Software-Tipps

Redaktionssysteme


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Redaktionssystemen

Was ist ein Redaktionssystem?

Ein Redaktionssystem wurde zunächst hauptsächlich in Zeitungsredaktionen und in technischen Redaktionen eingesetzt. Mittlerweile hat sich die Software zu einer Multichannel-Publishing Software weiterentwickelt, die nicht nur Printkanäle sondern, neben Web-Portalen, auch weitere Veröffentlichungsmedien abdeckt. Der Fokus liegt auf der gemeinsamen Erstellung und Bearbeitung von Inhalten und der Veröffentlichung auf allen verfügbaren Kanälen, von gedruckten Versionen bis einschließlich Online Veröffentlichungen. Redaktionssysteme umfassen meist ein modulares Verwalten von Dokument-Bausteinen, von Grafiken und Multimediadateien. Sie bieten in der Regel Funktionen für Erstellen, Verwalten, Übersetzen und Publizieren für die verschiedenen Kanäle. XML Redaktionssysteme bieten darüber hinaus eine vollständige XML-Unterstützung. Durch die Nutzung dieser Auszeichnungssprache können Daten auch mit anderen Systemen problemlos ausgetauscht werden.

Vorteile eines Redaktionssystems?

Die Vorteile eines Redaktionssystems liegen in der strukturierten Erfassung der Inhalte und der effizienten Verwaltung von Inhalten. Gezieltes Auffinden von Content wird aufgrund von Metadaten erleichtert. In der Regel können Variationen von Dokumenten erstellt werden und zudem unterstützt ein Redaktionssystem bei der Übersetzung von Dokumenten, Textblöcken etc.. Oft wird ein XML Redaktionssystem für die Technische Dokumentation eingesetzt. Hier liegen die Vorteile des Systems in der eindeutigen Strukturkontrolle und der Workflow gesteuerten Prozesse für die Freigabe der Dokumente.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Redaktionssystem


Typische Funktionen von Redaktionssystemen:

  • Medienneutrale Datenhaltung
  • Individuell konfigurierbare Oberfläche
  • Verschiedene Layouts je Dokumentart (Bedienungsanleitung, Produktinformation, Katalog)
  • Verwalten von Dokumenten und Metadaten
  • Verwalten von Nicht-XML-Dokumenten
  • umfassende XML-Unterstützung
  • Caching für High-Performance-Auslieferung
  • Trennung von Inhalt und Layout
  • Schnittstelle zu Adobe InDesign
  • Single Source Publishing
  • XML-Editor
  • Sprachneutrale Zusammenstellung der Dokumente
  • Funktion für Verwendungsnachweis
  • Übersicht über die Publikationen
  • Automatisierter Import übersetzter Textbausteine inkl. Versionierung
  • Übersicht über Übersetzungen
  • Migration von bestehenden Dokumenten
  • Vorschaufunktion
  • separate Verwaltung externer Bilder und Dokumente
  • Konvertierung von Bildern in unterschiedliche Auflösungen
  • Variablenunterstützung (Kundendaten, Auftragsnummer, Artikelnummer etc.)
  • Mehrere Ziel-Sprachen je Publikation
  • Entwurf-Publikation mit vielen Zusatzinformationen (z.B. Verweise)
  • Erstellung einer Gesamtdokumentation eines Auftrags
  • Baugruppen bezogene Dokumente (auf Basis einzelner Artikel)
  • Endkunden bezogene Bedienungsanleitungen
  • Schnittstellen (CRM, ERP, etc.)
  • Such- und Filterfunktionen
  • Versionsmanagement
  • Workflow
  • Mehrsprachenfähigkeit
  • Benutzerverwaltung mit umfangreichem Rechte- und Rollenkonzept
  • Rechte- und Rollenmanagement
  • Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit
  • responsive Design
  • Customizing Funktionen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Redaktionssystemen:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Ist ein eigener Editor zum schnellen Erzeugen oder Ändern von XML Dokumenten eingebunden?
  • Ist eine auftragsgesteuerte Übersetzung von Dokumenten oder Textblöcken etc. möglich? Wenn ja, werden nur die für den jeweiligen Auftrag relevanten Dokumente übersetzt.
  • Welche Input- und Output- Formate kann das System verarbeiten?
  • Klären Sie die technischen Anforderungen bezüglich der Systemarchitektur, der Verwaltung von Daten,der Editierumgebung etc.. Passt dies zu Ihrer vorhandenen Systemarchitektur, müssen Anpassungen vorgenommen werden?
  • Fragen Sie, ob Ihre vorhandenen Altdaten übernommen werden können?
  • Klären Sie, ob es eine Entwurfsfunktion oder Statusfunktion gibt, die verhindert das Publikationen, die noch nicht freigegeben sind, versehentlich doch veröffentlicht werden.
  • Gibt es eine Einschränkung in Bezug auf die Anzahl der Redakteure oder die Menge der Dokumente?
  • Welche Sprachvarianten umfasst das System?
  • Wenn Sie sich für eine webbasierte Lösung entscheiden, prüfen Sie die Sicherheit dieser Lösung in Bezug auf die datenschutzrechtlichen Vorgaben.
  • Klären Sie vorab in Ihrem Unternehmen, welche funktionalen Anforderungen bestehen. Welche Medien sollen produziert werden, welche Kanäle müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Prozesse (z.B. Freigabeprozesse) müssen abgebildet werden können? Ist dies mit der Software möglich?
  • Welches Projekt-Knowhow bzw. welche Erfahrung hat der Anbieter mit der Einführung eines solchen Systems?
  • Ist sichergestellt, dass das System langfristig zu Ihren Unternehmensvorgaben für die Produktion von Medien passt?
  • Klären Sie, welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..) stehen?