen für Warenwirtschaft Software: Sonstige Funktionen

  • Etikettendruck mit Bar- oder Hersteller-EAN-Codes2
  • Kontaktmanagement 3
  • Geräteverwaltung mit Verwaltung der Seriennummern
  • Schnittstellen zu vielen anderen betrieblichen Funktionsbereichen 4

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für die Warenwirtschaft

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Achten Sie auf einen offenen Datenzugang, z.B. SQL-Datenbanken oder andere Standardformate, um mit anderen Produkten spezielle Auswertungen zu tätigen oder Daten zu bearbeiten.
  • Prüfen Sie die Artikelverwaltung auf folgende Optionen:
    • Haupt- und Warengruppen, Matchcodes
    • Beliebig viele Preis- und Mengenstaffeln
    • Beliebig viele Lager (Lagerorte)
    • Mehrsprachige Artikeltexte
    • Verkaufspreise in Landes- und Fremdwährungen
    • Einkaufspreise in Landes- und Fremdwährungen
    • Mengenstaffeln für Verkaufs- und Einkaufspreise
    • Beliebig viele Lieferanten pro Artikel
    • Bestellvorschläge bzw. automatisierte Bestellvorschläge
    • Einzel- und Sammelbestellungen
    • Artikelexport/-import, z.B. Artikelimport aus unterschiedlichen Web-Shopsystemen (z.B. xt commerce und OXID)
    • Seriennummernverwaltung
    • Dokumentenverwaltung
  • Prüfen Sie die Optionen der Finanz- und Vorgangsverwaltung für Kunden:
    • Angebote
    • Auftragbestätigungen
    • Lieferscheine
    • Rechnungen
    • Gutschriften
    • Tageskasse für Bareinnahmen/-ausgaben
    • E-Mail Benachrichtigung Versand
    • Preisberechnung Brutto/Netto
    • Mehrsprachige Vorgangsausgabe
    • Vorgänge in Landes- oder Fremdwährung
    • Offene Postenliste
    • Mahnwesen
    • Auswertungen für Umsatz und Artikelverkäufe
    • Duplizieren von Vorgängen
    • Wiederkehrende Rechnungen
    • Rundungen, Rundungsfunktionen
  • Prüfen Sie die Optionen der Finanz- und Vorgangsverwaltung für Lieferanten:
    • Rechnungseingang in Landes- oder Fremdwährung
    • Auswertungen
    • Offene Postenliste
  • Klären Sie welche Funktionen zur Preisfindung vorhanden sind.
  • Wichtig sind ggf. auch Funktionen für das Bestellwesen, wie z. B. eine mehrsprachige Vorgangsausgabe sowie Vorgänge in Landes- oder Fremdwährung.
  • Desweiteren sollten die Möglichkeiten zur Serviceverwaltung oder für ein umfassendes Servicemanagement von Reparaturaufträgen von Kunden und die Reklamationsverwaltung bei beispielsweise Reklamationen bzw. Aufträgen an Lieferanten nicht vergessen werden.
  • Umfassende Optionen zur Korrespondenz wie Briefe/Serienbriefe als Druck, PDF und E-Mail. E-Mail Vorlagen und entsprechende Textbausteine sollten ebenfalls vorhanden sein.
  • Lassen Sie sich auch die Möglichkeiten zur Sprachverwaltung für Textausgaben innerhalb von Formularen erläutern.
  • Prüfen Sie auch ob Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen vorhanden sind
    • API (Application Programming Interface), Schnittstellen für ERP Systeme
    • Online-Banking z. B. MacGiro 6, Bank X, DTA-Export, ALF, Hibiscus etc.
    • E-Mail Integration für E-Mail Versand (z. B. MS Outlook)
    • Schnittstellen zu Datenbanksystemen
    • PDF-Ausgabe
    • File Transfer und Access Management (FTAM)
  • Mögliche Optionen für Adressverwaltung:
    • Viele Zusatzfelder zu einer Adresse bzw. Ansprechpartner, z.B. Handy, Blogs, E-Mail, Internet,
    • Mehrere Ansprechpartner
    • Rechnungs- und Lieferanschriften
    • Funktionen für Notizen
    • Übersicht von Finanzvorgängen und Korrespondenz
    • Individuelle Kundenpreise für Artikel
    • Kreditlimitverwaltung
    • Zahlungsbedingungen
    • Verteiler für Serienbriefe
    • Terminverwaltung
    • Dokumentenverwaltungsfunktionen
  • Stellen Sie fest, ob ein integriertes Einkaufssystem vorhanden ist und wie es arbeitet. Macht es z.B. aufgrund von Verkaufsstatistiken Bestellvorschläge und kann diese Bestellungen auf Wunsch automatisch durchführen?
  • Welche Lagerverwaltungsfunktionen für den Überblick über den Warenbestand im Lager sind vorhanden?
  • Fragen Sie ob nach dem Ausgangsscannen der Kunde per E-Mail informiert wird, dass die Ware verpackt ist und das Lager verlässt.
  • Werden Zahlungseingänge automatisch erkannt und die entsprechenden Aufträge weitergeleitet?
  • Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.5
  • Stellen Sie fest wie das Retouren Management abläuft. Werden durch die Vergabe und Organisation von RMA-Nummern6 Retouren besser verwaltet?

1 Warenwirtschaftssoftware besitzt Kernfunktionalitäten die sich teilweise mit Funktionen kompletter ERP Systeme überschneiden, oft ist Warenwirtschaft ein Zusatzmodul komplexer ERP Lösungen.
2 European Article Number
3 Auch als Customer Relationship Management (kurz CRM) bezeichnet.
vgl. auch 10.2.2.2 CRM
4 wie z.B. Buchhaltung
5  vgl. auch Veröffentlichung im Magazin "WISSENSCHAFT TRIFFT PRAXIS", Ausgabe 7, S. 47ff., Elektronische Rechnungsabwicklung mit ZUGFeRD - ein Standard für den digitalen Austausch von Rechnungen, aufgerufen am 21.09.2017
6 Return Merchandise Authorization oder Return Material Authorization ist eine Rücksendenummer, die vom Lieferanten vergeben wird und eine evtl. Warenrücksendung identifiziert.