Software-Tipps

Außendienst


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Softwarelösungen im Außendienst

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Außendienst


Typische Funktionen für Software zur Unterstützung des Außendienstes

  • Datenaustausch zwischen Service-Außendienst und der Zentrale
  • Mobile Erfassung der Arbeitszeiten
  • Betriebliche Kennziffern in Echtzeit z.B. Lagerbestände, Preise, Geschäftszahlen, ...
  • Mobile Erfassung abrechnungsrelevanter Auftragsdaten: Zeit-, Ersatzteil- und Materialerfassung beim Kunden
  • Mobiler Zugriff auf Auftrags-, Kunden- und Projektdaten aus Ihrem ERP-, CRM-System
  • Grafische Ortung der Ressourcen und grafische Einsatzplanung, Disposition
  • Automatischer Report, Servicebericht, Arbeitsbericht
  • Lückenlose Dokumentation durch umfassende Dokumentationsoptionen
  • Ressourcenmanagement
  • Grafische Einsatzplanung, Disposition
  • Tourenoptimierung
  • GPS-Ortung (Track and Trace) z. B. über ein Webportal
  • ERP-Integrationsmöglichkeiten (für z.B., Oracle, Dynamics NAV, SAP, BRAIN u.a.)

Achten Sie auf die folgende Funktionen mobiler Clients1

  • Mobile Bedienungsoberfläche zur Erfassung abrechnungsrelevanter Daten für sämtliche Servicetätigkeiten
  • Kunden- und Auftragsdaten sowie Historie des Kunden im Detail
  • Zugriff auf die zentrale Adressdatenbank
  • Mobiles Lager, Teilebestandsführung
  • Seriennummernerfassung, Chargenverwaltung
  • Checklistenmodul und intelligente Textbausteine
  • Arbeitszeiterfassung
  • Reisekostenerfassung
  • Enderfassung und Kontrolle der Daten nach Beendigung des Service-Einsatzes, Unterschrift als Reparaturnachweis
  • Fotodokumentation
  • Rückmeldung sämtlicher Auftragsdaten an die Zentrale
  • Automatische Erstellung und Versand eines Reports per E-Mail (PDF-Datei) oder Fax oder auf mobilen Drucker vor Ort

Insbesondere für Dispositionszwecke und zur Verwendung von Kartenoptionen2 im Außendienst sind folgenden Funktionen zweckmäßig

  • Ressourcenüberblick durch grafische Benutzeroberfläche
  • Grafische Disposition, Einsatzplanung
  • Kartendarstellung mit aktueller GPS-Position von z. B. Service-Technikern
  • Mitarbeiter- und Fahrzeugzuordnung per Mausklick für Projekte und Aufträge
  • Drag & Drop zur zielgerichteten Auftragsverteilung und -verfolgung
  • Statusabfrage und Einsicht in die jeweilige Historie
  • Routenplanung und Navigation für den kürzesten Weg zum Ziel
  • Manuelle Tourenänderung
  • Navigation ohne erneute Adresseingabe
  • Ortung der Fahrzeuge
  • Anzeige der gefahrenen Route
  • Auftragsstatus
  • Zugriff auf die Benutzerverwaltung
  • Nachrichtenversand an Service-Techniker
  • Suche und verschiedene Filter
  • Biometrische Unterschrift
  • Mobiler Belegdruck

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zur Unterstützung des Außendienstes

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es eine elektronische Auftragsübermittlung für die Außendienstmitarbeiter z. B. durch den Einsatz von GSM-Technologie? Durch Statusmeldungen ist das jeweilige Backoffice (Innendienst) fortlaufend über den aktuellen Stand der Auftragsfortschritte informiert.
  • Arbeitsnachweise bzw. Arbeitsberichte sollten direkt beim jeweiligen Kunden erstellt werden können. Die automatisierte Rückmeldung der geleisteten Stunden und der eingesetzten Komponenten bzw. Materialien erübrigt die schriftliche Erfassung eines Berichts. Kopien für den Kunden können via E-Mail zugestellt werden.
  • Möglichkeiten der Zeiterfassung für geleistete Arbeitszeit, Arbeitseinsätze sollten vorhanden sein. Die aus den jeweiligen Aufträgen addierte Arbeitszeit wird vom Außendienst mit weiteren Angaben über evtl. Abwesenheit (z. B. Ferien, Krankheit usw.) ergänzt und an das Backoffice (Innendienst, Büro, Zentrale) übermittelt bzw. in die Gesamt-Zeiterfassung mit aufgenommen.
  • Optionen zur direkten Lagerbewirtschaftung und Inventarsteuerung. Die vor Ort eingesetzten Material-Komponenten für die Auftragserledigung werden erfasst und können periodisch direkt an das jeweilige Außendienstfahrzeug nachgeliefert werden. Dadurch steht dem Außendienst stets ein komplettes Ersatz- und Verbrauchsmaterialdepot zur Verfügung. Das notwendige Inventar eines Fahrzeug-Lagers für den Außendienst wird so direkt erstellt und an das Backoffice (Innendienst, Büro, Zentrale) übermittelt.
  • Das Erstellen von Angeboten direkt beim Kunden sollte ebenfalls möglich sein. Ein Außendienstmitarbeiter sollte einem Kunden direkt vor Ort ein Angebot erstellen können und dieses via E-Mail unmittelbar zustellen, was die Entscheidung über das weitere Vorgehen evtl. positiv beeinflusst. Alle Angebote sollten im Backoffice (Innendienst, Büro, Zentrale) gespeichert werden und sind so für Nachfassaktionen jederzeit einsetzbar.

1 Software die auf mobilen Endgeräten läuft
2 Map-Funktionen